sansan

名刺の数は関係者の数、病院運営を効率よく行うためには名刺管理が不可欠でした

社会医療法人愛仁会

社会医療法人愛仁会

大阪府と兵庫県にて8つの病院を中心とし各種医療施設を展開、総合的な地域医療活動に取り組む社会医療法人愛仁会。その中枢である愛仁会本部にて企画部と医療情報部に所属する井内様は、膨大な数になる名刺の情報管理に課題を感じSansanを導入、生産性の飛躍的な向上を実感しているという。

目的

  • 名刺情報をデータベース化し、業務効率の改善を図る

課題

  • 名刺交換の機会が多く情報管理ができていなかった

効果

  • 名刺管理の作業時間の大幅な削減
  • 人脈の可視化
大阪府を中心に病院等を運営している

大阪府を中心に病院等を運営している社会医療法人愛仁会は、2015年12月より、Sansanによる名刺管理に取り組みました。導入に携わり、現在も運用の中心的役割を担う愛仁会本部 井内 伸一様に、Sansanの導入理由と効果についてお話を伺いました。

経営管理システムに基づいた経営判断をする
愛仁会の経営中枢拠点

– 社会医療法人愛仁会の事業内容について、教えてください

社会医療法人愛仁会(以下、愛仁会)は、1957年に大阪府で創立。
現在は、急性期病院の千船病院、高槻病院、明石医療センターとリハビリ専門病院の愛仁会リハビリテーション病院などを中心に、介護老人保健施設、訪問看護ステーション、在宅介護支援センター、ケアプランセンター、ヘルパーステーション、看護助産専門学校を運営しています。また、大阪以外の地域でも医療や介護、保険、福祉、教育に渡って総合的な地域医療活動に取り組んでいます。
2009年に社会医療法人として認定され、現在の従業員は常勤者が約5,000人。この15年間で3倍以上に増えました。

– 愛仁会本部の役割と井内様の業務について、お聞かせください

私が所属する愛仁会本部は、経営管理システムに基づいた経営判断をする愛仁会の経営中枢拠点です。
その中で私は、企画部と医療情報部に所属しています。企画部は、新規プロジェクト企画やマーケティング、複合経営や施設整備などを、医療情報部は、コンピュータシステムの開発・管理を担当している部署です。私が2つの部署に属していることもあり、名刺交換の頻度が多くその処理に困っていました。

月間100枚の名刺交換により
その情報管理に悩んでいた

– 病院経営では、名刺交換の機会が多いのですか?

はい、多いですね。多い時では月間100枚の名刺交換がありました。
たとえば現在、愛仁会では高槻病院(大阪府高槻市)の建て替えや千船病院(大阪市西淀川区)の新築移転など、病棟の建て替え工事に取り組んでいますが、その建築関連だけでも膨大な数の関係者がいます。大手ゼネコンや建設会社、下請けに孫請けと、多くの方々のサポートのうえで成り立っていますから。

また、いまは病院内でもコンビニエンスストアやカフェがテナント入居しているのを見たことがあると思いますが、当院でもコンビニ各社、カフェ各社の関係者とお会いすることが多く、名刺交換をしています。

くわえて総合病院ですから、膨大な数の医療機器を保有しています。それらを揃えるために医療系商社はもちろん、機器一つひとつのメーカーさんともお会いする機会は多いです。これが企画部としての名刺交換です。私にはもうひとつ、医療情報部の肩書きもありますので、ITベンダーさんとお会いすることも多いのです。名刺の数は関係者の数です。病院運営は、たくさんの関係者に支えられていることがわかりますが、その名刺の多さが、悩みの種でした。

– これまで名刺は、どのように管理していたのですか?

頻繁にメールで連絡を取るような関係でしたら、メーラーで検索すれば対処できました。
しかし、物理的な名刺については、束になっていた状態で必要に応じて探していました。しかしそれではいけないと、一時期、スマートフォンを使ったOCR機能で名刺のデータ化に取り組んだこともあるのですが、技術的な問題からOCR機能では完全なデータ化はむずかしく、人の手による微修正の必要が生じます。ところが、その時間すら、自分では確保できませんでした。結局、OCRによる名刺管理は挫折しました。

また、名刺交換の頻度が多いと、同姓同名の名刺をもらうこともあります。これは特にITベンダーさんの中でも外資系企業に多い傾向だと思いますが、人事異動や転職が多いのです。ですから、同姓同名で同一人物。しかし、ちがう企業名の名刺が複数あるといったこともありました。

今後も総合的地域医療の積極的展開に取り組んでいく

「コレや!」
展示会でSansanを見た瞬間に感じました

– Sansanを知った経緯は?

2015年11月中旬に参加したある展示会で、Sansanを知りました。初めて見た瞬間に「コレや!」と思い、すぐに、Sansanのデモを依頼。デモを見たその場で見積もりを依頼。
翌12月に入ってすぐ、運用を開始しました。

– たった2週間で導入を決めたのですね。
導入を決断するにあたり、不安な点はありませんでしたか?

直感的に「コレや!」と思ったので、特に不安はありませんでした。ただ、クラウドサービスですし、「ダメならやめたらエエ」と思って導入しましたが、まさかここまで便利だとは想像していませんでした。

– どんな点が思った以上に便利でしたか?

まだ導入して2か月。現時点では2つの効果を実感しています。
1つは、名刺管理の作業時間の大幅な削減です。
たとえば、私個人が所有する名刺は2,000枚ほど。これまではメーラーで検索して該当しなければ、2,000枚の名刺の束をシラミ潰しに探すという、非生産的な作業をしていました。ところが、Sansan導入後は、検索窓に名前を打ち込むだけ。一瞬です。一瞬で終わります。数値化するのはむずかしいですが、とにかく一瞬で連絡先はわかります。
もう1つは、人脈の可視化です。これまで社内の誰かが交換した名刺を把握できていませんでした。何かの折に、交換していたことを知る程度です。まさに、SansanのテレビCMとおなじ現象が起こっていました。しかし、現在では自分が名刺交換した相手と、社内の誰かが名刺交換をすれば、またたく間に通知が来るのでとても助かっています。

Sansanを使い始めてすぐに
「私も使いたい」という声が上がっています

– Sansanへの評価をお願いします

当初は、私を含めて医療情報部3人と医薬品・診療材料を担当する資材部の1名、計4名での導入でしたが、すぐに人事部長が興味を示したので追加し5名に。さらに、現在は事務のトップである愛仁会本部の局長も「欲しい」というので、もう1IDの追加手続きをSansanとしている最中です。
Sansanによって、名刺管理における生産性が飛躍的に上がりましたので、少なくとも、私が愛仁会にいる間は、Sansanを辞めることはありませんね(笑)それほど、私どもにとっては、生産性が飛躍的に上がる効果的なツールです。

– 今後の展開をお聞かせください

今後は、より一層の医療サービスの充実で、地域の皆様へ安全で質の高い医療と介護を安定的に供給していき、医療・介護・保健・福祉・教育を包括した総合的地域医療を積極的展開に取り組んでいきます。Sansanには、引き続き、おもに名刺管理の側面からの支援を期待しています。

社会医療法人愛仁会
社名 社会医療法人愛仁会
事業内容 急性期病院、リハビリ専門病院、介護老人ーステーション、看護助産専門学校の運営保健施設、訪問看護ステーション、在宅介護支援センター、ケアプランセンター、ヘルパーステーション、看護助産専門学校の運営
設立 1958 年11 月
従業員数 約5,000人(常勤)
URL http://www.aijinkai.or.jp/index.html