sansan

案件情報を可視化し、営業力強化!表計算ソフトやSFAにはない使いやすさが決め手

株式会社文化工房

株式会社文化工房

目的

  • 営業情報・顧客情報の蓄積による営業力強化

課題

  • 顧客情報の管理が属人的/営業情報の入力が面倒

効果

  • 顧客情報を漏れなく共有し、企業の資産として蓄積
  • 商談記録の記録により、市場情報が集積
  • 案件の進捗状況が可視化され、営業改善の商談の記録・案件情報の報告が効率化
大井様(左)、田中様(中央)、田畑様(右)

営業情報の共有を叶えるシンプルな営業システム

映像メディア、印刷メディア、デジタルメディアなど、多様なメディアをプロデュースする株式会社文化工房。今回は取締役の大井様、コーポレート企画部長の田中様、営業プロデューサーの田畑様にお話を伺った。コーポレート企画部では、主に大学向けに広報ツールの企画・制作事業を行なっている。

文化工房では営業情報の共有が長年の課題となっており、営業支援システムを探していた。
「今まで営業活動の内容は週報として表計算ソフトで残していましたが、記録を徹底できていませんでしたし、共有する仕組みが不十分でした。人が抜けると担当していたお客様のこれまでの情報もぽっかり抜けてしまいます。このままではいけないという危機感がありましたね。」(田中様)

そこでSFA導入を本格的に検討し始めた。何社かのサービスを比較したが、どれも機能が多く複雑で、使いこなせないと判断したという。そんな中、”これなら使えそうだ”と思えたのがSansanだった。
「いろいろな機能をあれもこれも使おうと思うと、結局使いこなせず中途半端に記録が残るだけになってしまいます。その点、Sansanはどの機能をどう使えばいいのか直感的に分かり、且つ整理された状態で確実に営業情報の記録が残るところがよかったですね。」(大井様)

【情報の共有が営業の質向上に貢献】

大井様

現場でだけ聞ける顧客の声が、日報を通して蓄積される

「商談内容を記録することで一番期待しているのは、現場の顧客情報が蓄積されていくことです。営業情報は本や市場レポートなどでは分からない最前線の情報ですから、蓄積されるとマーケットを知る上で非常に有用な情報になります。」と大井様は語る。
Sansan導入以前は、これらの情報をどのように収集していたのだろうか。

「今までは営業に直接聞いていましたが、集められる情報量には限界がありました。今はSansan によって商談の記録を残せるようになったので、今まで拾えていなかった重要な情報が溜まっていき、営業以外も情報を閲覧できるようになります。楽しみですね。」(大井様)

例えば顧客のクレームに関する情報はなかなか集められないが、Sansanを利用していれば日々の商談記録の中に蓄積されていく。確認したいときには「クレーム」というキーワードで検索すると、関連する情報を全て把握できるようになり、事業の改善に活かすことができる。マーケット情報の蓄積は、現場レベルで既に役立ってきているそうだ。
「顧客のタイプ別に、どのような提案が効果的なのか傾向が見えてきました。女子大ではこのような企画書、理科系ではこれ、というように。その企画書を作った営業に他の営業が話を聞くきっかけにもなり、コミュニケーションが活発化しています。」(田畑様)

顧客によってニーズや商談の進め方が大きく異なるため、営業ノウハウを仕組み化することは難しい。だからこそシステムを活用した営業活動の共有により、それぞれの状況における営業の質を高めることが重要なのである。

案件状況記録の共有により、営業の課題が見える化

商談記録に加えて、Sansanで案件情報の管理をすることも営業の質向上に貢献しているのだという。案件は見込みが高い順にA~Dに区別して記録されており、その分布がSansanによって可視化された。
「持っている案件の中でC案件が少ない人もいれば、なかなかBやAに上げられない人もいます。それぞれ見えてきた課題に対し、私から、または営業同士で対策を考えることができるのです。」(田畑様)

さらに、営業全体の課題の可視化にも案件管理機能が役立つ。
「案件がランク別にそれぞれどのくらいあるか、Sansanを見れば一目瞭然です。状況が見える化されたことで、ボトルネックはどこにあるのかなど、分析をすすめることができますね。」(大井様)
案件管理機能が、個別の営業の質・営業部門全体の質をともに向上させることに役立っているのだ。

社内の情報共有を進めるため、営業部門以外にもSansanを展開

また記録の効率化においても、Sansan導入の効果が出ている。案件情報の記録にかける手間や時間が削減されたそうだ。
「以前表計算ソフトで管理していたときに比べ、新規案件の登録も既存案件情報の修正もずっと楽になりました。また、案件管理はファイルを添付できる点が助かっています。見積書や企画書が案件情報と一緒に見られるところがいいですね。」(大井様)

以前の、営業が個別に管理していたためにそれぞれの企画書がどこにあるのか分からなかった状態が解消されたそうだ。
今後は営業セクション以外でも導入し、セクション間の連携を強化していく意向だ。

文化工房では企画書などの作成を営業とは別の制作セクションが担当しており、制作側からも営業側からも”情報共有が足りない”という声がしばしば挙がっていたのだという。
「できるだけセクションの枠を越えて会議を行い情報共有するように努めているのですが、人数が多く、口頭で伝えきることは困難です。定期的に情報共有の場があることもいいのですが、日々見られる基盤があるとよりうれしいですね。今後は、制作部門にもSansanを導入し、連携を強化して案件をすすめていく予定です。」(田中様)

日々蓄積される顧客情報や案件情報により、今後ますますSansanが文化工房の事業に貢献していきそうだ。

株式会社文化工房
社名 株式会社文化工房
事業内容 映像制作、出版・印刷物制作、Web制作、広告代理店業務
URL http://www.bun.co.jp/