sansan

Sansan導入によって名刺管理のストレスを軽減。営業現場でも、「次に繋がる営業」が実現できています。

株式会社イデラ キャピタルマネジメント

株式会社イデラ キャピタルマネジメント

不動産アセットマネジメント事業を展開するイデラ キャピタルマネジメント。社員が外出先でも仕事をしやすいようペーパーレス化に取り組んでいたが、名刺情報のデータ化には課題があり、適切な管理をしたいと考えていたという。

目的

  • ペーパーレス化の推進における名刺情報のデータ化を簡便にする

課題

  • 名刺スキャンの読み取り精度が低い- 手打ちでは手間と時間がかかる
  • 名刺情報が共有できない
  • 各自の管理になっている名刺を、個人情報保護の観点から適切に管理したい
  • 名刺情報の重複

効果

  • 名刺情報が早くデータ化されるようになった
  • 外出時の顧客情報の参照が便利になった
  • 送付リスト作成が簡便化
  • 顧客との関係性構築への活用
  • 社員が気持ちよく仕事ができる環境が整えられた
各自の管理だった名刺について、個人情報保護の観点からも適切な管理をしたいと感じていた

中国の復星集団(フォースン・グループ)をスポンサーとするイデラ キャピタルマネジメントは、不動産アセットマネジメント事業を展開しています。社内では従業員の働きやすい環境を整えるためペーパーレス化を推進しており、ずっと解消されていなかった名刺管理の課題をSansanで解決するべく導入を決定いただきました。そこで金融機関における名刺管理の状況とSansanの選定理由や効果について、代表取締役社長 今井 夏生 様にお話を伺いました。

– イデラ キャピタルマネジメントについて、教えてください

イデラ キャピタルマネジメントは、不動産アセットマネジメント事業を展開しています。
2014 年5 月には、中国の民営コングロマリットの最大手である復星国際(フォースン・グループ)をスポンサーに迎え、日本、及びアジア屈指の不動産投資管理プラットフォームとして、不動産投資に関する事業を展開しています。

– イデラ キャピタルマネジメントの主な顧客を教えてください

我々のスポンサーであるフォースン・グループのほか、国内外の機関投資家が主要顧客です。現在REIT ビジネスを立ち上げる計画も進んでおり、さらに投資家が増えることを期待しています。

ペーパーレス化を推進、名刺もデータ化しようと試みた

– Sansanを導入する前、どのような課題をお持ちでしたか?

自身、国内外の出張が多く、そのたびに書類を持ち運ぶ苦労を感じていたのでペーパーレス化に取り組んでいました。なるべく書類はデータ化し、サーバーに置くように心がけていたんです。
その流れで名刺情報もデータ化をしていましたが、ずっと次の2 点に困っていました。

1. スキャンの読み取り精度が低い ⇒秘書が目視のうえ、手入力で修正をくり返していた
2. パソコン上にデータを残す方法のため共有できなかった ⇒必要に応じて、秘書に情報を確認していた

実は以前スキャナを購入し、秘書にスキャンさせていたことがありました。しかし秘書にはスキャンするより手打ちのほうが早いと言われてしまい、スキャナを使った管理方法は諦めました。また社内を見渡すと名刺は各自の管理でしたが、個人情報保護の観点から適切な管理をしたいと感じていました。オフィスの整理整頓を推進するにあたっても、名刺の管理方法が統一されていないことは前々から気になっていました。

– 名刺情報がデータ化されないことで、不便に感じていたことはどんなことでしたか?

不便だったのは名刺情報が重複していたことです。
当社の事業では、不動産を購入し販売やリースをしていますが、その対象が重複することが頻繁にあります。ですから社内の人脈を活用すれば無駄やロスが減り、ビジネスをより効率的に推進することができます。

たとえば、ある会社のアポイントがようやく取れたとしましょう。いざ訪問してみると、これまでにも当社と関係があると判明。社内で確認してみると、実は隣の席の営業と面識があった。このように、まさにSansanのテレビCM と同じ状況が起こっていたのです。
この状態ではアポ獲得までの時間もロスしていますが、実は商談への入り方や、商談後のリードタイムにまで影響があります。仲介会社から不動産情報を得ている部門では、初対面で価値ある物件情報を開示してくれることは稀です。逆に言えば、信頼関係を築いていると非公開の優良物件を開示してくれることもある。すでに面識のある相手からの紹介なら、相手企業としても安心感があるでしょう。

– 御社の中で、頻繁に名刺交換をする機会がある方はどれくらいいますか?

従業員数は約70 名ですが、そのうち約20 名がいわゆる営業職にあたります。当社のビジネスは不動産投資です。取引する金額も大きく、関係者も多岐にわたります。こうした事業形態から名刺交換をする頻度は多く、その管理には悩んでいました。
実際に、何年も前から現場の一部では名刺情報のデータ化の要望が上がっており、システム部門にはシステムの導入要請があったといいます。

「導入効果を可能な限り数値化し、Sansanを選んだ」

– 経営者として、どのような観点で選定されましたか?

導入に対して、どれだけビジネスが効率化されるのかということを論理的な数字で測りました。
経営者としては、導入後のランニングコストがもっとも気になる点です。その意味でも、導入前後での業務の変化の度合いを可能な限り数値化しました。
たとえば小箱に名刺を管理している人間が電話でアポを取るシーンを想像します。「箱を探し、名刺を取り出し、電話をかけて、箱に戻す」という、この一連の動作がどれだけ短縮され数値化できるのか、ということです。ほかにも、私が外出先から秘書に「◯◯会社にアポを入れてほしい」と依頼するのも、名刺情報にアクセスできなければ名刺のコピーをメール送信しなければなりません。また名刺管理にまつわる数値化できない精神的負担もあり、それらを考慮したうえで導入を決定しました。

– 確信できる回収がなければ、投資をためらうと思います。ITシステムとして、Sansan導入の決断に至ったポイントは?

まず前提として、私自身がIT に対して興味があること。そしてもうひとつが、経営者として従業員にはどんどん外出して欲しいということ。外出中は不便がつきものですが、彼らが仕事をしやすい環境を整えるのも経営者としての大きな仕事のひとつですから、Sansan導入は最終的に利益につながると考えました。
まだ導入から日が浅いですから、定量的な効果はこれから測定していきます。ただ現時点で言えるのは、社員が気持ちよく仕事ができる環境が整えられたという点では確かな効果が出ています。

– 総合的にSansanを選んでくださいましたが、そのほかに比較した製品サービスはありましたか?

Sansanを含め、3社を比較・検討しましたが、次の3点がSansanを選んだ理由です。

1. Sansanの社員全員が個人情報保護士の資格取得を義務付けられている
2. 名刺管理サービスの専業企業である
3. 第一種金融商品取引業者への導入実績がある

名刺は個人情報ですから、サービス提供者が個人情報保護士の資格を持っていることは大変信頼感があります。また国内唯一の専業企業ですから、良くも悪くもほかに逃げ道がありません。名刺管理サービスという事業への取り組み姿勢には信頼がおけると考えました。

– 3つ目の「第一種金融商品取引業への導入実績がある」というのは?

われわれは金融商品取引業者ですから、金融庁の管轄下にあります。金融商品取引業者には分類があり、なかでももっともセキュリティポリシーが厳しいのが第一種です。これにあたるのが、いわゆる証券会社などです。当社は、第一種に準じる規制を受ける投資運用業、投資助言業及び第二種金融商品取引業を営んでいるため、Sansanで第一種への導入実績があることは、当社にとってとても大きな安心材料でした。特に現代は情報社会ですから、情報管理をしっかり行って漏洩を避けるという意味ではリスクヘッジになります。

Sansan導入によって社員が気持ちよく仕事ができる環境が整えられたという

Sansanで大幅に業務効率化を実現できた

– Sansanを導入して、どのような変化や効果が表れましたか?

当社は不動産を取り扱っていますが、不動産は価格も非常に高く名刺1 枚で売れるものではありません。しかし、Sansanを導入したことで業務が効率的になったことは明らかです。

1. データ化が早い

導入以前は、営業の名刺はアシスタントが、空いた時間に手入力でデータ化していました。片手間に対応していたこともあってか、データ化されるまでに最長2 ヶ月を要することもありました。
ところが、Sansanならデータ化までの所要時間はおよそ1 日。データ化を待っている間も画像データで名刺を閲覧することができます。コンタクト機能を使って商談履歴や打ち合わせの議事録を名刺に紐付けて記録しておけば、それが報告書代わりにもなります。

2. 地図との連動

これは外出の多いアクイジション部門のエピソードですが、外出先からスマートフォンで地図にアクセスするのが簡単になったと聞いています。以前は社内でプリントアウトして持参していたそうですが、Sansanならアプリで訪問先の名刺の住所をタップすれば地図が開くので、その必要がなくなったようです。

3. 同姓同名への対応

大企業や銀行などを訪問すると、同一社内に同姓同名の方がいることがあります。しかし、その方の名前は覚えていても、正確な部署名までは覚えていないことが多い。その点、Sansanは名刺データをセキュアに持ち運ぶことができるので、受付前であたふたすることもなく安心です。

4. 年賀状送付先の選定の簡便化

まだ導入間もないこともあり、今後のことになりますが、年末の年賀状作成作業が大幅に楽なるだろうと予想しています。これまではExcel で住所録を作成・管理していましたが、それでは時間がかかります。今年の年末は送付先の選定も容易になるでしょうから、営業は例年よりたくさんの方に年賀状を送ってみようと考えているようです。

また定性的ですが、営業は顧客との関係性構築にも役立てているようです。たとえば、名刺にメモを残しておけば次に面会するタイミングで「この前はありがとうございました」と一言添えることができます。そういう一言が次の営業機会に繋がることもあるわけですから、実はとても大事なポイントですよね。

「名刺の管理工数を減らすことで、従業員のストレスも減らせる」

– 名刺管理システムの導入を検討している企業へ、アドバイスをお願いします

個人情報漏洩に配慮して名刺のデータ化を内製化している企業は多いと思いますが、とても大変な作業だと思います。当社ではアシスタントがその入力を代行していましたが、メインの業務に比べるとやはりどうしても優先度は下がってしまい、結果時間がかかります。入力をする方も、データ化を待つ方もたいへんです。そのストレスやスピード感を考えて名刺管理サービスを導入するのもひとつの手段だと思います。

– 今後の展開と、Sansanに期待することをお聞かせください

経営的視点から見れば、日々の数分の作業でもひと月で換算すれば大きな時間です。
その効率を上げて他の業務を効果的に進めていくのは、生産性を高めるうえで重要だと捉えています。
会社としてはもっとSansanを使いこなせると期待していますので、Sansanの支援を受けながらより効率的になるように取り組んで行きたいと思います。
今後はREITビジネスを立ち上げることもあり、より一層名刺管理の重要性は増すと考えています。

株式会社イデラ キャピタルマネジメント
社名 株式会社イデラ キャピタルマネジメント
事業内容 ファンドマネジメント事業、アセットマネジメント事業
設立 2001年9月10日
URL http://www.idera-capital.com/