sansan

業務時間の短縮や
深い情報を得られるなど
業務の強い推進力になっています

株式会社徳岡設計

株式会社徳岡設計

株式会社徳岡設計は2016年3月にSansanを導入。デザインと技術の両立で高い次元の建築設計を追求し、日本国内にとどまらず海外へと事業を広げています。名刺情報が可視化された効果を中心に、代表取締役社長 徳岡浩二様をはじめ、経営管理室、設計室などの方々にお話を伺いました。

目的

  • 名刺情報の可視化
  • 社内での情報共有

課題

  • 名刺がデータ化できていない
  • 個々で管理しており、情報共有に時間がかかっていた

効果

  • 名刺情報のデータ化と管理業務の時間短縮を実現
  • 正確な名刺情報を組織全体でシェアできるようになった
  • 私的なつながりや過去のつながりがビジネスに結びつくようになった
株式会社徳岡設計
社名 株式会社徳岡設計
事業内容 文化施設・オフィスなどの設計・監理
設立 1983年8月
URL http://www.tokuoka-ao.co.jp/

海外展開をSansanでサポート!
様々なコミュニティを一つの輪に

お話を伺った方

代表取締役社長 徳岡浩二様
執行役員 経営管理室室長 竹内宏和様
経営管理室 丸地里奈様
国際業務室SE担当 辻本温子様
環境設計室 トゥトゥウィン様

「背景としての建築」
環境の一部として存在するような建築を目指しています

事業内容について

徳岡様 徳岡設計は、建築の設計を主軸にインテリアからアーバンデザインまで、幅広い環境デザインの仕事をしています。
私たちは「背景としての建築」、つまり利用者を輝かせ、風景と一体となり環境の一部として存在するような設計を目指しています。そのなかでも公共建築が多く、沖縄・石垣島なども含め日本全国あらゆる場所で、地域活性化を担う街づくりを多く手がけています。

海外での事業展開について

徳岡様 海外では中国のアーバンデザインや小学校などの公共建築をはじめ、ミャンマーの都市計画にも参画し、2013年3月にはヤンゴン市にミャンマーの現地法人を設立しました。現在は、現地のアーキテクト3名とエンジニア3名が大阪の事務所で一緒に働き、建築の知識と技術を学んでもらっています。
ミャンマーは国民性が非常に穏やかで優秀ですので、ミャンマーを中心とした東南アジアに事業を展開していきたいと考えております。

代表取締役社長 徳岡浩二様

「手間がかからない」「短時間でできる」
探していたものにピッタリのサービスでした

名刺管理についての課題

徳岡様 私たちの仕事は、「人・物・金」の情報をいかに円滑につないでいくかが重要になってきます。
短い打合せの中で、多くの方々とお会いして一緒にお仕事をしていくわけですが、一度ですべてのお名前を覚えることができない。また、竣工式や着工時の地鎮祭のときには、非常に多くの関係者の方々とお目にかかります。その一瞬一瞬の出会いを記録することは非常に難しい。今まで名刺ファイルに入れていましたが、本棚一杯になってしまう状況でした。

Sansanを知ったきっかけ

徳岡様 手間がかからない名刺管理サービスを探していたところ、たまたま取引先にSansanを導入されている方がいらっしゃいました。
お話を聞いていくと、「手間がかからない」「短時間でできる」まさに探していたものにピッタリとあてはまるサービスだと思いました。
名刺をスキャナーに通すだけでデータ化されるので利用者側の負担が少ないところが非常に良いなと感じました。

縦のつながりが有機的に結びつき、
新たな仕事につながっています

Sansan導入後の変化

徳岡様 以前は、1つの業務に対して連携して仕事をするという横のつながりだけでしたが、Sansanを導入したことで、縦のつながりが有機的に結びつくようになったというのが大きな違いです。
仕事は人と人の結びつきの中で進めていくものですから、如何に円滑な人間関係を構築するか、ということが重要です。人を取り巻く情報を包括的に理解できると会話の内容も変わってきますし、業務においても非常に円滑なコミュニケーションにつながっています。

業務の強い推進力に

徳岡様 例えば、以前はパブリックとプライベートのお付き合いを別のファイルで管理していましたが、Sansanを導入することで、プライベートなお付き合いの方の公的な立場も理解できるようになりました。
プライベートなお付き合いの方の仕事の世界が見えてくることによって、情報のネットワークとして活用できたり、新たな仕事につながるという点で、新しい展開が広がっています。
縦と横の人間関係のつながりが潤滑になったことで、業務時間が短縮されたり、また深い情報を得ることができたりなど、業務の強い推進力になっています。

正確な名刺情報のデータベースが構築され、
名刺を探す手間がなくなりました

経営管理室での活用方法

竹内様 私は外出することが多いので、外出前に事前に調べて印刷物を持っていったり、名刺の束を持っていったりしていましたが、Sansanは外出先でもスマホから名刺情報を調べられるので、そこから電話ができたり、メールが送れたりするので、手間がなくなりとても楽になりました。
丸地様 私は社長秘書をしておりまして、社長のスケジュール管理や事務業務などを行っています。アポイントの調整を行うことが多い為、その際にSansanを利用しています。
以前は何十冊もある名刺ファイルの中から必要な名刺を探すため、かなり時間がかかっていました。今はSansanでキーワードを入力したら関連する名刺が一覧で出てくるので、急ぎで対応したい時なども手間が省けて業務効率が向上しました。
本当に探すのが大変だったので、時間が大幅に短縮されてすごく助かっています。

左 / 執行役員 経営管理室室長 竹内宏和様。右上 / 経営管理室 丸地里奈様。

組織ツリーを活用し、組織全体を把握することで
理解のスピードがアップ

国際業務室での活用方法

辻本様 私は建築の設計業務を担当しており、ミャンマーの建築設計業務や都市計画にも携わっています。現地に行くのは所長1人の場合が多いので、交換した名刺の情報を共有する時にSansanを一番活用しています。以前は所長がメールに名刺の写真を添付して共有してくれていましたが、画質の問題で良く見えなかったり、共有漏れがあったりしていました。今では、正確な情報をSansanで検索してすぐに確認できるようになったので、とても助かっています。
組織ツリーもよく活用しています。名刺交換した方の組織の中での位置づけなど、組織全体が把握できるので、どの方と接点があって、どういう方が他におられるのかを把握した状態で打合せができ、以前に比べて上司の話している内容を理解するスピードが早くなりました。業務全体のスピードアップにもつながっています。

環境設計室での活用方法

トゥトゥウィン様 私はミャンマープロジェクトに関わる法律確認や、設備担当として設備スペースの計算や情報収集などをサポートしています。
クライアントの名前や連絡先を確認したい時は、いつもSansanを活用しています。タグ付け機能によって、プロジェクトごとやミャンマー関係など、選別して早く調べることができるので助かっています。さらにミャンマープロジェクトに関連する企業の連絡先を、社長や上司も含めて複数のスタッフで情報を共有することができるのでとても便利です。

左 / 国際業務室SE担当 辻本温子様。右 / 環境設計室 トゥトゥウィン様。

日本の技術やデザインを世界中に広げ、
世界で良い建築を実現したい

今後のSansan活用案について

竹内様 名刺データの蓄積は出来てきたので、そのデータを更に有効的に活用していきたいです。
定期的に展示会を行っているので、その案内もSansanのメール配信機能を利用していきたいですね。Sansanを使えばたくさんの方に一度に送れるので、時間も手間も短縮でき、さらに業務効率が上がると期待しています。

世界へ発展させていきたい

徳岡様 導入してから、情報管理として非常に役立っていますが、所員全体の人脈を構築していくことで、全体のネットワークにつながっていくようになれば、また新しい世界が見えているのではないかと期待しております。
日本だけではなく、中国やミャンマーなど海外の人たちとお付き合いがありますので、Sansanでそのコミュニティを1つの輪につなげていきたいと考えています。
今のデザインの手法は、対象となるもののバックグラウンドを調べてそれを形に反映していくという意味では、どの国でもやり方は同じだと思うんです。私たちが今まで日本で培ってきた技術やデザインの方策を、これから東南アジアを中心に世界中へ広げていきたいと。そして世界で良い建築を実現していきたいと考えています。