sansan

名刺管理から営業支援まで 「働き方と働く場の変革」をもたらしたSansanの活用方法とは

株式会社内田洋行

株式会社内田洋行

2009年に経営層・役員での人脈共有を目的としてSansanを導入した内田洋行。同社の目指す「働き方と働く場の革新」の一環である2012年のオフィス移転をきっかけに、オフィスエンジニアリング事業部の管理職と営業担当者に利用範囲を拡大した。なぜこのタイミングで同社はSansanの拡大に踏み切ったのか。現状と展望を伺った。

目的

  • 役員人脈の活用及び営業活動の可視化

課題

  • 名刺管理工数の削除
  • 新たな戦略に向けた営業プロセスの見直し

効果

  • 人脈の可視化によるビジネスのスピードアップ
  • iPadで場所を選ばないSansanの活用による業務生産性の向上
  • 営業戦略検討ツールとしての活用
左)オフィス事業本部 オフィスエンジニアリング事業部
首都圏営業部 星野剛文 氏

中央)オフィス事業本部 企画部
企画課 角田昌子 氏

右)オフィス事業本部 オフィスエンジニアリング事業部
法人営業部 兼原俊樹 氏

オフィス関連事業、教育関連事業、情報関連事業の3つの事業分野を抱える専門商社の株式会社内田洋行。創業103年を迎える同社は、これらの事業分野を超えた人脈情報の共有のため、2009年に経営層・役員向けにSansanを導入してきた。

その後、2012年には新築した内田洋行新川第2オフィスへの移転をきっかけに、入居部門であるオフィスエンジニアリング事業部の管理職と営業担当者にまで、その利用範囲を拡大した。なぜこのタイミングで同社はSansanの拡大に踏み切ったのか。

「THE PLACE for Change Working」と呼ばれるこの新しいオフィスでは、「働き方」と「働く場」の変革を自ら実践し、生産性の向上と創造的な企業風土の実現を目指しており、企業の戦略目標と同期したワークプレイス構築の重要性を実証して見せている。

新たなワークスタイルである「アクティブ・コモンズ®」を導入し、一人当たり面積はそのままに、コミュニケーションエリア等を拡大し、業務効率を上げてきたというから驚きだ。実際に移転後1年間で書類は71%削減、会議時間も12%削減するなどその効果は絶大である。それらを支えるのは様々なクラウドサービスで、同社の社員は社内外のどこにいてもスマートフォンやタブレット端末から素早く情報にアクセスし、次の行動に移れるようになっている。 そんな中で、Sansanは同社のビジネスの効率化にどう活用されたのか、またどんな役割を担っているのか、3名の方に現状と展望を伺った。

Sansanは星野様の営業活動に欠かせない存在だという

毎日10分の Sansan。
たった10分で済んでいるのは、ムダを省けた何よりの証拠

– Sansanを導入して、大きく変わったことは何ですか?
(兼原氏)名刺をスキャンするだけの手軽さです。これまでのような作業は要りませんので、 スキャンするルーティンだけ決めれば手間はかかりません。

– これまでのような作業とは?
(兼原氏)担当するお客様の引継資料に組織図を入れるのですが、Sansanとは違い、自動ではなかったので、これまでは手作業でやっていました。いま考えると「仕事のための仕事」になっていましたね。

– 星野さんからご覧になっての変化は?
(星野氏)検索スピードのアップです。キーを叩けば、瞬時に欲しい情報が見つけ出せる。速くて、正確。これまで以上に人脈共有もできますし、組織も把握できる。iPad を使えば外出先でもアクセスできるので「Change Working」「働く場の変革」を謳っている私たちのコンセプトにも合致しています。

– 新規開拓をなさっているそうですが、Sansanをどのように活用していますか?
(星野氏)グループ会社の「株式会社東京ウチダシステム」でも Sansanを導入しているのですが、営業先が重なっていたことがわかり、調整することができました。Sansanがなければ、お客様からご指摘を受けるまで分からずに活動を続けていたかもしれません。

– 関連会社とも情報共有できたということですね
(星野氏)はい、そうです。ぜひ、弊社内の他部署にも導入して欲しいです。母数が大きくなればなるほどメリットは増しますから。

– 現在は、どれくらいの頻度で Sansanをご利用ですか?
(星野氏)毎日10分くらいです。たった10分と短いですが、それまではその何倍も検索や管理作業に時間がかかっていましたから、効率は格段に上がりました。Sansanは、私の営業に欠かせない存在です。

それまでは名刺を共有するという発想がなかったそうだ

「名刺で人脈共有」という発想はなかった

– これまでの名刺管理はどうしていましたか?
(兼原氏)私は、名刺ケースに仕切りをして、自分で探しだすには苦労しない程度には整理していました。人により管理方法は様々で、ファイルで一括管理する人もいれば、小さな名刺管理ケースに企業別に管理している人もいました。

– 管理にルールはなかったのですか?
(兼原氏)はい、特に決まった管理方法はなく、各個人に委ねられていました。「名刺は個人の所有物」という暗黙の了解のようなものがあったのだと思います。ですから「あそこの会社で会った人、いない?」と自分から聞いてまわらない限り、人脈情報は得られなかったのです。そんな「聞くのがあたり前」が長く続いていましたから「名刺で情報共有」というのはもちろん「名刺で人脈共有」という発想は、思い浮かびもしませんでした。

「営業でも活用したいね」
役員の言ったひとことが、Sansanを営業ツールに変えました

– 以前から Sansanを導入していたのですよね?
(角田氏)はじめて導入したのは、2009年です。役員の人脈情報共有に使っていました。
名刺交換の機会が多い役員には日々膨大な名刺が集まり、名刺そのものの管理も大変でしたが、Sansanはスキャンするだけの手軽さなので、大変便利になりました。運用をサポートする秘書にも好評で、年賀状の送付や手土産の管理にも活用していると聞いています。

– 今回、オフィスエンジニアリング事業部に拡がったきっかけは?
(角田氏)Sansanが大好きでヘビーユーザーの役員から「これ、営業でも活用したいね」と。

– 具体的にどのように活用するのでしょうか?
(角田氏)既存のお客様の他部門をご紹介いただくことが多いのですが、通常、お客様を訪問する際には、先方の同じ役職の方を紹介してくださいます。課長には課長。部長には部長。役員には役員という具合です。しかし、Sansanでは、お客様と弊社役員との人脈が見えるので、その役員を通じて先方の役員にお会いできたり、担当部署の方を紹介していただいたりすることが可能となり、ビジネスのスピードもアップします。また、クラウドなので外出先でも利用でき、日々の営業活動にも大変役立ちます。

– Sansanをチームで活用する工夫などしていますか?
(兼原氏)名刺は漏れなくスキャンするよう徹底しています。チームで名刺情報をシェアしているからこそ、相手の社内が見えるようになるのですから。そういった意味で、Sansanは「営業戦略検討ツール」。社内組織が見えるので「まだ訪問できていない企業はどこか?」「先方のキーマンとつながっている役員はいないか?」という営業戦略が立てられる。ターゲット選びにムダがなく的確、そして速い。仕事の近道ができた感じです。

iPadからでも手軽にアクセスできる

iPad からでも手軽にアクセスできるので、
オフィスに電話して名刺を探してもらうことがなくなりました

– オフィスの移転により、社外で活動する時間が増えたと聞きました
(角田氏)この新川第二オフィスに移転してから、顧客対面時間は24%から37%に、社内滞在時間は63%から51%に変化しました。社外でお客様と過ごす時間が増えたので、外出先でのワークに iPadは欠かせません。

– iPadでは、Sansanをどのように活用していますか?
(兼原氏)移動時間を有効に使えます。これから訪問する企業情報も収集できますし、ニュース等はそのままアイスブレイクにも使えます。「働く場」に左右されず、社内外問わず同期ができる Sansanは、弊社の提供するサービスのコンセプトそのものです。

– 具体的な使い方の例はありますか?
(星野氏)営業で外出していると、ポッカリ時間が空くことがあります。時間を有効活用したい。近くの見込み客を訪問したい。でも、連絡先がわからない。(注:セキュリティ上、携帯電話等への電話番号登録は極力、控えています)そんな時、移転前はオフィスに電話していました。デスクの中を開けてもらい、名刺を探して電話番号を教えてもらうんです。
でもそれって、相当恥ずかしいんですよ。そもそも人に見せるために管理していませんでしたし、それにデスクの中を見られるって恥ずかしいじゃないですか。オフィス移転と同時に Sansan を導入したおかげで、外出先からでも人の手を借りず、すべて自分で解決できるようになりました。

– 今後の Sansan に期待することはどんなことでしょう?
(角田氏)困ったときも気軽に相談できるので、ホント、助かっています。
(星野氏)どんどん新しい機能を増やしてください。追いつけるようにがんばります。
(兼原氏)機能が増えていくのは嬉しいですが、同時に私たち社内の運用ルールもしっかり決めないといけないですね。

株式会社内田洋行
社名 株式会社内田洋行
事業内容 オフィス・教育・情報関連事業
設立 1910 年 2月
従業員数 3,055 名(連結)
URL http://www.uchida.co.jp/