名刺から案件管理を一元的に。基幹システムの代用としてSansanを活用

主に印刷物やホームページの制作の業務を請け負っている株式会社キャンバス。2箇所ある拠点間の顧客情報を共有する目的でSansanを導入。導入後は案件管理の機能を活用することで、営業マンがバラバラに持っていた案件情報をすべてSansanに集約し、意思統一を図れるようになりました。

株式会社キャンバス

導入目的

  • 京都と舞鶴の拠点間で情報共有できる仕組み構築
  • 点在している情報を一元管理

課題

  • 各営業マンが個々で管理しており、情報が点在してしまっていた

効果

  • 情報が一元管理できたことで、社員の意思統一が可能になった
  • ロスが減り商談がスムーズに進むようになった
  • 社内人脈が可視化され、受注拡大につながった
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京都に戻る新幹線の中で
導入は決めていました

株式会社キャンバスは2015年9月にSansanを導入。拠点が増えたことで点在してしまっていた情報を一元管理するためSansanを活用し、社員間の意思統一が可能になったといいます。一元管理されたことによる業務効率の効果を中心に、代表取締役 酒井様をはじめ、営業部の方々にお話を伺いました。

情報を社内で共有できる仕組みが欲しかった

-キャンバスの事業内容について教えてください

酒井様)株式会社キャンバスは、主に印刷物やホームページの制作の業務を請け負っている制作会社です。 舞鶴市と京都市に事務所があり、事務所によって扱う業務が異なります。 舞鶴市では飲食店や美容室、ブライダル関係、建築工務店のお客様を中心に、フライヤーやチラシ、メニューなどを制作。京都市では、一般企業様の会社案内やパンフレット、ホームページの制作をしています。

-Sansanを知ったきっかけは何ですか?

酒井様)昨年8月に東京の展示会に参加した際に、Sansanのブースでサービスの説明を聞く機会がありました。 もともとEightを社内でも勧めていたので、Sansanの存在は知っていましたが、何ができるかまでは把握していませんでした。説明を聞いて名刺管理だけではなく案件管理もできると知り、営業マンが各自で管理していたお客様の情報を一元化できると思い、導入を決めました。

-導入を即決されたと伺いましたが、決め手は何だったのでしょうか?

酒井様)社員が退職することが決まっており、引き継ぎに活用したいと思ったのが一番の理由でしたが、案件管理の機能があった点も大きかったです。弊社ではオフィスが京都市と舞鶴市にありますので、情報を共有して管理できる仕組みが欲しいと思っていたのとSansanがマッチしました。

費用面は、仕組み化して管理できるのであればそんなに高いとは感じませんでした。東京から京都に戻る新幹線の中で、導入は決めていましたね。

マネジメントの視点から見ても
非常に役立っていると感じています

基幹システムの代用としてSansanを活用
拠点を超え、社員の意思統一が可能に

-Sansanを導入したことで何か変化はありましたか?

小嶋様) 京都オフィス立ち上げ当時はゼロからのスタートでしたので、当初はExcelやGoogleのスプレットシートを使ったり、他のWEBサービスを使ったりなど、効率良く管理する仕組みを作ろうと思考錯誤を重ねていました。 そんな中でSansanを導入し、主な機能である名刺管理や人脈共有、顧客管理はもちろんですが、案件管理をして、数値の集計や管理、蓄積を行える機能が特に便利でした。現在は社内の基幹システムの代用のような形で活用できているので、Sansanのシステムは、マネジメントの視点から見ても、非常に役立っていると感じています。

-実業務の中でどのように活用されていますか?

小嶋様)案件管理を安定して高い精度で運用するために、社員には金額や納期といった情報の入力を徹底させて、案件ひとつひとつを管理できる仕組みづくりをしています。 また、舞鶴ではSansanの画面を大きなモニターに映して、朝礼で進捗を発表するなど、社員みんなで情報共有するようにしています。案件情報がすべてSansanに集約されるようになったので、各営業マンがばらばらに持っていた情報も一元化されて、意思統一を図れるようになりましたね。

金谷様)私は営業部で主に法人のお客様の担当をしています。訪問先で交換した名刺、案件、商談の内容を社内に持ち帰って内容をSansanに入力するなど、日報代わりにもSansanを活用しています。 特にコンタクト機能は入力した商談履歴が上司に送信されるので、その内容を確認した上司から適切なタイミングでアドバイスを受けられるようになりました。ロスが減って商談がスムーズに進められるようになったと感じています。


導入のしやすさ、工夫する価値
アナログからクラウド管理へ

-Sansanのお勧めポイントがあれば教えてください

小嶋様)案件管理マスターで項目は非常に自由に設定できるようになっているので、我々のように条件が多岐にわたるような案件であっても、マスターの項目を工夫したり入力する項目を考えることによって、色々な運用方法が可能だと思います。Sansanには、そのように工夫する価値がすごくあると感じます。 今までアナログで管理していたものが、Sansanを介することによってクラウド上でどこにいても情報を確認できるようになり、我々の働き方自体にも変化が生まれていますし、Sansanを活用することが体制を変えるきっかけになると思います。


酒井様)印刷業界でいうと多くの大企業はいろんな基幹システムを導入しているのですが、中小企業はそういった基幹システムをなかなか導入できてないというのが現実です。 その中で、SansanはBtoBをされている企業様にとっては基幹システムの代用として、すごく活用できるサービスだと実感しております。導入のハードルは決して高くなく、弊社でも導入を決めてから2週間くらいで運用開始できました。
目標を立てやすくなったと感じています

社内共有をさらに深め、
前進していきたいと思っています

-今後Sansanをどのように活用していきたいですか?

金谷様)案件管理から売り上げ目標を確認することで、 目標数値がはっきりと分かり、目標を立てやすくなったと感じています。 Sansanを活用することで社内の人脈が知ることができるようになりました。その人脈を活用してこれからの新規開拓の効率を上げていければいいなと思います。

小嶋様)従来、京都と舞鶴の2拠点で距離があって共有できてなかったのですが、実際にSansanを活用し、「〇〇さんと〇〇さんが初めてコンタクトしました。」という情報を見て、それまで気づかなかったお客様とのつながりに気付けるようになりました。 私自身は完全に新規顧客として接していたお客様が、実は舞鶴の方で取引があったというようなことも今までにあり、そういったつながりから受注に結びついたり、受注拡大につながった実績もあります。
今後は、情報の一元化をより進めて、2年3年と運用することによって情報が蓄積されていくと思いますので、企画検討や傾向分析などを通して、営業活動の方向性が見定めやすくなると期待しています。

-今後の展望をお聞かせください

酒井様)キャンバスでは多くの種類の案件を扱っております。単に印刷物といっても名刺から封筒、チラシやパンフレットなど色々なものがあります。ホームページに関しても様々なサイトの種類があります。

近年、ペーパーレス化というのはもちろんありますが、現在でも紙媒体が必要なものもたくさんあります。弊社ではこれからも色々な形でお客様の必要なものを形にしていきたいと思っております。多様な案件があるなかでSansanを活用して横のつながりを強化し、キャンバスで制作物を一括して依頼してもらえるような体制を目指していきたいと思います。 Sansanを導入してから、名刺管理はもちろんですが、案件管理が思っていた以上に活用できており、例えば進捗情報、金銭面などの売上や受注金額なども一元的に共有できています。これからも社内共有をさらに深め、前進していきたいと思っています。

会社概要

社名 株式会社キャンバス
事業内容 印刷物制作、地域情報紙発行、ポイントカード事業、地域ポータルサイト運営、ホームページ制作
設立 2007年1月
URL http://pamphlet.ciao-design.com/company/
2016.10 掲載

必要なのは溜まった名刺だけ

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