情報共有をスムーズにし、お客様との関係性をフォローしていく

講談社は1909年に創業した、国内でも古い歴史をもつ総合出版社です。多種多様なお客様と複雑なやり取りがあるなか、情報を管理し、情報を正しく届ける目的でSansanを導入。取引先との接点情報が整理されたことで、営業での課題解決や引き継ぎ作業、他部門との連携で効果を感じています。

株式会社講談社

導入目的

  • 多数の媒体商品とステークホルダーをもつ中での情報管理と共有
  • 社内システム移行時に移行できなかった名簿機能の補完
  • 顧客情報の一元化

課題

  • お客様が社内の複数の窓口へ同じ内容を話さなくてはいけな いことがあった

効果

  • 引き継ぎ時の抜け漏れの減少
  • お客様との接点の可視化
  • 働き方が能動的になった
  • 部署内のコミュニケーション活発化
  • お客様を多重的にフォローできるようになった
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講談社は明治42(西暦1909)年創業の総合出版社です。
2015年末にSansanを導入し、広告事業や版権ビジネスを扱うライツ・メディアビジネス局を中心に活用しています。多様な媒体商品を扱いながら多くのステークホルダーとやりとりするなかでのSansanの活用について、講談社ライツ・メディアビジネス局の メディアビジネス部部次長 佐々木様、ライツ事業部部次長 立石様、メディアビジネス部副部長 戸井様、ライツ管理部兼メディアビジネス部 有本様にお話をうかがいました。

媒体と広告主様の広告ビジネスを結びつけるために営業活動を行っています

58の媒体と多岐に渡るお取引内容、
情報管理とやりとりに苦心してきた

- 事業について

佐々木様)講談社は1909年に創業した、国内でも古い歴史をもつ総合出版社です。書籍、雑誌等の出版に、近年ではウェブ、そしてライツつまり当社から刊行されたコンテンツを二次利用した商品化に業務のウイングを広げています。

- Sansan導入の経緯

佐々木様)書籍、雑誌、コミックそれぞれ年間1,000タイトル以上を出版していますが、それらと、近年はWeb媒体で広告事業を展開しています。私と戸井の所属するメディアビジネス部がその広告を扱っています。
講談社が広告料金を設定している媒体は58あり、毎月毎週世に出ていきます。それらの媒体と、広告主様の広告ビジネスを結びつけるために営業活動を行うのが私達の事業部です。
2016年度で広告主様550社ほど、広告会社様210社ほどと取引があります。お取引の内容は多岐に渡り、単純に広告スペースに広告を入れるのみでなく、企画を持ち込んだり、先様と一緒に事業展開をする場合もあります。複雑なやりとりが必要であるなか、お客様の情報を管理することと、当社からどのように情報を届けるかには、長年苦心してきました。そういった背景でSansanというツールがあるという話をきいて、導入し活用しはじめたという経緯があります。

戸井様)広告部門は、以前は受注管理から名簿管理まで全て一つのシステムで行っていたのですが、名簿機能だけが現在のシステムに移行できませんでした。そのためSansan導入を決めた背景には、名簿機能を何か別のもので補完できないかという課題もありました。同じ局のライツ部門でも同時期に導入を検討していて、お取引先が共通する場合も増えるので、当然情報は共有したほうがいいよねという話になって、導入は非常にスムーズに決まりました。

立石様)私たちライツ部門は、刊行された雑誌や漫画などの二次利用という形での商品化や、アニメ化、ドラマ化などの窓口をしています。Sansanの導入は、最初はたまたま知人に聞いて、当社で導入すると便利になりそうだなと思ったのがきっかけです。
いいと思ったのは、情報が人に紐づく点です。当社はたくさんの媒体を持っていますが、媒体ごとに窓口が異なります。Sansanで顧客情報を一元化すれば、社内の違う部署同士でもお客様とやりとりした内容を共有できるので、その点が当社にはあっているだろうと思いました。

引き継ぎ作業もSansanで共有できるため抜けや漏れが少なくなりました

お取引先との接点が見え、
確実に情報を届けられるようになった

- Sansanの活用

戸井様)当初は名簿管理にSansanを使いはじめたのですが、いちど各営業部員の名刺を取り込んでみるとお取引先との接点が見えようになり、営業面での課題解決につながるケースが出てきました。社内の人事異動や担当変更の際、今まで1対1で行われていた引き継ぎ作業も、Sansanで共有できるため抜けや漏れが少なくなった実感があります。

有本様)私はライツ関連の契約書作成と管理、そのほかにライツ事業と広告事業でそれぞれ導入しているシステムを担当しています。先立って導入していたSFAとSansanを連携させていますが、名刺情報が常に最新なので、お客様への送付物で宛先や役職の間違いが発生しません。お客様に失礼をしてしまう心配がなく非常に助かります。 また当社では各種の発表会や説明会を主催し、その際に多くの名刺を交換します。それを取り込めば、来場のお礼のご連絡や、当日使用したデータをメールですぐに送付できます。
Sansanでタグ付けした名刺のメールアドレスに一斉送信が可能ですし、タグ付けして出席リストを出力することもできるのでとても役立っています。

社員が能動的に動く流れができた
部署内コミュニケーションが活発化

- 働き方の変化

立石様)社員の働き方が受動的なものから能動的なものになったと感じます。Sansanで他の社員の名刺が見られることで、社員それぞれがいろんな企業に興味を持ちはじめました。全員の名刺がオープンになったので、お客様の情報を自分で取りにいけるようになったんですね。上司の知り合いのところに部下の方が自分で問い合わせにいくとか、他の人の名刺を見て自分たちから営業に行くという流れができはじめていて、変化を感じます。
そしてこれは予想外だったのですが、部署内のコミュニケーションが活発になりました。他の社員が持っている名刺の情報をみてそれについて聞きたいことがでてきたり、自分が聞きたいときに誰に聞けばいいのかがすぐにわかるようなったためだと思います。それで今まで会話しなかった者どうしが会話をするということが起こっています。

同じお客様の交渉を私どもの間で
共有できるようになりました

お客様とのやりとりを別部署と共有
関係性を多重にフォローする

- お客様の手間を軽減

立石様)商品化のお話をいただくとき、お客様が例えば『進撃の巨人』と『のだめカンタービレ』という複数の作品で進めたいというケースがあります。 そうすると、当社側の担当が各作品で別になっているために、お客様がそれぞれの担当と会って同じお話を二度三度としなくてはいけないというケースがありました。
Sansanを導入してからは、同じお客様についてこのときこういう交渉をしましたとか、私どもの間で共有できるようになりました。同じ話を何度もしなくてよくなった、という点でお客様のほうからの見え方が大きく変わったのではないかと思います。

- 関係性をフォローできる

立石様)また、お客様が転職された際も、情報が人に紐付いているため、その方とのそれまでのお仕事の実績が参照できます。すると、あまりお付き合いのなかった会社へ移られたときでも安心して進められてスムーズにいったという事例もあります。

戸井様)広告営業は今までは個人商店のように、引き継ぎが行われる場合も一人から一人へ、という形でした。それがSansanを導入したことですべての営業部員がそのお客様とのこれまでのつながりを見られる環境になったため、お客様と一対一ではなく何重にも接点を持てるようになりました。その担当との繋がりがなくなると途絶えるということでなく、多重にフォローできる状況へ近づいています。
また、取引先の方が別の部署に異動されたときなど、必ずしもその情報がこちらにやってくるわけではありません。そんな場合でも、Sansanがあれば日経テレコムさんの連携で知ることができたり、また直接自分との関わりがない方でも社内の別の担当者が名刺を交換することで現在どちらの部署にいらっしゃるかを知ることができるのは非常に助かります。Sansanを導入する前はなかったことです。共有することによって随分効率化が図られていると感じています。

新規取引先の開拓にも活用したいです

情報共有、連携の必要性の高まりを受けて
よりスムーズな情報管理・発信へ

- MAツールとも連携

有本様)今後、Sansan上から抽出できる会社キーワードや、組織ツリーから抽出できる未接触人物等のリストを新規取引先の開拓に活用したいですね。あとは導入を予定しているMAツールと連携し、案件管理を行っていければと思っています。

- 社内外の情報管理をスムーズに

佐々木様)当社にはいまお話した広告ビジネス、ライツ版権のビジネスを扱う部署のほかに、書店様や取り次ぎ様と向き合っているセクションや、印刷会社様とやりとりするセクション、私ども自身の事業の宣伝を手がけるセクションなど多様な部署があります。海外にもチームがいますし、社内での情報共有や連携、マーケティングの必要性はどんどん増しています。社内の連携、社外への情報発信や情報の管理をますますスムーズにできるように、うまく使っていければと思っています。

会社概要

社名 株式会社講談社
事業内容 出版業
従業員数 902人(2017年2月1日現在)
設立 1909年(明治42年)11月
URL http://www.kodansha.co.jp/
2017.02 掲載

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