Sansan活用Tips
よりご活用いただくための
情報配信とセミナーのご案内
活用促進

必ずチェック!メール配信の注意点

2019.07.10 更新

メールマガジンやDMなど、いまや欠かせないビジネスツールとなったメール配信。

しかし、誤送信、書き間違いといったリスクを心配しながら、毎回1人でメール配信をしているご担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。メール配信は、一括でアプローチできる利便性がある反面、誤送信などのリスクも含んでいます。そのため、社内で役割分担を行うことで、より安全で効果的なメール配信を行うことが可能です。

今回は、配信ミスのリスクを抑え、効果を最大化するためのメール配信のコツや注意点、落とし穴をご紹介します。

特定電子メール法について確認しましょう

DMやメルマガなどの広告宣伝メールを配信する場合、特定電子メール法を遵守しなければなりません。
特定電子メール法では、広告宣伝メールに、原則として【受信者の事前承諾(オプトイン)】【送信者の表示義務】等を定めています。配信の準備を進める前に、予め広告宣伝メール送信の同意を取っているか確認しましょう。また、メール配信文面には、必ず送信者の氏名や社名、受信拒否の通知を受けるための連絡先(メールアドレス等)を表記しましょう。

特定電子メール法の詳細については、以下「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」をご参照頂くか、関係省庁にご確認ください。

特定電子メール法の詳細はこちら

メール配信の役割分担を確認しましょう

メール配信には社内の役割分担が大切です。
丁寧な確認作業が必要なメール配信は1人だけではできません。役割分担をした上で、各担当が連絡をとりあって、互いにチェックし合うことで、宛先違い、内容不備、誤配信などの配信リスクを防ぎます。
各担当者のやるべきこと、注意点は以下の通りです。

各役割の内容を確認したら、各担当者を決定し、さっそく配信準備を進めましょう。

メール配信担当者

【To Do】

・テーマ決め/文面の作成
・宛先の選定、条件定義
・配信日時の決定
・社内周知
・配信設定(システム担当者と分担可能)

【注意点】

・メール配信の目的を送付先社内関係者と共有しましょう。
・宛先が送信不可(ブラックリスト・配信停止希望)でないか、必ず送付先社内関係者に確認をとりましょう。
・メール配信の設定で不明点があれば、システム担当者に問合せましょう。

名刺の持ち主

【To Do】

・配信文面の確認
・配信対象名刺のタグの付け外し

【注意点】

・配信対象の中に送信不可(ブラックリスト・配信停止希望)の名刺が含まれていないか、確認しましょう。
・配信先の企業・人物、今回の情報が必要か考えましょう。
・文面、配信日時が適切か確認しましょう。
・何か不備がある場合は、すぐに配信者に連絡し、配信可否、メール内容について、相談しましょう。

システム担当者

【To Do】

・配信設定

【注意点】

・配信内容が、送付先のプライバシーに配慮した設定になっているか、確認しましょう。
・配信日時に誤りがないか、慎重に確認しましょう。

Sansanでメール配信を設定しましょう

準備ができたら、メールの配信の設定を行いましょう。Sansanを使えば、メールの一括配信も15分程度で簡単に設定できます。

1. メール種別の選択
2. 配信内容の入力
3-1.宛先用タグ・フィルターの指定
3-2.タグ付け・同僚への宛先確認
3-3.宛先の最終確認
4. 配信日時の指定

詳しい操作方法はこちらをご覧ください。

メール配信前に最終チェックをしましょう

メールは実際に配信する前に、必ず最終確認を行いましょう。
下記URLでご紹介するメール配信チェックリストを参考に、メール内容や宛先、配信時間や設定を十分に確認しましょう。

チェックリストはこちらからご確認ください。

困ったらこちらも確認!FAQ

Q. 同じ人に2ユーザーがタグ付けした場合はどうなりますか?
A. 同じメールアドレスの名刺に、複数の宛先タグを付与した場合、名刺交換日が最新の名刺にのみ配信され、複数届くことはありません。

Q. 配信拒否や不達のメールアドレスを管理したい場合は、どうしたらいいですか?
A. 「フィルター管理」機能を使えば、配信停止アドレスを管理できます。配信除外したいメールアドレスをフィルター管理に事前に登録すれば、宛先選定時に除外しなくてもメール配信はされません。

フィルターの詳しい操作方法はこちらをご覧ください。

Q. タグ付け件数と配信件数の差分が生まれるはなぜですか?
A. 差分は、タグ付け件数よりも配信件数が少ないときに生じます。メールアドレスが空欄の名刺がある、フィルター登録によって配信停止されている名刺がある、同じメールアドレスを使用する名刺が複数存在し、配信先がまとめられた等の可能性が考えられます。

Q.宛先のリストに、メールアドレスが同じ、複数の人物(氏名が異なるなど)がいた場合は、メールはどのように配信されるのでしょうか?
A.メール一括配信では、宛先に選択したタグ内に同じメールアドレスの名刺が存在する場合、
システムが自動で宛先の重複を除外いたします。最新の交換日が設定されている名刺を宛先とし、1通だけ配信いたします。

Q.受信側で配信停止設定はできますか?
A.あいにく、受信停止の設定はできません。
配信側へご連絡をいただき、フィルターにて管理をして頂く形となります。

まとめ

今回はメール配信における役割分担、注意点と落とし穴をお伝えいたしました。上記の注意点やポイントを押さえることで、メール配信の誤配信や設定ミスなどのリスクを防ぐことができます。メール配信を活用して、顧客に効果的なアプローチを行いましょう。

×

あわせて読みたい記事

参考にされている記事ランキング

Sansan活用のための各種資料

お客様にSansanをご活用いただくための資料をご用意しました。
ぜひダウンロードしてご一読ください。

Sansan 初期設定ガイド
(管理者向け)

Sansanはじめてガイド

sansan_beginners_guideのサムネイル

Sansan説明会キット

タグのサンプル資料

tag_sampleのサムネイル