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【管理者向け】スキャナの設置場所が肝!名刺スキャン習慣化のノウハウを紹介

2019.02.07 更新

Sansanで最も大切なこと、それは“名刺をすぐに取り込むこと”です。どんな高級車でも、ガソリンがなければ走りません。Sansanも、名刺がなければ使えません。

「ユーザが名刺を溜めこみ、Sansanが使われない…」
今回はそんな状況を打破し、皆がスキャンをするようになる方法をご紹介します。

名刺スキャンを習慣化させる4つの方法

1. スキャナを置く位置に注意しよう

「とりあえず確保できたスペースにスキャナを置いた」なんてことはないでしょうか?スキャナの置き場所は、実は最大の注力ポイントです。

ベストな設置場所は、“コピー機の横”もしくは“出入り口”です。外出先から戻ったタイミングでスキャンしてから、自席に戻るようにすれば、スキャンはすぐに習慣化されます。引き出しに名刺を溜め込んでしまうと、中々スキャンは習慣化されません。コピー機の横や出入り口など、アクセスしやすいところにスキャナを置きましょう。

2. スキャナとタブレットPCは、常に電源をオン

スキャナとタブレットPCは常に電源をオンにしましょう。まれに、使わない時は電源をオフにする企業がいますが、とたんに名刺が取り込まれなくなります。セキュリティソフト等の自動アップデートも行っていますので、電源常時オンは徹底しましょう。

3. 標語やルールを掲示しよう

スキャン促進に効果的なのが標語の掲示です。フロアの出入り口に、注意喚起の貼り紙をしましょう。スキャナの横には、スキャンルールを掲示して、迷ってスキャンをやめてしまうユーザを阻止しましょう。

4. スキャンした名刺は回収ボックスへ

(画像はイメージです)

名刺はスキャン後、回収ボックスに入れる運用にしましょう。各自が名刺入れや引き出しに名刺をしまい込む習慣が、スキャンをしない悪循環を生みます。名刺回収ボックスをスキャナ横に置き、スキャン後すぐにボックスに入れるルールを徹底しましょう。回収ボックスに入れることで、個人情報漏洩や紛失を防ぐことができ、一石二鳥です。

まとめ

紹介したノウハウは、どれも実際に他社が運用定着を成功させた事例です。名刺をすぐに取り込むことで、正しい交換日でデータが最新になり、どんどん使い勝手のよいデータベースになります。

「その日の名刺は、その日のうちに」少しの工夫で、名刺スキャンを習慣化させましょう。

正しいスキャン方法については、下記の記事も併せてご覧ください。

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スマホアプリからもスキャンできます、スキャンの方法は下記の記事をご覧ください。

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