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「見える化」「協力」、気持ちに寄り添う習慣化術

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  • システム開発
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  • 営業企画
  • メール配信
  • 従業員規模 200~499名
User File 15
株式会社システムシェアード
営業部 営業企画 尚和聡美さん
Sansanを活用した顧客全体へのメール配信を立ち上げから担当している尚和さん。このほか、Sansanの現場への定着や運用などを手がけています。開発営業向けのマニュアルも作成。その丁寧な仕上がりには、ものづくりへのこだわりがあふれています。プライベートでも、かぎ針編み、編み物、おりがみとさまざまなものに夢中に。今は刺繍に凝っているそうです。
メール配信の効果を知りつつ、生かしきれないもどかしさ
定期的な情報提供でチャンスをつくる

私は営業企画として、営業メンバーの受注増や生産性向上につながる施策の企画を行っています。元々営業としてお客様と接していたのですが、3年程前から異動しました。そして最初に手を付けたのがお客様への情報発信のフロー改善でした。営業メンバーは、IT企業のお客様を中心にプロジェクトや人材情報のご案内をします。もちろんお客様とじっくり話し合って商談を進める案件もありますが、スピードが求められる案件も少なくないため、そういった場合にはメール配信を活用しています。案件につなげるためには、チャンスロスを防ぐため、タイムリーに一定数の配信が必要です。現在は、1日2配信のペースで行っています。
もともとは営業担当が自分の顧客に対してBCCで行っていました。アドレスなどの情報も、名刺をもとに営業個人がエクセルで管理していました。

限定される配信先。セキュリティ上のリスクも懸念

しかし、この運用では配信先が営業個人のパイに限定されてしまい、チャンスを十分には生かしきれていませんでした。また、属人的な管理だったため、メールの体裁や情報の質もさまざまでした。
ヒューマンエラーによる誤送信のリスクが大きかったのも課題の1つでした。BCCに入れるべきアドレスを誤ってCCに入れてしまえば、セキュリティ上大きな問題になります。営業のなかには、それを恐れてメール配信の頻度を抑えている人もいました。
その一方で、名刺管理が追いついていないのも問題でした。せっかくの情報がすべてのお客様に確実に届けられない、ジレンマがありましたね。

新しいルールを浸透させる駆け引き
Sansanの導入で、メールの全体配信へ

そんな状況下でSansanの導入が決まり、名刺管理が簡便になりました。当時は私も一営業担当だったので、「便利な名刺管理システムだな」という認識でした。いざ使ってみると、メール配信までSansanからできることが判明。スキャンするだけで名刺を取り込めるので、メール配信の取りこぼしがなくなりました。また、それまで抱えていたBCCメールの誤送信というリスクもなくなったので、各営業のメール配信の頻度もアップ。結果的にお客様からのレスが増え、成績も伸びました。
しかし、営業個人の配信には限界があるので、1年ぐらい運用するとレスの数は頭打ちになりました。そこで母数を増やすために、全営業のお客様に一斉にメール配信することになったんです。
私が営業企画に移ったのもこの頃です。これまで、営業が個人でそれぞれメールの文章を作成していましたが、全体に送るものは間違いがあってはいけないということもあり、営業企画である私がダブルチェックを担当することになったんです。

営業を動かすため、期日を決めて一斉に

全体配信する前は、顧客情報に6~8個のタグをつけて運用していました。しかし、全体に配信するのだから、そこまで細かくセグメント分けする必要はないと判断。エンジニアの情報がほしい「顧客」と、案件の情報がほしい「パートナー」の2つのタグに集約しました。
このタグは、名刺をスキャンするときに紐付けることを絶対的なルールとしました。また、それまでの顧客データに関しても、この新たなタグに付け替えることにしたんです。すると案の定「面倒くさい」という現場の声がありました。そこで以前利用していたタグは削除予定で、メール配信を引き続き実施するためには新しいタグの付与が必要な旨を施策の趣旨とともに根気強く説明しました。そして、年末の大掃除のタイミングに合わせて営業全員にタグの付替え作業を実施してもらったのです。
結果的に、営業はメール配信の必要性を十分に理解してくれたので全員対応してくれました。みんなで競わせるように一斉に取り組んでもらった、というのも良かったと思います。私がもともと営業だったので、そのような現場の温度感を理解できるのは強みだと思っています。

習慣化は、一度きりの施策で成らず
両事業をまたいだ配信で、レスポンスも増加

Sansanによる全体配信になったことで、開発事業だけでなく、教育事業のお客様にも情報を提供できるようになりました。母数は1回の配信で約100通程度だったのが、約1,000通にまで増えました。
母数が増えた分、レスは確実に増えています。実感値としては、300社配信が増えるごとに、1件増えるイメージです。 しかも、レスがある案件は受注の確度も高いので、改めて配信には大きな意味があると感じています。
また、全体配信のメールの文章は営業企画で標準化し、できるだけお客様にわかりやすく、整理された情報を届けられるように務めています。それが少しでもレスポンスに影響を与えていれば、と期待しています。

コンタクトの入力までを“営業の成果物”と意識づけたい

営業企画として営業全体の活用に視野を拡げ考えるようになった私は、新入社員向けのマニュアルに記載のあった営業フローにSansanの作業を入れ込みました。具体的に、どのタイミングで名刺をスキャンし、タグ付けをするか、といったことまで細かく指示しています。挿絵を多用し、5W1Hを組み込んだ表現で感覚的に刷り込めるように工夫も凝らしました。
既存のメンバーに対しては、短期的な成果に結びつくメール配信だけでなく、長期で営業数字を伸ばす基盤を作るために案件情報やコンタクトの入力を促そうとあの手この手で施策を講じています。
直近では、コンタクトの入力率を営業ごとに一覧で「見える化」。これを受けてマネージャークラスがメンバーに強くプッシュし、翌月は大幅に改善されました。これで大丈夫かと思ったのですが、その次の月にはパーセンテージが再び低下。これは根気強く提示し続けるしかないと思っています。
このほか、社内のコミュニケーションツールのなかに「シェインくん」というオリジナルマスコットが存在するのですが、社員に「シェインくん」ファンが多いので、彼にときどき「コンタクトを入力してね」とbotで語ってもらっています。
営業が入力する案件情報やコンタクトは、本部で顧客データベースに突き合わせ、営業戦略にも活用されています。営業の持つ情報はそれほど重要なんです。ただ、意味があるということを認識できないとなかなかやる気が出ないことは、自身の経験からよくわかります。だからこそ、商談をコンタクトに入力し業務フローを終えるところまでが 営業の成果物という意識を持ってもらえるよう、今後も企画を練っていきたいと思っています。

社名 株式会社システムシェアード
事業内容 システム開発・教育サービス(東京ITスクール)・採用支援サービス
資本金 4,950万円
設立 2007年7月2日
従業員規模 200~499名
URL http://www.3sss.co.jp/
編集後記
「チマチマしたものが好きなんです」と嬉しそうに自ら裁縫したバッグを手に微笑む尚和さん。きっとこの温和な人柄と、丁寧な仕事への姿勢から営業メンバーからの信頼を集めているのだと感じました。社内限定と伺っていた、「シェインくん」が日の目を浴びる日を楽しみにしております!

カスタマーサクセス部 田中二郎

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