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Sansan User File

営業員の手間を省いて、大きなイノベーションを
Sansan×Salesforce連携で組織課題を解決へ導く

  • Salesforce連携
  • パソコン業界
  • システム管理者
  • 従業員規模 500~999名
User File 27
レノボ・ジャパン株式会社
コマーシャル・セールスオペレーションズ
プログラム・マネージャー 都留健司さん
都留さんの部署のご担当は、全社の販売支援や営業支援を行うこと。そのなかで都留さんは、SalesforceやSansanの導入に携わり、二つのシステムの活用促進、運用管理を担当されています。もともとは法人向けパソコンの営業員だったそうですが、その後はオフィスの移転、営業員の報酬管理担当と様々な役割を経て、現在は畑違いのシステムの運用管理をされています。社内では年長組の大ベテランです。
Salesforce活用を後押しするために、Sansan導入へ
システムを導入するも、コンタクト先の登録は進まず

当社は2005年、M&Aでパソコン専業の会社となり、グローバル本社の方針で2008年にCRMシステムが新規に導入されました。けれども実際の案件管理は各営業チームがExcelで行う状態が続いていました。その後も、システムの変更や社員の入替りが続いたため、情報はさらに散らばる事態に。会社として、売上予測やお客様のコンタクト先の管理ができていないことが大きな課題となっていました。これを解決するため、2012年にSFAシステムとして評判のSalesforce Sales Cloud(以下、Salesforce)を導入することが決定。私は案件管理の実現のために、活用促進とサポートを担当することになりました。

紆余曲折を経て、案件管理に活用できる迄にはなったのですが、コンタクト先の登録は全く進展せず。「お客様の誰を訪問したのか、誰がキーマンなのか」といった、営業活動の情報の共有は実現できないまま停滞していました。

Salesforceと親和性の高いSansanに白羽の矢が

そのような状況の中、次のM&Aで合流したサーバー部門の営業員から「Sansanを使いたい」という声が挙がりました。同じオフィスで働いてはいても、もともとは別会社の社員。コミュニケーションはとりづらいはずです。パソコンとサーバーで売るものは違っても、顧客情報、コンタクト先情報を共有したいというニーズが高まっていたのです。

Sansanの導入は営業現場から“直訴”に近い形で社長に提案されました。社長がEightを個人的に活用していたことで、利用イメージが想起しやすかったこともあり、検討の話はスムーズに進みました。Salesforceとの連携機能も備えていたため、本格導入となればSalesforceにコンタクト先が登録されないという長年の課題も解決できるかもしれません。そこで、私がプロジェクトを推進することになり、2015年に約300人の社員を対象に、3カ月の有償トライアルを実施しました。

焦点は「名刺情報を確実にデータ化できるか?」「営業現場がSansanのデータを活用できるか?」の2点でした。そのため、メンバーには全ての名刺を提供してもらい、Sansan社のサポートも受けながら、まずは全名刺をスキャンすることからはじめました。

連携は驚くほど手軽に完了。あとは習慣化させること
システムの「構築」ではなく「設定」するだけの手軽さ

名刺を一気に大量に登録したため、テキストに変換完了されるまでには相応の日数が必要でしたが、最終的にはスキャンした翌日には反映される事を営業員たちが確認。識字精度もほぼ100%だったため、機能性は十分という検証結果になりました。営業員からは「出先で名刺情報を確認でき、使いやすい」といった声が多数あがったため、本格導入が決定されました。

いざ導入するにあたり、担当者としての懸念点は「Salesforceとの連携は、自分だけでできるのか?」ということでした。当初は「専門家によるシステムの構築が必要なのでは?」と構えていましたが、覚悟して設定を始めてみると、手順書とSansan社のサポートセンターの支援のみで完了。システムの「構築」ではなく、アプリにIDやパスワードを入力するような「設定」というレベルで済みました。数時間待って、Salesforceに名刺の情報が転送されて来ることを確認。「これで、スタックしていたSalesforceの活用が進む。」と千人力の援軍到来を確信した瞬間でした。

全社が注目する仕掛けを講じ「スキャン」を定着化

Sansanには様々な機能があることは伺っていましたが、社員に伝えたメッセージは「受け取った名刺をただスキャン」に絞りました。新しい事への拒絶反応を抑えるためです。しかし、それでも新しい習慣はなかなか定着しません。

習慣化には強制力が必要だと考え、二つの取組みを実施しました。一つが、社長、財務責任者、営業部門の役員、営業全員に月に一度、個人別スキャン枚数をメールで報告したことです。名刺データを会社の資産にする事が、トップのダイレクションであるというメッセージとなりました。二つ目が、営業マネージャーと営業役員の週次の見込案件報告の会議資料に「営業員別コンタクト獲得状況」を加えたことです。これは同僚のアイデアでした。会議のたびに名刺のスキャン状況について触れなければならないため、スキャンの促進へとつながりました。これらが動機づけになり、当初5割程度だったスキャンする社員の割合は、現在ではおおよそ9割に達しています。

結果は期待以上。テーマは情報の「蓄積」から「活用」へと進化
Salesforceのコンタクト先登録が加速。
キーパーソン情報は導入当初の10倍に

営業員にとっては、名刺をスキャンして一日待つとSalesforceに登録されるので、Salesforceへの手打ち入力が不要となりました。担当顧客の変更の際には、前任者がSansanに登録したコンタクト先がSalesforce上にあります。これにより活用が加速し、2019年現在、蓄積されたキーパーソン情報は、導入時の10倍以上にもなっています。

ただし、連携により、「重複した取引先が自動作成」されてしまうという問題にも直面しました。これを防止するために、会社名登録ルールをSansanから送付される表記に合せました。また、Salesforce上での入力規則の設定により、重複データが極力作成されないように対策を一つ一つとっていきました。ゼロにはなりませんが、この手間は概ね想定の範囲内。これまで営業担当から入ってこなかったコンタクト先情報が確実に蓄積できるので、これは許容範囲と考えながら、重複防止のための追加設定を進めています。

現在、Salesforceに届いた情報は、顧客訪問の活動入力の際に活用されるだけでなく、お客様満足度調査の宛先選定や、マーケティング部門にてMAツールとの連携に役立てられています。情報の「蓄積」がテーマだった頃から比べると、着々と「活用」のフェーズへ進んでいると感じます。

使うとわかる驚きが、Sansanにはある

今では営業員にとっては、名刺のスキャンと、Salesforceへの登録は当たり前になり、強制力の行使は不要になりました。営業員に好評なのは、人事異動のニュースがメールで届く機能、お客様自身がEight上で修正した昇進情報が、Sansan に届く機能です。また、Sansanで表示できる組織ツリーを販売プランの社内資料に活用するなど、独自の使い方を生み出す社員も増えています。昨今は転職することが当たり前の時代。手間をかけずにコンタクト先をSalesforceに蓄積できるようになったことで、人材が流動しても次の人へ確実に引き継げることが会社としては大きなメリットだと感じています。

また、Sansanはどんどん機能改善している事に気づきます。たとえばシステム管理者にとっては「ユーザーIDは、こんな表示順なら探しやすくて便利なのに」と感じていた事が、いつの間にか実現されています。

Salesforceとの連携機能が、新しいバージョンでさらに向上すると伺いました。これにより、運用でマネージしているデータの統合作業が不要になりそうです。ユーザーの声を聴いて地道に機能を向上させているのだと感心します。新機能を大いに楽しみにしています。

社名 レノボ・ジャパン株式会社
事業内容 パーソナル・コンピューター、サーバー等の各種情報処理機器ならびにソフトウェアの製造、開発、研究、販売等
資本金 1億円
設立 2005年
従業員規模 500~999名
URL http://lenovo.com/jp
編集後記
Sansan×Salesforceで営業組織の課題解決を実現された都留さん。連携は、専門的な知識や開発が不要で、「構築」というよりも「設定」に近い感覚で実現できたとのこと。難しく捉えられがちなシステム連携ですが、Sansan×Salesforceなら誰でもチャレンジ可能です。みなさんも、都留さんのように情報を”蓄積”するフェーズから、”活用”のフェーズへと次の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。システム連携でイノベーションを起こせる未来はすぐそこにあるかもしれません。

カスタマーサクセス部 安野

  ※ ページ上の各種情報は2019年4月時点のものです。
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