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Sansan User File

若手が変えた社内の名刺管理文化。
導入2カ月で休眠顧客から400万円の案件創出に成功

  • マーケティング
  • メール配信
  • 休眠人脈
  • 従業員規模 50名未満
User File 29
株式会社林企画
営業グループ 井上港斗さん
井上さんは、求人広告のコンサルティング営業を務めています。2016年に新卒入社した若手でありながら、その人間力と社内営業力でSansan導入を成功させた立役者の一人です。現在もSansan係として、各ユーザのフォローや利用深化に取り組んでいます。趣味の旅行では、学生時代から目指していた47都道府県をGWに制覇されたとのこと。最後は道後温泉で有終の美を飾られたそうです。
若手にくすぶっていた想い
課題に気づきつつ、一歩踏み出せない

当社は、各営業担当の裁量が大きい会社のため、名刺管理についてもそれぞれが使いやすいツールを用い、独自のスタイルで管理が行われていました。新卒で入社した私も、先輩たちのアドバイスを受けつつ表計算ソフトなどを活用していました。個人としての名刺管理という点ではそこまで困っていなかったのですが、先輩や上司が私の担当クライアントの状況を一社ごとに確認したいとなると、共有に手間がかかって非効率的だと感じていました。

このような情報共有にかかる手間は、私だけの課題ではなく全社的な課題でもありました。そのため、解決として全員で表計算ソフトによる共通データを作成したこともあります。しかし、当社は前身の会社に創業以来40年の歴史があるため、抱えている顧客の数が膨大です。そのため、新たなデータベース構築の施策を取り入れようとしても、作業量が多すぎて毎回断念してしまい、一向に解決しない問題として残ったままになってしまっていました。

そのような中、あるパートナー企業内でSansanの導入が始まったのですが、仲のいいユーザさんから、「Sansanは名刺データにメモを残せて、全員ですぐに共有できる」など、その使い勝手の良さを聞き、若手社員を中心に「うちでも取り入れたら便利なのでは?」という声が高まりました。ただ当社は、自由度は高くてもコストがかかるものに関しては非常にシビアです。経営層も意見は聞いてくれるものの、すぐには導入に至りませんでした。

まずは、社長の心をつかめ

風向きが変わったのは、パートナー企業の担当者の方が交代してからです。その方がヘビーユーザで、社長に「眠っている顧客を、Sansanで掘り返してみては?」ともちかけてくれました。

これはチャンスと私たち若手も便乗。社長と話すときにそれとなくSansanの話題に触れたり、業務中にも「あー、Sansanがあればなぁ…」と、ちょっと遠い目をしながらつぶやいてみたりと、じわじわと揺さぶりをかけました(苦笑)。そんなムードを社長も察してくれたのでしょう。 自らセミナーに参加してくださり、ついに導入が決まりました。

トライアルなしで実施するという大英断でしたので、それにあたり導入をプッシュしていた若手7~8人が“Sansan係”に割り当てられ、先輩たちへの導入のサポートを行うことになりました。社長が悩みに悩んだうえで決断してくれたことを知っていたので、「絶対にその恩返しをしなければ!」という使命感に燃えていましたね。

当たり前のことを徹底的にやりきる
社内のキーパーソンを巻き込み、一人ひとりに何度でも

導入の過程で最も苦労したことはユーザ間の温度差を埋めることでした。特に今回は若手中心となって導入を実現したため、先輩方にも活用していただく環境を構築することにはもっと注力をしました。

例えば、私も先輩も知っているお客様がいて、先輩がメール連絡をしたいけれど、すぐに名刺が見つからないようなとき、今までのようにメールでお客様の連絡先を教えるのではなく、「Sansanで情報共有したいので登録してください!」とスキャンの手順を紹介しました。また朝礼では毎回のように活用のトピックスを伝え、一人ひとりに声をかけて「自分たちも使っていますが、こんなに便利ですよ!ですので、先輩達も是非使ってください!」と直訴しました。

まさに根気の勝負。先輩が「お前ら、しょうがないな」と折れてくれるまで草の根活動を続けました。また、使い方に関して先輩達からの問い合わせにも迅速に対応。一度説明して終わりではなく、聞かれたら何度でも答えました。

先輩社員の力も借りて、社長も力も借りた利用促進活動

このほか、社内で絶大な信頼と発言力をもつ庶務のベテラン社員の先輩に協力を仰ぎましたところ、なんと彼女は名刺の登録状況を毎日チェックし、一人ひとり名指しで、期限を設けて督促をかけてくれました。いい加減に登録した社員には、「あなたのキャリアで名刺がたった○枚だけ?嘘でしょう?」と詰め寄ることも(苦笑)。これは若手の我々ではなかなかできないことだったので、彼女の強力な後押しのおかげで初期スキャンが順調に進み、本当にありがたかったです。

また社長も、名刺交換枚数グラフを活用して社員を叱咤激励してくれました。これも、新たに名刺交換したらすぐ登録する、という習慣を根付かせることにつながりました。
このようなトップダウンとボトムアップの挟み撃ちで、くまなく導入を押し進めました。

運用定着の先に待っていた思わぬ成果
導入2カ月で400万円の受注を創出

導入完了後は、そもそもの目的だった「休眠顧客の掘り起こし」のために、いかにSansanを活用するかを考える段階になりました。従来は営業担当が個別でお客様先へメールを送っていたのですが、各営業担当ごとの属人性にまかせていたため、一部のお客様へのフォローに偏ってしまっていました。そこで、メール配信機能を活用しようということになり、Sansan係でメール内容を作成し配信を実施しました。

この際、「1to1メール」という形式の各担当営業の名前で配信されるスタイルでお客様に配信したのですが、その反響が予想以上に大きくとても驚きました。フォローしきれずに疎遠になってしまっていたお客様からさっそくご連絡やお問い合わせがあり、「まさか、あのお客様が動くとは!」と先輩たちも驚くほどの結果が出ました。新規案件獲得や既存案件の対応で忙しい活動を続ける中でも、休眠顧客の掘り起こしのために担当営業が直接的な労力を割くことなく、このような結果を生み出せたことは予想以上の成果でした。

結果的にこの休眠顧客へのメール配信作業が400万円以上の案件受注につながり、僅か2ヶ月で明確な費用対効果を得ることができました。これには導入を決断してくれた社長も喜んでいましたね!

タグ管理で、より深いマーケティングを

一斉メール配信で期待以上の効果が出たため、今後はさらにセグメントを絞ってパーソナライズされたコンテンツを届けていきたいと考えています。そして、そのために必要なことは、各名刺にタグが正確に反映されている状態を作ることだと考えています。これまではタグ付けの作業は各営業が社内のPCで行っていましたのですが、日中は外出しているため帰社後のPCでのタグ付け作業が負担となりなかなか浸透しませんでした。どうしたものかと思っていたとき、何気なくアプリを使っていたら、アプリ上でタグ付けできることを発見しました。「これなら、外出先でも名刺のスキャンと同時にタグ付けができる!」と気付き、すぐに社内にアナウンスしました。これによって外出先でのリアルタイムでのタグ付け運用が進み、徐々にリストの質が向上してきています。

今後はこのリストを活用し、職種・業界別に的確なコンテンツの配信を目指したいと考えています。配信メールの内容も、現在のテキスト形式+添付ファイルで送っているものをHTMLメール形式にしてお客様が受信時のファイル開封の手間を省く、リンク先のWebコンテンツと連動させるなど、その質を高めていきたいですね。

Sansanは、簡単に使えるからこそ使い方の幅が広く、奥深いと感じます。さらに便利な使い方を見つけて、社内の皆にももっと伝えたい。全員が使い倒し、いろいろな情報を発信できれば、もっとお客様のためにできることが増えるのではないかと期待しています。
これからもSansan係として、利用深化に向けて頑張っていきたいと思います!

社名 株式会社 林企画
事業内容 人材採用広告代理店・人材紹介事業
資本金 5000万円
設立 2006年11月
従業員規模 50名未満
URL http://hayashi-kikaku.co.jp/company/information/
編集後記
取材を通じてとにかく印象的だったのは、その真っ直ぐなお人柄でした。 社内の変化やビジョンを嬉しそうに話す井上さんは、誰もが悩む「新システムの全社定着」を、熱い想いと地道な取り組みで成功させました。 「全員に浸透させるため、これほどの徹底が・・」というエピソードの数々は、展開に悩んでいる方には特にご参考いただけるのではないでしょうか!

カスタマーサクセス部  川村

※ ページ上の各種情報は2019年5月時点のものです。
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