Sansan活用Tips
よりご活用いただくための
情報配信とセミナーのご案内
Sansan User File

導入するからには、使いきる。
ユーザに寄り添い、システムを社内インフラへ

  • 運用ノウハウ
  • 専門商社
  • 食品
  • 従業員規模 50名未満
User File 05
永和ホールディングス株式会社
業務部 金谷美優さん
社内のシステム導入やインフラまわりを担当しながら、経理やアシスタント業務、総務的な業務なども行っている。 Sansan導入においても社員ひとりひとりと向き合い、熱心に推進。 プライベートでは、ご自身でハーブから料理をされるほどタイ料理がお好きで、カフェでイベントも行っている。
数々のシステム導入を担当し、経験を積む
前職での経験

弊社は『食』を探求する会社で、厳選した食品香料、食品添加物、食品素材、乳酸菌等を様々な用途向けに提供しています。現在はシステム導入をはじめとしたアシスタント業務をしておりますが、前勤務先では200~300名ほどで利用するシステムの開発、改修を担当しておりました。当時は業務基幹システムの自社開発や大規模な改修を担当した際は、社員数が多かったので一社員と個々にやり取りすることはあまりなく、ひたすらマネージャー層を説得する立場だったためよく社内を駆け回っていましたね。システム導入は苦労が多かったのですが、規模やシステムの種類に関わらず「導入するからには使いきる!」という精神で臨んでいました。

システム導入は、導入前が肝心

どのシステムにも開発者の意図がありますよね。その意図を汲み取らず利用するのは非常にもったいないと思っており、導入するシステムはどう使いきるかを考え抜くようにしています。今回システム導入が決まった際にも「活用しないと意味がない」と導入に関わったメンバーと話し合いました。基本機能を使うのはもちろん、ユーザが使うべき機能を使いこなす状態まで持っていくことが、私の役割だと考えております。もちろん部署ごとに目的も様々なので、まずは私がシステムを理解した後、各部署の普段の動きをヒアリングし、ユーザにとって最適な活用方法を考えることに注力しようと決めました。

小規模ならではの苦労

Sansanは導入が決定してから担当を任されたため、スキャナが届くまでにユーザに説明しなくてはと慌てて営業会議で時間をとりました。本来であれば協力的に動いてくれるよう導入前からユーザを巻き込み、目的をきちんと納得してもらった上でスケジュールを組みたかったのですが、悩んでいる時間もなかったですね。前勤務先よりも規模が小さくひとりひとりの声がダイレクトに届くため、反対するユーザの説得は一筋縄ではいかないなと覚悟していました。

地道な努力が成功のカギ
「なぜ」を伝えることの大切さ

仕事は「人と人」です。システム導入がうまくいかない場合でも、向き合い方を変えるといい方向に進むことが多いように思います。Sansanにおいてはまず名刺を回収しなくてはなりませんが、メリットが伝わらないと全員から名刺を提出してもらえないだろうと考えていました。実際、クラウドサービスに慣れていないユーザや紙の管理が当たり前だったユーザの中で懐疑的に捉える方もおりました。まずは全ユーザの説得を完了させたかったのですが、できる限り早く運用開始してほしいと言われていたので、同時並行で進めるためにユーザの初期取込みを代行して作業負担を軽減させ、更に朝会で取込達成部署を発表する取り組みなどを行いました。そうしているうちに取込むのが当たり前という雰囲気ができ、ある日ずっと躊躇していた方が名刺を出してくれたのです。その間社内の声にもアンテナを張り、チャンスがあればすぐに駆け寄って「それ、Sansanでできますよ!」とアピールしていました。始めは私ひとりで動いていたのですが、推進派ユーザが積極的に周りのユーザに機能の使い方を教えている光景を目にすることが段々と増え、嬉しかったですね。

自身の成功体験が、推進のモチベーションに

私がここまでシステム導入に注力できるのは、前職で3年程かけたプロジェクトの成功体験があったからだと思います。当時導入を進めていたシステムで推進した機能をほぼ全社員に否定されていたのですが、必ず社員のためになると信じ、やっとの思いで導入しました。数年後その機能の一部をリプレイスする話が出た際、反対していた社員のほとんどが「この機能は必須だ」と反対してくれたのです。あのときは、今までにない達成感がありましたね。信念をもって突き進んで本当によかったと思います。

社員に寄り添い続ける姿勢を貫く
ひとりひとりと向き合い、最善策を検討

Sansanの推進そのものは私一人でやれていたわけではありません。運用ルール設計についても「まずはユーザが使い慣れることを優先してほしい」と依頼されていたのと、始めから窮屈なルールがあるとユーザが使わなくなる懸念もありましたので、推進派ユーザに使ってもらいながらルール化していくことにしました。ポジティブな声がユーザに届くことが一番効果的なのではと考えた結果でした。思うように進まなくても焦らずユーザのタイミングを優先し、積極的に推進することもあれば一旦身を引いて行動してくれるのを待つこともありました。見守っている内に推進派ユーザが率先してポジティブな声をあげてくれて、自然に広がっていったのです。

ユーザからユーザへ、活用の連鎖が広がる

土台ができ、次は機能活用でした。コンタクト機能もいきなりユーザに使わせることはしませんでしたが、推進派ユーザが会議の場で機能をうまく使って報告しているのを見たユーザが真似をし始め、徐々に広がっていきました。また、案件管理機能についてはセミナーに参加した後テストデータで検証し、積極的に使うチームとフォーマットを調整した上で運用開始まで持っていきました。私も全ての業務を網羅しているわけではないので、フォーマット作成時は現場の運用をすぐにヒアリングしに行き、できるだけ反映させながら設計しました。

ゴールを設定し、走り切る

慣れていないものを使うときにユーザが拒否反応を示すのは当たり前ですし、私自身同じ気持ちにもなります。でも「できない」のではなく「やらず嫌い」だと思っているので、諦めずに考え続けるようにしています。今回の導入でいえば初期名刺取込みと機能活用の最初の一歩に苦労したのですが、そこに向き合うことが私の責任だと考え取り組んできました。これまで様々なシステム導入を経験させてもらいましたが、常にゴールを設定し、最後まで走りぬいてゴールテープを切ることが重要だと思っています。反対しているユーザに理解してもらう方法に忍耐強く、しつこく向き合うことでこちらを向いてくれる瞬間が必ずきますので、今後もその瞬間を目指して取り組むつもりです。Sansanは営業プロジェクトだけでなくクレームや機器管理も包括できるようにしていきたいので、引き続き幅を広げていきたいと思います。

社名 永和ホールディングス株式会社
事業内容 食品香料、食品添加物、食品素材、乳酸菌等の専門商社
資本金 3,110万円
設立 1963年
従業員規模 50名未満
URL https://www.eiwa-trade.co.jp/
編集後記
インタビューの際金谷さんお手製のSansanノートを見て、ユーザ様にだけでなく、Sansanにもまっすぐ向き合っていただいているのだと感銘を受けました。今までの経験を活かしながら新しい方法を取り入れていく姿勢を、是非見習わせていただきたいと思います。

カスタマーサクセス部 細川

×

おすすめのインタビュー

Sansan活用のための各種資料

お客様にSansanをご活用いただくための資料をご用意しました。
ぜひダウンロードしてご一読ください。

Sansan 初期設定ガイド
(管理者向け)

Sansanはじめてガイド

sansan_beginners_guideのサムネイル

Sansan説明会キット

タグのサンプル資料

tag_sampleのサムネイル