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Sansan User File

進捗管理を目的から手段に。
Sansanはマネジメントの味方です

  • 建設業
  • 営業
  • コンタクト
  • 案件
  • 従業員規模 200~499名
User File 07
コスモエンジニアリング株式会社
営業第二部1グループ グループ長 兼 海外グループ
兼清 浩さん
10年の営業経験を経て、2018年4月からグループ長に。コスモ石油以外の外販のお客様に対し、プラントのエンジニアリングサービスを提案、推進しており、社内でも新規開拓事業として注目される存在です。プライベートでは7歳と4歳の男の子のお父さん。この夏、昆虫好きのお子さんと山口に帰省した際は、オニヤンマ収集に明け暮れたとか。
「木を見て森が見えない」案件管理に限界を感じていた
月1回、エクセルで算出した表と、営業状況を突き合わせ

もともと、受注見込案件の管理は社内の基幹システムを使っていました。すべての案件が登録されている会計システムです。ただ、営業支援を目的としたものではなかったので、データの加工はいわゆる“手作業”。受注見込額については、月に一度、システムからデータを抽出し、数式を組んで算出をしていました。しかも、せっかく出した数値も最新のものとズレが出ている状態でしたので、そのままだと参考になりません。これを印刷して回覧し、各担当者に修正してもらう必要がありました。月末の最終週から回覧をはじめて、チェックが終わるまで最長で一週間かかることも。数字をタイムリーに把握したいという思いもありましたが、基幹システム上で数値を修正しようとすると、かなり手間がかかるため、結局メンバーは月に一度の修正を待たざるを得ませんでした。

案件の進み具合は担当者しか知らない…。
その状況に危機感

月1のすり合わせまで全体の状況がわからないというのは、大きなストレスでした。チームでも数字を持っていましたので、自分たちの目標がいつ達成できるのか見えないまま、目の前の案件を追わなければなりません。そういう意味で、モチベーションを保ちづらかった部分はあります。また、当社は受注生産ですから、技術部門のリソースに余裕がないと仕事を受けられません。せっかくお客様と話を進めていても、「他の案件はどうだろう?」と他の営業担当から情報を収集する必要がありました。会社としても、各担当からの報告がない限り受注の確度や営業状況がタイムリーにわからないので、メンバーへのフォローも後手になっていたのは否めません。案件に優先順位をつけた戦略的な営業活動が難しかったのは、大きな課題でした。まさに「木を見て森が見えない」状況。当時はプレイヤーでしたが、「なんとかしなくては」という思いはくすぶる一方でした。

Sansanで進捗管理に挑戦
これが、課題解決のチャンスだと思った

そんな中で、基幹システムの入れ替えが決まりました。これに伴い、今までのようにデータを抽出して転用することができなくなることに。課題のあった業務フローでしたから、それを刷新できるチャンスだと、私は好意的に受け止めました。

経営企画部から挙がってきた代替システムが、名刺管理として運用が決まっていたSansanです。聞けば、SFA(営業支援)機能もオプションで追加することができるのだそう。話が来たとき、これは積極的に取り入れたいと思いました。長年の懸案事項が解消できるかもしれないのです。「せっかく営業状況を付帯できる機能があるんだから、ぜひ全員で一緒にやりましょう」と推しました。

全面的に協力する立場を表明した私は、経営企画部からの提案に対し、現場の使い勝手を踏まえてフィードバックしていきました。いわゆるルールづくりです。例えば、管理は名刺単位なので、同じお客様に複数の案件がかぶる場合があります。そのため、各案件にはナンバリングできる項目を加えてもらうといった具合です。誰が、いつ、どうやって、どこまでの情報を入力するのか。このような細かな点を、PDCAサイクルを回して整備していきました。そして、Sansanの名刺管理機能を利用し始めて4ヶ月後、ついに待望のSFA機能の本格運用がスタートすることになりました。

重視したのは、インプットとアウトプットの容易さ

運用面では、営業担当が負荷なく使えることも意識しました。重視したのは、「できるだけタイムリーに、かつ簡単に入力・集計・情報の共有ができること」。インプットについては、従来の基幹システムで使っていた項目をできるだけそのまま継承。必要な情報は、プルダウンで簡単に選択できるようにするなど、現場で入力する立場の意見を反映してもらうようにしました。

アウトプットの面でも、営業部内の業務フローを改善していきました。私はこの4月から、プレイヤーからマネジメント側に異動したのですが、私のグループでは、営業日報を廃止しました。以前は個人がワードで作成した文書を提出していたのですが、書式がまちまちで管理しづらく、共有しきれないという問題がありました。Sansan導入後は、営業部が全員をフォローしているので、商談後内容をコンタクトに記入することで翌朝には全員に情報がメールで共有されます。これがあれば営業日報は不要だと考えたのです。営業担当の業務効率は格段に上がりましたね。

「状況把握」から「その先へ」
一週間かけていた数字合わせが不要に

メンバー毎の案件管理では、集計保存の機能を使っています。これにより、チームやメンバーの今期の見込みをグラフで把握。グループでの達成度合いが一目瞭然で、いつどの案件が動くかも、すぐに共有できるようになりました。基幹システムを使っていた頃は、これに一週間かけていたと思うと、今では信じられません。数字合わせの必要がなくなったので、会議の時間が短くなり、状況把握よりその先の話ができるようになったのは大きな成果です。

また、他部署の部長クラスも営業担当のコンタクトをフォローしているので、部を跨いだ情報共有がタイムリーになりました。案件のステータス変更時には即時でメール通知されることになっているので、特に関連のある技術部門との連携がスムーズになり、設計プロジェクトの打ち合わせで細かな資料を用意しなくても「ああ、この案件ね」とすぐに本題に入れるようになっています。

今回、現場で感じていた長年の課題を解決するため、ビジネスを支えるシステムや業務フローづくりに関われたことは、私にとって貴重な経験でした。運用改善は今も続いています。Sansanは私の強い味方。これからもマネジメントに活かしていきたいと考えています。

社名 コスモエンジニアリング株式会社
事業内容 プラント建設事業/メンテナンス事業など
資本金 3億9,075万円
設立 1958年
従業員規模 200~499名
URL https://www.cosmoeng.co.jp/
編集後記
案件の進捗管理は運用を徹底させることが難しく、数字の把握自体が目的化されてしまうなど、どの会社でも悩みの種になりやすいテーマです。そんななか、Sansanを見方につけ、目標管理の次の一歩を踏み出した兼清さん。慣例に囚われず、日報を廃止しコンタクトで情報共有するなど、業務の効率化にも取り組まれています。「チームを牽引する立場として、プレイヤー時代の経験や視点を大事にする」このスタンスが、Sansanの活用につながっているようです。

カスタマーサクセス部 安野

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