名刺整理を手軽で簡単にする3つの方法 | 名刺を企業の資産に変える Sansanがお届けするレポート・コラムです。

名刺整理を手軽で簡単にする3つの方法

名刺活用

名刺ファイリング

これからは名刺の整理・管理は必須!

「年約20時間(*)」

これが何の数字かお分かりでしょうか。なんと、ビジネスパーソンが名刺探しに充てている時間だそうです。探すことに20時間、とてももったいないと思いませんか?

このようなムダを無くすために名刺をきちんと整理・管理する必要があります。近年の技術の発展とともに、 この問題に対するいくつかのソリューションがでてきました。しかし、きちんと整理・管理できている人はそんなに多くはないのではないかと思います。ここではソリューションを大枠で分類し、紹介していきます。

* Sansan名刺総研「名刺に関する実態調査2015」より

3つの大分類をご紹介します

1. ファイリング

まだまだあるアナログニーズ

名刺の管理といえば、ソフトウェアやアプリケーションなどデジタル管理が定番になってきましたが、アナログのニーズがなくなったわけではありません。 名刺交換をほとんどしない人やセキュリティー面に対する不安からデジタル化することに抵抗がある方は、ファイリングが最適な方法なのかもしれません。 ただ、アナログだと検索できず、ある程度の枚数が溜まると探すのが大変になるという欠点があります。

2. 個人向けアプリ

いまや定番になりつつある

スマートフォンアプリスマートフォンの普及によって多くの人が使い始めている名刺管理アプリです。今では名刺管理アプリは20以上も存在します。 アプリによってOCRを利用していたり、オペレータが入力していたりといろいろですが、デジタル化されているのでたくさんの名刺を持っていても検索する ことが可能です。また、連絡するときも電話番号やメールアドレスをタップするだけで連絡できるのも非常に便利です。 しかし、既にたくさんの名刺を持っている人は、全てをカメラで撮ってデータ化するのが大変です。スキャナの利用がこの問題を解決するのではないでしょうか。 スキャナ利用によって、名刺管理アプリはさらなる普及が期待されます。

3. 法人向けサービス

これからさらなる普及が期待される

人脈共有企業が社員の名刺を一元管理するものです。通常、このタイプは名刺管理機能だけでなく、SFAやCRMなどの機能も備えていることが多いです。 このタイプのメリットとして、自分以外の人が誰と接点を持っているかが分かる点があげられます。これによって企業が持つ人脈が可視化され、 営業効率を高めることができます。また、社員がもらってきた名刺という社外とのつながりをあらわす資産を常に活用できる状態にしておける というメリットもあります。現段階ではそれほど多くの企業が導入しているわけではありませんが、これから導入企業が増えるだろうとみられています。 このタイプでは、通常スキャナがオフィスに置いてあり、名刺をスキャンするだけなので、カメラで撮るなどの手間もほとんどかかりません。

名刺はデジタル管理が主流に

3つの大分類をご紹介しました。他にもさまざまな方法で名刺が管理されていますが、アナログではなくデジタルで管理することが主流になってきています。Sansanでは8つのポイントにまとめた名刺管理ノウハウ集で名刺をデジタル管理するメリットをご紹介していますので、よろしければご覧ください。

 

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