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レポート・コラム

名刺管理の前に…まずは名刺の整理ではじめの一歩

名刺活用

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ビジネスに必須の名刺の管理は永遠の課題

どうやって名刺管理しよう?名刺交換するビジネスパーソンなら誰でも一度は考えたことがあるのではないでしょうか。特にやっていないという人もいれば、昔からの手法である名刺ファイルにファイリングしている人もいると思います。データ化されていたほうが使いやすいという人は名刺管理ソフトなどを利用していると思いますし、最近ではスマートフォンを利用している人も増えてきていますので、名刺管理アプリなども一般的になってきているようです。 名刺管理を手軽で簡単にする3つの方法があります。昔からのファイリング、最近話題の名刺管理アプリ、そして企業として名刺管理を行う法人向け名刺管理サービスです。以前は、名刺管理といえば個人的にするものでしたが、今は資産として考えている企業も多くなっており、会社として名刺管理をしていこう、という兆しも見えてきています。 名刺管理がさらに進化を遂げる一方、名刺管理の悩みを抱えている方はまだまだいらっしゃいます。管理しているならまだ良いほうで、何もしていないという方も多いのではないでしょうか。

名刺管理の前にまずは名刺の整理から始めてみる

ルール決めやどうやって維持していくかを考えなくてはいけないから、名刺管理は敷居が高いと感じる方は、まず整理から始めてみてはいかがでしょうか。名刺入れに入っている名刺や、置きっぱなしになってしまっている(もしくは机に入れっぱなしになってしまっている)名刺を一度整理してみるのです。整理方法には以下があります。
    1. 1.会社名や氏名の50音順で並べる
これは定番ですね。会社名や名前を覚えていれば名刺を探せるので、一番簡単な整理方法だと言えます。
    1. 2.名刺を交換した日付順に時系列で並べる
日付を入れている方は多くないかもしれませんが、例えば同じ会社で同じ日付を入れている名刺が複数あれば、一緒に会ったんだなということが分かったりします。
    1. 3.業界別や役職別に並べる
フリーランスの方と接点がある場合に役職(肩書)別は効果を発揮します。例えば、出版社の方だと外部ライターやカメラマンの方と仕事 をすることが多いので、50音順ではなく肩書別で整理していたほうが、必要な時に必要な名刺を探しやすい、ということがあります。また、総務部などでいろ いろな業界の業者と付き合いがある、という場合は業界別で分けていたほうが探しやすい場合もあるかもしれません。
    1. 4. 上記1-3のミックス
結構高度な整理になると思いますが、時系列>50音順、または時系列>業界・役職別、で整理できたらかなり名刺を見つけやすくなります。ここまでくると、整理というよりむしろ名刺管理をしている状態といえるでしょう。

名刺の価値を最大化するために必要なのが名刺管理

上記のパターンで整理するだけでも必要な名刺を格段に見つけやすくなります。人によっては交換した時の印象やメモを名刺に書き込んでいる人もいます。名刺に独自の情報を付加しているのです。紙の名刺自体の整理と一緒に、情報としての名刺の整理もできると良いと思います。手間はかかりますが、情報としての価値が格段に上がります。 名刺を管理する方法は1つではありません。Sansanというクラウド名刺管理サービスを提供している身としては、前述1-4を簡単に実現できるデジタルで管理することをぜひおすすめしたいですが、ITが苦手だったり名刺をデジタル化することに不安を感じる方は今までのやり方で管理すれば良いですし、自分が一番ストレスを感じない方法で管理する、これが一番だと思います。(というと名刺は管理しない!という方もいそうですが…。名刺管理はぜひおすすめしたいです。) そもそも管理していない、という方は、まずは名刺の整理から始めてみてはいかがでしょうか。一度始めると、ああしたいこうしたい、という気持ちが出てくると思いますので、その後名刺管理の方法を改めて検討しても遅くはありません。 千里の道も一歩から。少しずつ前に進んでいたら、いつの間にか名刺管理が当たり前になっていた、そんな日が来るかもしれません。