夏のご挨拶、お中元や暑中見舞いの送付リストは最新ですか? | 名刺を企業の資産に変える Sansanがお届けするレポート・コラムです。

夏のご挨拶、お中元や暑中見舞いの送付リストは最新ですか?

業務効率化

お中元

日本の慣習、お中元やお歳暮

日本にはお中元やお歳暮といった慣習があり、お世話になった方や取引先に贈るお礼の品などのことを指します。最近はやりとりが少なくなっているようですが、それでもお中元やお歳暮の時期になると、デパートやスーパーでは贈答の品が並び、そんな時期なんだなぁと季節を感じます。(関東、関西によっても時期は違うみたいですね。)時候の挨拶といえば、年賀状や暑中見舞いもあります。

送り先の情報確認は正確に

さて、贈り物やはがきを送る際の送付先、最新になっていますか?個人と違い法人だと事務所移転などはあまり多くありませんが、それでも異動や昇進などによる肩書や所属部署などの変更があります。宛名が間違っていると失礼にあたるので、ここは念入りに確認したいものです。送付する取引先があまり多くなければそれほど手間もかかりませんが、数が多ければ多いほど途方に暮れそうです。1人ですべて確認するのは大変ですし、もし担当者がそれぞれ情報を確認したとしても、確認の漏れや確認違いなど、人を介するとどうしてもミスが起こりがちになります。

まずは名刺のデータ化からはじめよう

Sansanのようにスキャンするだけで正確な名刺帳が出来上がり、同じ人物であれば自動名寄せされる(※名寄せの条件があります)のが理想ですが、こういった仕組みをすぐに実現するのはなかなか難しいもの。名刺をファイリングなど紙のままで管理しているのであれば、まずデータ化をオススメします。交換した名刺をその都度データ化しておけば、必要な時はデータを見直すだけでよくなります。名刺枚数があまり多くなければ、Excelなどの表計算ソフトを使うのも一案ですし、枚数が多い、もしくは、今後はきちんと管理したいという方は、専用サービスを利用することを検討しても良いのではないでしょうか。

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