働き方の新・進化論
〜リモートワーク浸透による
働き方のパラダイムシフト〜
「組織へのリモートワーク浸透の進め方とポイントとは」

社内、社外という境界を越えた、
従業員にとって柔軟で働きやすい環境を実現する

最初に、「Box」が果たす役割について、辻村氏は説明しました。
これまでは、仕事に使う文書ファイルや資料などのコンテンツは社内のイントラネット※1内にあるファイルサーバーに保管されていました。社内からアクセスする際には問題ありませんが、自宅や外出先など社外からアクセスしようとすると、接続が安定しない、切断されてしまうなどのトラブルが多々発生しました。これはイントラネット内のファイルサーバーに社外からのアクセスが集中すると容量不足によってパフォーマンスが劣化してしまうことが原因で起こります。
テレビ会議ツールやチャットツールなどでコミュニケーションをとることができても、日々の業務を円滑に進めていくためには、文書ファイルや資料等のコンテンツ共有は欠かせません。今後、リモートワークの機会が増え、社外からのアクセスが増加することが予想されるため、スムーズにコンテンツへアクセスできる仕組みが求められている、と辻村氏は語ります。
Boxは社内にあるコンテンツをクラウド上に移行し、デバイスや環境を問わず、いつでもどこからでもアクセスを可能にすることで、柔軟性の高いリモートワーク環境を実現します。

次にBoxのセキュリティについて、辻村氏は解説しました。コンテンツには公開できる資料と社外秘などの機密資料が存在し、それぞれのレベルに応じたセキュリティ対策が必要です。従来、企業はファイアウォールや認証基盤などを用いてコンテンツへのアクセスを管理していましたが、不正アクセスやなりすましなどを完全に防ぎ切れていないのが現状です。
Boxはクラウド上に移行したコンテンツごとに、セキュリティレベルを設定して管理することができます。具体的には、以下の設定が可能です。

・7段階の細やかで柔軟なアクセス権の設定
・アクセスしているユーザーを表示する電子すかし機能
・機密度に応じた共有範囲の制限を行うセキュリティガードレール
・操作ミス、悪意のある操作を防止するスマートアクセス機能

これらの機能によって、堅固なセキュリティを実現しています。

「ポストコロナに向けて、社内、社外という境界を越えた、従業員にとって柔軟で働きやすい環境、つまりデジタルワークプレイスの実現が重要だと考えています」と辻村氏は話しました。

快適で効率的なリモートワークを実現するための
ポイントとは？

Zoomを開発・展開するZoom Video Communicationsの君塚氏は、会社のミッションを「ビデオコミュニケーションをストレスのないものにする」こと、ビジョンを「「ビデオを中心としたコミュニケーションで人々がより多くのことを達成できるようにする」ことだと紹介しました。
Zoomはビデオ会議システムとして圧倒的な顧客満足度を獲得し、急激にユーザー数を増加させています。高い成長率をベースに年間300を超える機能強化を実施し、ヨガ教室やパーソナルトレーニングから、イギリスの閣議まで、業界や業種、規模を問わずあらゆる企業や組織、個人に利用されています。Zoomはどんな環境からでも簡単で快適な対面コミュニケーションを実現し、企業のリモートワーク実施にも活用されています。

リモートワークには、通勤しなくていい、集中できるというメリットがある一方、長期間続けると、「仕事のスイッチが入らない」「孤独感」などの課題も生まれ、それらが積み重なると「疲れ」につながります。そこでZoomを活用した解決法を君塚氏は提案します。
一つ目は毎日の儀式として通勤の代わりとなる「朝会」を行うこと。5分でも10分でもいいので決まった時間にZoomで会社のメンバーと顔を合わせ、声を掛け合い、様子をチェックし合います。朝会のために身支度をすることで、生活にメリハリがつきます。また、毎朝、必ずコミュニケーションをとることで、いつでもすぐに相談しやすい環境を、リモートワーク下でも作ることができます。
二つ目は雑談、相談、質問専用のチャットグループを作ること。失われがちなコミュニケーションを維持するとともに、リモートワークでは質問しづらいことも「ちょっといいですか？」と気楽に質問することで、心理的安全感を維持することができます。Zoomによるランチ会や飲み会など、意識して会話できる場を設けることも有効です。
三つ目は休憩時間、業務終了時間をしっかり定めること。どうしても仕事を切るタイミングを見失いがちになるので、しっかり予定を立て、守ることが大切です。

そして、Zoomをリモートワークで安全に利用するにあたり、セキュリティ設定を確認することが重要だと君塚氏はいいます。ミーティングへの参加やミーティング中の機能制御などの細かい設定が会社やグループごとに可能なので、必ずチェックしましょう。

最後に「これまで通り、バーチャルで対面コミュニケーションをしていきましょう。Zoomの機能によってリモートワークにおける様々な課題を解決することができます。その際には、セキュリティ設定を確認することも大事です。」と君塚氏は語りました。

いかに情報にスムーズにアクセスし、
円滑なコミュニケーションを実現するか？

はじめに、2020年にSansanが実施した調査から、リモートワーク推進における4つのポイントを久永は挙げました。

調査から見えたポイントを踏まえ、弊社のリモートワーク導入時の取り組みを久永は話しました。
弊社は2007年の創立以来、働く場所を固定の「場」から柔軟な「場」に拡げる取り組みを行っています。組織の価値観、経営陣の意識などからなる「Values」、評価制度、労務管理などからなる「System」、オフィス、ITツール、モバイルなどからなる「Tool」を合わせた働き方を三位一体で推進してきました。

ナレッジ・情報共有、コラボレーション、WEB会議などの様々なツールを活用することで、生産性の向上、価値観の浸透、コミュニケーションの活性化を促進しています。また、2012年にオンライン商談の専用ツールを導入し、2020年4月より、すべての商談をオンラインで実施しています。オンライン商談を始めたことで、商談数は約2倍に増加しました。さらに、これまで様々なツール導入を推進したことで、全社のリモートワークへの切り替え時にもスムーズに移行することができた、と久永は話します。

次に、リモートワーク推進を加速させるSansanの機能について久永は解説しました。Sansanは99.9％の高精度で名刺をデータ化し、データベースを構築することで、様々なデバイスで活用することができます。これによって、社外・社内の関係者との円滑なコミュニケーション、場所・時間を問わない顧客データへのスムーズなアクセスを可能にします。Sansanを単に名刺管理のクラウドサービスとしてではなく、いかに顧客情報を活用するプラットフォームとして使いこなすかがポイントである、と久永は語りました。

今後、商談のオンライン化が進むにつれ、物理的に名刺交換をする機会の減少が予想されます。アイスブレイクの機能を担っていた名刺交換がなくなることで自己紹介がスムーズにいかない、先方の正確な個人情報が取得できず、出会いのデータが蓄積されないなどのデメリットが考えられます。Sansanではオンラインでも名刺交換ができる機能を開発し、2020年6月にリリース予定です。これにより、オンライン上でも名刺交換が可能となり、スムーズな自己紹介、商談相手の所属部署や肩書情報の正確な把握、効率的な人脈の共有が実現されます。
「Sansanの機能をご活用いただき、ぜひスムーズで効率的なリモートワーク、組織の持続的成長を実現していただきたいと思います」と締めくくりました。

セミナーの後半では、オンラインセミナー開催中にチャット機能で参加者から寄せられた質問を中心に議論が交わされました。

Q.オンラインでの上手な商談の進め方とは？
A.
君塚氏：「基本的にはオフラインの場合とあまり差がないのではないでしょうか。1対1、1対多、多対多といろんな条件が考えられますが、そこでどういう話をして、どんなコミュニケーションをとり、どのような印象を与えるかがポイントになります。Zoomなら動画を共有してプロモーションのビデオを見てもらったり、商談を録画し、お客様の了承を得た上で、営業のトレーニング資料として活用したりするなど、様々な使い方が可能です。」

辻村氏：「オンライン営業の場合、移動時間がかからず、お客様のスケジュールが空いていればすぐに実行できるので、密度の濃い話ができ、フィードバックも早いと感じています。オンラインでは実際に対面する場合に比べて、相手の反応が分かりにくいので、自分の話の後に必ず相手に話を振って、フィードバックを求めることが大切です。あと、オンラインでも名刺交換したいというニーズは多いですね。」

久永：「Sansanではまさにオンラインで名刺交換できる機能を開発しており、6月にはリリースできると思います。会社によってはイヤホンを使ってオンライン商談を行うことに抵抗を感じるケースは、まだまだ少なからずあると思います。そうした場合はビデオ会議システムをあくまで画面共有の手段として使い、音声は電話回線を利用するなど、あくまで相手の環境に合わせた形での活用をおすすめします。」


Q.リアルの展示会に代わるリード（見込み顧客）獲得方法はありますか？
A.
君塚氏：「リアルの展示会に代わるものとして、Zoomを活用いただいているケースは非常に多くあります。自社や商品の強みを訴求する上で、Zoomのウェビナー機能を多くのお客様に使っていただいています。」

辻村氏：「オンラインの場合は、様々なテーマで複数回開催でき、興味を持っている人にピンポイントで訴求できることが大きなメリットです。こうしたオンラインセミナーをどんどんやっていくべきだと考えています。」

久永：「このオンライン共催セミナーのようなイベントがリアル展示会の代わりになると思います。展示会は現在リードではない方々にご来場いただくことが目的ですが、共催セミナーによる相互集客によって、大きな成果が期待できます。」