【おすすめ比較】AI要約ツールをビジネス活用するメリットと注意点を解説

要約におすすめのAIツール５選

要約に活用できるAIツールは多数存在しますが、それぞれに得意分野があります。

文章の要約に特化したものもあれば、動画や音声の要約に強みを持つツールもあるでしょう。ビジネスで効率的に活用するには、自社の業務内容に適したツールを選ぶことが重要です。

ここでは、業務シーンで活用しやすい代表的な5つのAIツールを紹介します。

※料金やプラン内容は変更される可能性があります。最新情報は公式サイトをご確認ください。

１．ChatGPT

ChatGPTは、長文の文章やレポートを柔軟に要約できる汎用的な対話型AIです。

文章の要約だけでなく、プランによっては画像の生成、YouTube動画の内容要約にも対応しています。
ChatGPTの特徴は、要約の粒度や形式を細かく指示できる点です。

たとえば「要点だけを箇条書きにする」「結論を中心にまとめる」といった具体的な指示により、目的に応じた要約が実現します。また、要約後の内容を修正依頼することで、より理想的な形に調整できる柔軟性も持っています。

効果的な要約を得るには、以下のように明確な目的を持たせたプロンプトの工夫が重要です。

報告書作成前の要点把握や、複数の資料を比較検討する際の時間短縮に役立ちます。

２．Notion AI

Notion AIは、業務ドキュメント管理ツールであるNotion上で要約を行える点が強みです。メモや議事録を作成する場所で、そのまま文章の要約ができます。
会議メモや社内資料を要約し、整理した状態で保存できるため、情報管理と要約を同時に進められる点が便利です。要約した内容はそのままNotionのデータベースとして管理でき、共有や検索などもスムーズにできます。
また、ページ内の特定セクションだけを要約することも可能です。チーム間での共有にも適しており、ナレッジの蓄積にも便利に活用できるでしょう。

既にNotionを利用している企業であれば、追加コストを抑えて要約機能を導入できるメリットもあります。

３．User Local

User Localは、無料で利用できる日本語文章の要約に特化したシンプルなツールです。

長文の記事や資料を貼り付けるだけで要約でき、はじめて利用する際も戸惑うことがありません。要約の文字数や形式も簡単に調整できるため、用途に応じた使い分けが可能です。

手軽に利用できる分機能は限られていますが、簡易的な要約であれば十分に役立つでしょう。

４．QuickSummary2.0

QuickSummary2.0は、会話や対話データから重要情報を抽出することに強みを持つAIツールです。

音声データの要約に優れており、コールセンター業務に適しています。通話録音を基にテキスト化し、重要なポイントを抽出する機能が備わっているのが特徴です。

また、複数の会話を一括で処理できるため、大量の通話記録を効率的に整理できます。記録作成の工数を減らしたい場合や、顧客対応の品質向上を図りたい企業に向いているでしょう。
特に、カスタマーサポート部門で活用できる点もポイントです。

５．Gemini

GeminiはGoogleが提供するAIで、文章だけでなく動画やWeb上の情報を要約できる点が特徴で、テキスト、動画、画像など、幅広いソース元から要点を抽出できます。長時間のセミナー動画や製品説明動画の内容を、短時間で理解する際も便利です。

また、Webページ全体を要約する機能もあり、複数のサイトから情報を収集する際の効率を高められます。市場調査や競合分析など、大量の情報に目を通す必要がある業務に最適でしょう。
Googleのアカウントがあれば、無料で試すことができます。

AI要約をビジネスに活用するメリット

中小企業やスタートアップでは、限られたリソースで成果を最大化する必要があります。
AI要約を導入することで、単なる時間の短縮だけでなく、情報の質や伝達力の向上にもつながるでしょう。

ここでは、ビジネスでAI要約を活用する代表的なメリットを3つ紹介します。

１．時間を大幅に節約できる

ビジネスでは、要点整理に多くの時間がかかっています。
会議の議事録作成や長文資料の読み込みが代表例です。AI要約を活用すれば、短時間で要点を把握できます。数時間分の会議内容も数分で処理できるため、たとえば30分かけていた会議整理を大幅に短縮することも可能です。
結果として個人の生産性が向上し、チーム全体の効率化にもつながるでしょう。

２．大量の情報を収集できる

市場調査や競合分析では、短時間で多くの情報に目を通す必要があります。
AI要約を使えば、論文やニュース記事を精読せずとも要点をつかめるでしょう。レポートの重要なポイントだけを効率的に抽出でき、従来10本の記事を読むのに2時間かかっていた作業が、30分程度で完了する可能性もあります。情報収集のスピードと量が向上することで、ビジネスの判断の精度を高められるのもメリットです。

多角的な視点から検討できるため、リスクの見落としを防ぐ効果も期待できるでしょう。

３．要点を伝えやすくなる

AI要約を活用すれば、より要点を明確にして伝えやすくなります。
自分で作成した文章は、無意識のうちに冗長になりがちで伝えたいポイントがぼやけてしまうこともあります。これをAIに要約をさせることで、読み手の理解を助ける分かりやすく整理された文章に整えることができるでしょう。

たとえば、5ページの報告書を重要な点を凝縮した1ページにまとめることで、上司や取引先の理解をスムーズに促すことができます。

担当者の文章力に依存せず一定の品質を保てる点も、ビジネス上の大きなメリットです。

AI要約をビジネスに使う際のデメリット

AI要約は便利なツールですが、注意すべき点も存在します。ビジネスで活用する際は、リスクを正しく理解することが重要です。

ここでは、AI要約をビジネスで使う際の代表的な注意点を解説します。

文脈の読み違えや情報の欠落が起きる

AIによる要約は高速で便利ですが、必ずしも元の文章を正確に理解しているわけではありません。

生成AIの登場初期に比べると目覚ましい進化を遂げてはいますが、未だに文脈を誤って解釈することもあります。重要な前提条件や補足情報が省略されてしまうケースもあるでしょう。特に抽象的な表現や専門性の高い内容では、意味や意図が変わってしまうリスクがあります。

たとえば、契約書の条件文や技術仕様書の記述では、一部の省略が重大な誤解を招く可能性もあります。そのため、AIの要約結果をそのまま使うのではなく、人の目で内容を確認することが欠かせません。

特にビジネス上の重要な判断材料として使うものをAIに要約させる場合は、原文との照合を徹底しましょう。

情報漏えいやプライバシー侵害リスクがある

AIツールによっては、入力したデータが外部サーバーに送信される仕組みになっている場合があります。

ビジネス文書には機密性の高い内容が含まれることが多くあります。顧客情報や商品の金額、未公開情報などが該当します。セキュリティー対策が不十分なツールを使うと、情報漏えいのリスクが高まる点に注意が必要です。

ビジネスで活用する際は、利用規約を確認してリスクを未然に防げるようにしましょう。

安全性の高いツールを選ぶことで、情報漏えいやプライバシー侵害リスクを抑えられます。可能であれば社内サーバーで動作するツールや、データを学習に使わない明記がある、あるいは、そのような設定ができるツールを選択すると安心です。

AIで効果的に要約するポイント４つ

AI要約の効果を最大限に引き出すには、適切な使い方を理解することが重要です。
ツールの特性を把握し、状況に応じた活用方法を選ぶことで、より質の高い要約を作成できるでしょう。

ここでは、AIで効果的に要約するための実践的な方法を4つ紹介します。

ポイント１：長文は数回に分けて要約する

長文を要約する際は、章や段落ごとに分割して処理するのが効果的です。

AIには、ツールによって一度に処理できる文字数に限界があります。長文をまとめて要約させると、重要なポイントが抜け落ちる可能性がある点に注意してください。

たとえば、1万字を超える資料を要約する場合、セクションごとに要約すると精度が上がります。分割して要約した結果を最後に統合すれば、全体の流れを保ったまま簡潔な要約を作成可能です。また、AIの処理が途中で止まってしまうトラブルも防げるでしょう。

ポイント２：プロンプトで明確に指示を出す

AI要約では、具体的な条件を指定したプロンプトを作成する対策が重要になります。
単純に「要約して」と指示した場合、期待と異なる結果が出ることが多いです。粒度や形式が合わない場合もあります。

たとえば、以下のような形で具体化すると効果的です。

「社内向け」「上司向け」など、トーンやレベル感を指定するのもよいでしょう。最初の出力が不十分な場合は、改善点を伝えて再度指示することで、理想に近い要約に調整できます。

ポイント３：複数のAIツールを使い分ける

業務内容に応じて複数のAIツールを使い分けることで、要約の質が高まります。
AI要約ツールにはそれぞれ得意分野があるので、1つのツールですべてを賄おうとすると、効率や精度が下がる可能性があります。

会議や音声データの要約には議事録作成に強いツール、動画の内容把握には動画URLを読み込めるツールなど、目的に応じて適したAIツールを選ぶことが重要です。
複数のツールを併用することで情報の取りこぼしを防ぎ、より質の高い要約を作成できるでしょう。

ポイント４：人によるファクトチェックを徹底する

AI要約の結果は、必ず人の目で確認してから使用することが不可欠です。

AIが生成する要約は便利ですが、内容が完全に正確とは限りません。文脈の読み違いや事実とは異なる情報（ハルシネーション）が混ざる可能性があります。特に製品名や数値、日付、契約条件など、ビジネス上重要な情報は必ず原文と照らし合わせて確認しましょう。

AIを「下書きや整理の補助」として活用し、最終的な判断や確認は人が行うことをおすすめします。また、目視のチェックの前段階として、複数のAIツールでファクトチェックを行うのもよいでしょう。

要約に使うAIツールを選ぶ際のポイント３つ

AI要約ツールを選ぶ際は、自社の業務に適したものを見極めることが重要です。機能が豊富でも、実際の業務で使いこなせなければ意味がありません。

ここでは、要約に使うAIツールを選ぶ際の代表的なポイントを3つ紹介します。

１：「入力形式」が用途に適しているか

自社が要約したい情報の形式に対応したツールを選ぶことが重要です。
AIツールによって対応している入力形式は異なります。テキストのみ対応のものもあれば、PDFやURL、音声・動画に対応しているものもあるでしょう。

主な入力形式と適した業務シーンは以下のとおりです。

• テキスト・PDF：資料やレポートの整理、長文記事の要約
• 音声・動画：会議の議事録作成、セミナー内容の把握
• URL：Web記事やニュース情報の収集、競合調査

自分が要約したい情報の形式に合っていないツールを選ぶと、前処理の手間が増えてしまいます。業務で頻繁に扱う情報の種類を整理したうえで、無理なく入力できるAIを選ぶことが大切です。

２：プロンプトに対して正確な回答が得られるか

AI要約の品質は、プロンプトに対してどれだけ意図通りの要約を返してくれるかに大きく左右されます。
同じ指示を出しても、AIツールによって要約の粒度や表現の正確さには差があります。「結論を先にまとめる」「箇条書きで整理する」といった指示にどこまで正確に応答できるかは、実務で使ううえで重要な判断ポイントです。
そのため、同じ文章・同じ指示で複数のAIを実際に使い比べてみるとよいでしょう。無料トライアル期間を活用すれば、自社に合ったツールを見極めやすくなります。

３：要約内容に誤情報が含まれていないか

要約の精度とセキュリティー対策を事前に確認することが不可欠です。
AIは便利ですが、生成された要約が常に正確とは限りません。文脈の読み違いや事実誤認が起こる可能性もあるでしょう。

特に以下の情報は、誤って要約されると業務上のリスクにつながります。

• 数値データ: 売上金額、予算、目標値など
• 日付情報: 納期、契約期間、スケジュールなど
• 固有名詞: 製品名、企業名、人名など
• 契約条件: 取引条件、支払い条件、責任範囲など

AIツールごとの精度や入力データの扱い方を事前に確認しましょう。学習利用の有無もチェックが必要です。
ビジネスで利用する場合は、AIの出力を鵜呑みにせず、人による確認を前提にしてツールを選ぶことをおすすめします。

まとめ

ビジネスでAI要約を活用すれば、時間の節約や情報収集の効率化につながります。

ビジネスデータベースSansanでは、商談内容をアプリで録音し、そのまま要約・議事録化できる機能を活用できます。これにより、商談後の記録作成の手間を削減し、重要なポイントをすぐに振り返ることが可能です。

さらにビジネスデータベースSansanには、こうした要約機能にとどまらず、顧客データや接点情報を基に営業活動を支援するさまざまな機能が備わっています。AIを活用した分析や情報整理によって、営業活動の質とスピードの向上を後押しします。

AIによって業務を効率化したい方は、この機会にビジネスデータベースSansanの活用を検討してみてはいかがでしょうか。