名刺管理はアナログでできる？メリット・デメリットと具体的方法を解説

アナログで名刺管理を行うメリット

アナログで名刺管理を行う場合のメリットは、次の2つです。

• コストを抑えられる
• 枚数が限られていれば効率的

それぞれ詳しくご紹介します。

コストを抑えられる

アナログの名刺管理では、特別なツールやSaaS（Web上のサービス）を利用しないので、コストを抑えることができます。かかるコストは、名刺ホルダーや名刺ボックスの購入費用のみで、必要な道具を買いそろえたら、すぐにでも名刺管理を開始できる点がメリットです。

枚数が限られていれば効率的

アナログによる管理は、保管する名刺の枚数が少ない場合に向いています。

新規顧客ではなく既存顧客との取引がメインの企業の場合、社内で保管している名刺の枚数は数枚、もしくは多くても数十枚程度でしょう。

名刺の枚数が限定的であれば、利用頻度の高い名刺をファイリング・ラベリングして、すぐに確認できる状態にすることで効率的に管理できます。

アナログで名刺管理を行うデメリット

アナログで名刺管理を行うデメリットは、次の4つです。

• 紛失リスクがある
• 社内で共有しづらい
• 携帯しづらい
• デジタル管理に比べて検索性が低い

顧客情報を適切に管理するためにも、デメリットを正しく理解しておくことが重要です。

紛失リスクがある

アナログで名刺を管理している企業では、外出する際に名刺を持ち出したり、もらった名刺を情報共有のために社員同士で共有したりする必要があります。その際、名刺を物理的に紛失するリスクが生じます。
名刺の紛失による情報漏えいが起こると、取引先との信頼関係が崩れることがあります。最悪の場合は、企業が社会的信用を失う可能性もあるでしょう。社外に名刺を持ち出す際は、細心の注意を払う必要があります。

社内で共有しづらい

名刺をアナログで管理すると、社内で共有しづらいというデメリットも生じます。

名刺を受け取った社員が自分で管理するケースが多いため、情報の属人性が高まり、チームでの営業活動に活用しづらくなります。

数社から数十社の名刺を管理する場合は、アナログでも運用できますが、それ以上になるとデメリットが目立ってくる点には注意してください。

携帯しづらい

アナログでの名刺管理に名刺ホルダーやノートを活用すると、自分好みにカスタマイズすることが可能になり、コンパクトにまとめることができます。しかし、名刺が増えてくると物理的なスペースを取ることになります。持ち運びも困難になり、外出先で迅速に確認することは難しくなるでしょう。

また、必要な名刺だけを持ち歩く場合、名刺を頻繁に出し入れする作業が必要になり、紛失のリスクも高まります。

デジタル管理に比べて検索性が低い

アナログな管理方法は、名刺が増えるにつれて作業が煩雑になります。また、手元にある名刺をきれいに整理し、ファイリングやラベリングを行ったとしても、大量の名刺の中から特定の名刺を探そうとすると時間がかかってしまいます。

デジタルの名刺管理ツールには検索機能が搭載されているため、氏名や社名といった情報から目的の名刺を探しやすくなります。また、外出先でスマートフォンやタブレットからもアクセスが可能です。

アナログでの名刺管理方法

アナログで名刺管理を行う方法には、次の3つがあげられます。

• 名刺ホルダーを活用する
• ノートを活用する
• 属性・ジャンルに分類する

それぞれの方法を詳しくご紹介します。

名刺ホルダーを活用する

名刺ホルダーを使った管理は、オーソドックスな方法です。五十音順やジャンル別に並べたり、色分けしたりなど、自分好みにカスタマイズしやすい点がメリットです。

名刺ホルダーにはいくつかの種類があり、次の4つに分類できます。

• 回転型名刺ホルダー：インデックス順で名刺管理でき、コンパクトにまとめられる
• ファイル型名刺ホルダー：フィルムに名刺を差し込んでいくタイプ。名刺が多い場合は、複数のファイルが必要
• ケース型式名刺ホルダー：大量の名刺をコンパクトにまとめて引き出しや棚に収納できる
• リング式・バインダー型名刺ホルダー：差し替えや追加が行いやすいタイプ

それぞれ特徴が異なるので、管理する名刺の数や状況に応じて使い分けてください。

ノートを活用する

名刺をノートに貼って管理する方法もあります。ノートならスペースがあるので、名刺を受け取った日や出会った場所、名刺を受け取ったシーンなど、詳細な情報を書き込むことが可能です。

ノートに名刺を貼り付ける際は、将来的に名刺の差し替えや情報の更新が必要になる可能性を考慮しましょう。余白なく詰め込むと更新が難しくなるので、一つの名刺の情報欄に余裕を持たせるなどの工夫が必要です。

属性・ジャンルに分類する

アナログ管理で少しでも検索性を高めるために、属性やジャンルで分類する方法もあります。

属性に基づいて名刺を並べ替え、職業や業界ごとに分類することで効率的な整理が可能です。必要な名刺にも素早くアクセスできます。

代表的な分類方法は、次の通りです。

• 五十音順：企業名を五十音順で並べるオーソドックスな方法
• ジャンル別：業種別に分ける方法。業種内で五十音順に並べると検索性が向上する
• 時系列：名刺をもらった日付で並べる方法。五十音順やジャンル別の分類方法と組み合わせる

名刺情報に素早くアクセスするために、複数の分類方法を組み合わせるのも良いでしょう。

まとめ

アナログでの名刺管理は、管理する名刺の枚数が限られている場合に効果的です。

特別なツールの導入が不要なのでコストを抑えられるほか、ノートのあいたところにメモを付け加えて情報を充実させるなどのアレンジも可能です。

一方で、アナログ管理は情報流出のリスクがあり、顧客情報が属人化することで適切な顧客対応が難しくなるなどの課題があります。名刺が増えてくると、管理のための作業も煩雑になるでしょう。

名刺は、企業にとって資産とも呼べる重要なものです。もらった名刺はデスクにしまい込むのではなく、営業や商談に活用してこそ価値を発揮します。将来的に名刺データを一元管理し、全社的に活用するケースを想定しているなら、この機会にデジタル管理へ移行することも検討しましょう。

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