業務報告書とは

業務報告書は、企業や組織の人員が、上司・クライアントといった仕事上の関係者に、業務内容や重要事項を共有するための書類です。業務内容や進捗状況、業務を通じて学んだことなどを記載します。

業務報告書を作成すると、効率的なコミュニケーションと透明性のある組織運営が可能になります。

業務報告書には、次のようにいくつかの種類があります。

業務報告書といっても、種類によって内容は大きく異なるため、目的や状況に応じて最適なものを選択してください。

業務報告書の目的

業務報告書を作成する目的には、次の2つがあげられます。

• 案件の進捗状況を確認するため
• 想定外のトラブルや問題などの業務上の課題を発見するため

案件の進捗状況を確認する

業務報告書には、案件の進捗状況を確認する目的があります。

担当範囲外、もしくは部下をアサインして実務にあたってもらう場合は、プロジェクトの進行具合が把握しづらくなるものですが、業務報告書を確認すれば進捗状況を把握することができます。

業務報告書の作成者自身も、案件が現段階でどのフェーズにあるのかを理解しやすいでしょう。

業務上の課題を発見する

業務報告書では、日常的な業務内容に加えて、トラブルや問題も報告します。これらの報告をベースに、次回以降同じ失敗をしないように対策を練ることが可能です。

業務上の課題を発見し、対策を立てることで、ビジネスの成長につなげられます。トラブルに迅速に対応できれば、顧客満足度も高まるでしょう。

業務報告書を作成するメリット

業務報告書は、作成する過程で業務に関する知識や経験を蓄積できるのがメリットです。蓄積された情報は会社の資産となり、自社のビジネスを成長させるヒントになります。

例えば、プロジェクトを進行していく中で常に問題が生じるところがあれば、それは会社や組織、部署のウイークポイントです。明らかになった課題を解消するために、部下にアドバイスしたり、人員を増やしたりなど、徹底した対策を採ることができます。

また、業務が円滑に進み、コミュニケーションコストを削減できる点も業務報告書のメリットとしてあげられます。暗黙知や経験値を言語化し、共有できれば、新たなアイデアも生まれやすくなるでしょう。完了した作業に修正や変更を加える「手戻り」を減らす効果も得られます。

業務報告書に記入する項目

業務報告書に記載する項目は種類や内容によっても異なりますが、一般的には次のような項目の記載が必要です。

• 作成者名・担当者名
• 宛名
• 作成日時
• 標題
• 業務内容
• 業務に対する成果
• 業務に関する所感
• 今後の計画や目標
• 添付資料
• その他特筆すべき事項

上記はあくまでも一例なので、必要に応じて項目の追加や変更を行ってください。

業務報告書の書き方

業務報告書は、次のステップに沿って作成します。

1. 作成目的を理解する
2. 必要な情報を集める
3. 構成をテンプレート化する
4. テンプレートに沿って記入する

業務報告書を効果的に活用するために、管理する側も手順を覚えておきましょう。

1. 作成目的を理解する

まずは、現在の状況や課題を洗い出したうえで、業務報告書を作成する目的を定めましょう。目的や前提を理解することで、必要な要件を満たした報告書の作成を作成できます。

部署内で情報共有することが目的であれば、業務内容や商談内容、トラブル発生の有無など、必要な項目に絞って作成できます。

また、クライアントに状況を簡潔に説明することを目的とした業務報告書の場合は、案件の進捗状況やトラブル発生の有無、担当者の情報などを記載することも必要です。

事前に目的を共有することで、業務報告書に記載すべき内容を現場レベルで統一できるでしょう。

2. 必要な情報を集める

業務報告書を作成する目的を設定したら、それに基づいて必要な情報を集めていきます。

確認や収集に時間を要するケースも想定されるので、なるべく早めに動き出す必要があります。情報をスムーズに共有できるよう、各部署で連携できる体制を整えておくことも重要です。

慣れるまでは、情報収集と業務報告書作成の業務を分けることが、このステップでのポイントになります。情報を集めながら同時進行で業務報告書を作成すると、無駄が多くなり、記載すべき情報に漏れが出る可能性もあるでしょう。そのため、情報を先に集めることをおすすめします。

3. 構成をテンプレート化する

業務報告書を作成する際は、構成をテンプレート化しておくとよいでしょう。テンプレートを作っておけば、次回以降、必要な情報のみを記入するだけで業務報告書が完成するため、作成業務を効率化できます。

確認する側にとっても、毎回同じ構成であれば、どこをチェックすべきかが明確になります。

業務効率化とコミュニケーションコスト削減の観点から、テンプレートは最終的に確認を行う管理者側で統一されたものを用意するのがポイントです。

4. テンプレートに沿って記入する

ステップ3で作成したテンプレートに沿って、収集した情報を記入していきます。

当事者以外に共有するケースや、会社の資産として残していくことを考慮して、管理者側でのチェックも必要です。誤字脱字がないか、誰が読んでも伝わる内容になっているか、記載項目に過不足はないかなどをチェックしましょう。

業務報告書作成のポイント

業務報告書を作成する際は、次のポイントを意識しましょう。

• 数字を使い具体的に書く
• 簡潔かつわかりやすくまとめる
• 5W1Hを明確にする
• 事実と所感は別記する
• すべての情報を記載する必要はない

数字を使い具体的に書く

「多い・少ない」「高い・低い」など抽象的な表現は、受け取る側によって認識が異なるため、状況を正確に伝えることが難しくなるでしょう。認識のズレをなくすためにも、業務報告書に記載する文章は、数字を入れて具体的な状況を示すことが重要です。

例えば、広告代理店の場合、「キャッチコピーをAからBに変更したら、クリック率が1%上昇した」のように、状況を具体的に記入します。

数字を使うことで、業務報告書を読む人に対して、同じ情報を正確に伝えることが可能です。

簡潔かつわかりやすくまとめる

受け取る側が業務報告書の内容をすぐに理解できるよう、簡潔にまとめることも重要です。小見出しを入れたり、事例が多い場合は箇条書きでまとめたりしましょう。

また、作成した業務報告書をほかの部署やクライアントが確認する場合は、なるべく専門用語や略語を使わずにまとめます。例えば、「CTRが3%改善」と書くよりも、「クリック率は前月比3%上昇」と記載したほうが、前提知識や専門知識がない人にも伝わりやすいでしょう。

WordやExcelを使って作成する際は、フォントや文字サイズにも気を付けて、読みやすさを意識します。

5W1Hを明確にする

業務報告書内の記述では、5W1Hを明確にすることが必要不可欠です。ビジネスで情報を伝える基本となる5W1Hとは、Who・When・Where・What・Why ・Howの頭文字を取ったフレームワークを指します。

5W1Hを意識すると、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」が明確になります。

当事者はこうした情報を省いて書きがちですが、担当者以外が確認するケースや時間がたって再確認するケースを想定して、5W1Hを使って文章を書くように統一しましょう。情報を過不足なく正確に伝えられるだけでなく、コミュニケーションコストの削減にもつながります。

事実と所感は別記する

業務報告書の内容によっては、事実と所感を両方記載するケースもあります。このとき、事実と所感を混ぜてしまうと、どこまでが事実なのかがわかりづらくなってしまいます。

事実と所感を分けて記載することで、読み手が実際に起こった出来事やデータを事実の項目で確認しつつ、担当者が感じたことや主観的な評価を分けて理解できます。

すべての情報を記載する必要はない

業務報告書には、起こった事象やすべての情報を漏れなく記載する必要はありません。情報量が増えると冗長で読みづらく、要点が不明瞭になるためです。

担当者や観測した事象、業務内容、今後の予定などの記載は欠かせない一方、日常的に行う作業内容や、まとまりのないデータは省いたほうが伝わりやすくなります。

業務報告書は効率的な意思決定や、状況をスムーズに共有するために作成するものです。必要な情報のみを抽出し、重要度に基づいて優先順位を付けましょう。誰が見てもわかりやすい内容の業務報告書になるよう、現場レベルで書くべき内容を統一することが重要です。

業務報告書を導入する際のポイント

業務報告書を導入する際は、次の2つのポイントを押さえておきましょう。

• 目的を全社に共有する
• 業務報告書を電子化して管理する

目的を全社に共有する

業務報告書を作成する際には、書き手が報告書の目的を理解していることが大切です。

「言われたからやる」「義務だから仕方なく書く」という状況になると情報が不足し、内容の薄い業務報告書になりかねません。業務報告書の作成を義務付ける際は、目的を明確に定義し、関係者で共有することが重要です。

従業員に報告書を書かせることがゴールではなく、そこから得られる情報を何に活用するのかを管理者側が理解し、適切に実行できるようにマネジメントしましょう。

業務報告書を電子化して管理する

業務報告書は紙で作成・管理されることも珍しくありませんが、紙でのやりとりや保管は手間がかかり、効率的ではありません。

業務報告書は、日報・週報・月報といった形で定期的に発生する業務であるため、できる限り効率化することが重要です。従業員や管理者の負担が増え、報告書の作成そのものが行われなくなってしまうと、効果的な施策につなげることが難しくなります。

管理負担を削減するには、業務報告書を電子化して管理する方法が効果的です。電子化により、次のようなメリットが得られます。

• 報告書作成を効率化できる
• 外出先などから提出・確認ができるようになる
• 情報の管理や保管がしやすくなる
• 情報のアーカイブ性が高まり、のちに活用しやすくなる
• 情報の編集・修正・加筆がしやすい
• 社内で共有しやすい

業務報告書を作成する際は、電子化ツールの導入もあわせて検討しましょう。

まとめ

業務報告書は、企業や組織の人員が、上司・クライアントなど仕事上の関係者に、業務内容や重要事項を共有するための書類です。案件の進捗状況の確認や、業務上の課題発見を目的として作成されます。

業務報告書を管理する側は、報告書を作成する目的をチーム内にしっかりと共有したうえで、電子化などによる管理工数の削減も検討しましょう。

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業務報告書は、電子化によってさらに効果を高められます。顧客情報と営業活動の管理を同時に実現できるSansanの利用を、ぜひご検討ください。