名刺管理のセキュリティーとは？確認するべきポイントを徹底解説

名刺管理のセキュリティーが重要な理由

DXが加速する昨今、企業における名刺管理のあり方は大きな転換点を迎えています。特に、ハイブリッドワークの普及により、従来の紙ベースの管理からデジタル管理への移行が急速に進んでいるのです。この変化に伴い、名刺情報の安全管理は、企業の重要課題として浮上してきました。以下の3点が名刺管理のセキュリティーが重要な主な理由です。

１．情報漏えい事故と企業リスクの増加

企業における名刺情報の漏えいは、単なる個人情報の流出以上の深刻な影響をもたらします。名刺データには、企業間の取引関係や組織体制といった機密性の高い情報が含まれており、その流出は営業活動に直接的な影響を与えるのです。

【名刺情報に含まれる機密情報の種類】

こうした機密性の高い情報が流出した場合、事業継続に関わる深刻な影響を及ぼす可能性があります。特に、取引先との信頼関係が損なわれることで、長期的な事業展開に支障をきたすリスクが高まるでしょう。

２．法規制強化への対応

2022年4月の個人情報保護法改正により、企業の名刺管理におけるセキュリティー対策は、法令遵守の観点からも重要性が増しています。

このような法規制の強化により、企業は名刺情報の取り扱いに関して、より厳格な管理体制の構築が求められています。特に、デジタル化された名刺データの管理については、技術的・組織的な安全管理措置の実装が不可欠と言えるでしょう。

３．スマートフォンの紛失の可能性

モバイルワークの普及により、スマートフォンでの名刺情報の取り扱いが一般化しています。これにより、端末紛失時の情報漏えいリスクが新たな課題となっているのです。

このようなモバイル環境特有のリスクに対しては、技術的な対策に加えて、利用者への教育と明確な運用ルールの策定が重要となります。

名刺管理の方法別のメリット・デメリット

DXの進展に伴い、名刺管理の手法は大きく変化しています。従来の紙による管理からデジタル化への移行が進む中、セキュリティーの観点から各手法の特徴を正しく理解することが重要です。

以下の4つの方法と、それぞれのメリット・デメリットを紹介します。

１．アナログ名刺管理

従来型の紙の名刺をファイリングする方式は、サイバー攻撃のリスクがないという特徴があります。しかし、物理的な管理には固有の課題が存在してしまうのです。

多くの企業では「物理的な管理が安全」という認識のもと、重要取引先の名刺を紙で保管していますが、実際には情報共有の非効率さや災害時のリスクといった課題を抱えています。

２．無料名刺管理ツール

無料の名刺管理アプリケーションは、導入の手軽さから多くの企業で利用されていますが、セキュリティー面では重大な課題が存在します。

このようなツールでは、特に重要な取引先の名刺情報を管理することは推奨されません。企業としての管理責任を果たすことが困難だからです。

３．名刺管理ツール

名刺管理ツールは、効率的なデジタル化を実現する一方で、セキュリティ対策のレベルはツールによって大きく異なります。企業の規模や取り扱う情報の重要度に応じて、適切なツールを選定することが重要です。

ツール選定の際は、まず自社の情報セキュリティ要件を明確にしましょう。取引先の重要度や、社内のセキュリティポリシーに基づいて、必要な対策レベルを定義します。その上で、コストと機能のバランスを考慮しながら、要件に合致するツールを選択することが大切です。

４．名刺管理ツール以外のサービス

一般的なビジネスツールを名刺管理に転用するケースも多く見られます。しかし、この方法にも固有のリスクが存在します。

これらのツールを利用している企業は多いです。しかし、それぞれ固有の問題を抱えており、業務への支障が考えられます。

５．個人所有デバイスでの管理における問題

個人所有デバイス環境下での名刺情報の管理は、特に慎重な対応が必要です。

費用面の問題から、個人所有のデバイスで名刺管理を行っている企業も多くあるでしょう。しかし、それは上記のリスクがあり推奨されません。他社の重要情報を持っている状態であることを意識し、適切なツール導入を検討してください。

セキュリティーが担保された名刺管理の方法

企業における名刺管理のセキュリティー対策は、システム・運用・体制の三位一体での取り組みが不可欠です。ここでは、実務担当者が具体的に取り組むべき対策について解説していきます。

クラウド型名刺管理システムの活用

名刺管理をクラウドシステムで実現する場合、セキュリティー面で重要となるのが、データの保管場所とアクセス制御の問題です。

クラウドシステムは、データの一元管理と統合的なセキュリティー対策を実現しますが、サービスによって提供される機能や対策レベルは異なります。システムの選定時には、以下のような点の確認が必要です。

システムの選定時には、データセンターの所在地や認証基盤との連携など、自社のセキュリティ要件との適合性を慎重に確認することが重要です。

社内ルールの整備

セキュリティー対策の実効性を高めるには、明確な社内ルールの整備が不可欠です。特に重要となるのが、名刺情報の取り扱いに関する具体的な指針の策定です。

実際の運用では、これらのルールを形骸化させないことが重要です。定期的な監査や従業員教育を通じて、ルールの実効性を維持していく必要があります。特に、情報セキュリティー部門と法務部門が連携し、最新の法令動向も踏まえたルールの見直しを行うことが必要でしょう。

運用体制の構築

セキュリティー対策の実効性を担保するには、適切な運用体制の構築が不可欠です。具体的には、管理者と利用者の役割を明確化し、日常的な運用から緊急時の対応まで、包括的な体制を整える必要があります。

このように責任の所在をしっかりと決めておくことが、セキュリティー対策を実施する際に重要です。

有料の名刺管理ツールに搭載されている主なセキュリティー機能

名刺管理のデジタル化普及に伴い、セキュリティー機能の重要性はますます高まっています。有料の名刺管理ツールには、企業のセキュリティー要件に応えるさまざまな機能が実装されています。以下の機能を正しく理解し、活用することで、より安全な名刺情報の管理が実現できます。

アクセス制御と認証

システムへのアクセス制御は、情報セキュリティーの基本です。特に名刺管理においては、取引先情報という機密性の高いデータを扱うため、より厳格な制御が求められます。

多要素認証の導入は、セキュリティー強化の基本となります。特に、スマートフォンでの利用が一般的な名刺管理ツールでは、生体認証との組み合わせが有効でしょう。また、シングルサインオンの導入により、パスワード管理の負荷を軽減しつつ、セキュリティーレベルを維持することが可能です。

データ保護対策

名刺情報の保護には、保管時と通信時の両面での対策が必要です。特に、クラウドサービスを利用する場合、データの暗号化は必須の要件となります。

データの暗号化に加えて、重要なのがバックアップ体制の整備です。地理的に分散された複数のデータセンターでの管理により、災害時のデータ保全が可能となります。

監査とログ管理

セキュリティーインシデントの早期発見と、事後の原因分析のためには、適切なログ管理が不可欠です。

これらのログ情報は、定期的な監査において重要な判断材料です。特に、大量のデータアクセスや、通常とは異なる時間帯のアクセスなど、不審な動作を検知するための基礎データとして活用されます。

安全な名刺管理ツールを選ぶポイント

名刺管理ツールの選定は、企業のセキュリティー体制を左右する重要な意思決定です。特に、デジタル化が進む現代においては、運営企業の信頼性やサービスの継続性、セキュリティー対策の実効性など、多角的な評価が必要となります。以下の3つの要素を参考にしましょう。

１．運営会社の概要や評判

名刺管理ツールの信頼性は、運営企業の実績と直結します。特に、機密性の高い企業情報を預けることになるため、運営企業の事業継続性や情報管理体制の評価が重要です。

特に重要なのが、インシデント発生時の対応力です。過去のインシデント対応実績や、事業内容なども、選定の重要な判断材料となります。

２．導入実績

同業他社での導入実績は、サービスを選ぶ上での重要な判断材料となります。「同じような事業を展開している企業で活用されているなら、自社でも使えそうだ」という判断は、極めて現実的なアプローチだからです。

特に注目したいのは、業界ごとの特性に合わせた活用方法です。例えば営業部門が多い企業での情報共有の手法や、製造業での技術部門との連携方法など、同業他社の活用実績を参考にすることで、自社での具体的な運用イメージを描きやすくなります。

ツール選定時は、ベンダーのウェブサイトや公開資料で、業界別の導入事例を確認することをお勧めします。具体的な活用シーンや得られた効果を知ることで、自社での導入検討がより具体的になるはずです。

３．プライバシーマークの有無

個人情報保護への取り組みを示すプライバシーマークの取得は、名刺管理ツールを提供する企業にとって必須の要件です。

これらの認証は、定期的な更新審査が必要となるため、企業の継続的な取り組みを評価する指標としても有効です。

まとめ

名刺管理のセキュリティー対策は、もはや一部の大企業だけの課題ではありません。デジタル化が進む現代において、適切なツールの選定と運用体制の整備は、すべての企業にとって重要な経営課題となっています。

Sansanは、政府機関のセキュリティー評価制度であるISMAPへも対応しており、高度なセキュリティー機能を備えています。

安全管理に徹底した名刺管理ツールをご検討されている方は、ぜひSansanをご検討ください。