案件管理とは？ ツールの活用メリットや具体的な管理方法を紹介

案件管理とは？

案件管理は、営業活動における商談の進捗状況や顧客情報を管理することです。商談の経緯から成約までの流れを記録し、営業部門全体で情報を共有することで、効率的な営業活動を実現できます。

顧客との商談履歴や提案内容、見積もり状況などの情報を可視化すれば、営業担当者の行動を最適化して受注確度を向上させることが可能です。そのため、案件管理は企業の売上目標達成に向けた戦略立案や意思決定の基盤となります。

案件管理に必要な項目・要素

案件管理では、営業活動の効率化と成果最大化のために、複数の重要項目を正確に記録・管理する必要があります。顧客との商談から成約までの一連の流れを把握し、適切なタイミングでアプローチできる体制を整えることが重要です。

必須管理項目をまとめると、以下の通りです。

上記の項目を適切に管理することで、案件の現状把握が容易になり、組織全体での情報共有が促進されます。また、データの分析によって営業戦略の改善点を明確化し、受注率の向上につなげます。

案件管理の方法

案件管理の方法は、企業規模や業務内容に応じて最適な手法を選択します。デジタルツールからアナログな方法まで、さまざまな選択肢の中から自社に合った管理方法を導入することが重要です。

ここでは、具体的な案件管理方法を紹介します。

１．ツールを活用する

専用ツールを活用した案件管理では、自動化された機能により効率的な情報管理が可能です。顧客情報の入力から分析まで、一貫した管理体制を構築できます。

データの分析機能を活用すれば営業活動の改善点を明確化し、戦略的な営業計画を立案できる点もツールの強みです。以下、専用ツールを種類別で紹介します。

CRMツール

CRM（顧客関係管理）ツールは顧客情報を中心とした案件管理を実現し、商談履歴から購買傾向までの顧客管理を可能にするツールです。顧客との接点を一元管理することで、適切なタイミングでの営業アプローチを実現できます。

顧客データの分析機能を活用し、商談成約率の向上や既存顧客の満足度向上につなげます。営業部門だけでなく、マーケティング部門や顧客サポート部門との情報連携が容易です。

SFAツール

SFA（営業支援システム）ツールは営業活動に特化した機能を備え、商談の進捗管理から売上予測まで詳細な案件管理を実現するツールです。営業担当者の行動管理や商談記録の入力を効率化し、営業活動に集中できる環境を整えます。

営業マネージャーは案件の進捗状況をリアルタイムで把握し、適切な指示やサポートを行えます。営業ノウハウの蓄積と共有により、組織全体の営業力向上を目指すことが可能です。

DSRツール

DSR（デジタルセールスルーム）ツールは日報管理と案件管理を連携させ、営業担当者の活動状況と商談進捗を一体的に管理するツールです。営業活動の可視化により、効率的な時間配分と優先順位付けが可能です。

日々の営業活動の記録から、商談の成功パターンや改善点を分析できます。営業担当者の業務効率化と、マネジメント層の意思決定支援を両立します。

２．Excelでの管理

Excelを使用した案件管理は、カスタマイズ性が高く、自社の業務に合わせた管理表を作成できます。基本的な関数やピボットテーブルを活用することで、データの集計や分析が可能です。

導入コストが低く、操作に慣れている人も多いため、スムーズな運用を開始できます。そのため、小規模な営業部門での活用に適しています。

３．Googleスプレッドシートでの管理

Googleスプレッドシートは、クラウド上でリアルタイムの情報共有が可能です。複数の担当者が同時に編集でき、常に最新の情報を確認できる環境を整えられます。

場所を問わずアクセスできるため、外出先からの情報更新が容易です。無料で利用できる基本機能で十分な案件管理ができます。

４．紙やホワイトボードでの管理

紙やホワイトボードといったアナログな管理方法は、視覚的な情報共有が容易で、チーム全体での状況把握に最適です。ホワイトボードを活用することで、日々の進捗状況を一目で確認できます。

小規模なチームでの運用に適しており、ミーティングでの活用がしやすい特徴があります。デジタル化への移行準備段階としての活用も効果的です。

案件管理ツールを活用するメリット

案件管理ツールは営業活動の効率化と組織力の向上を実現する重要なシステムです。営業担当者の日々の活動記録から、経営判断に必要なデータまで包括的な管理を可能にします。

ここでは、具体的なメリットについて解説します。

営業案件の進捗状況をリアルタイムで把握できる

案件の進捗状況をリアルタイムで確認することで、迅速な意思決定と対応が可能です。営業担当者の活動状況や商談の進み具合を随時把握し、必要なサポートを提供できます。

管理画面では案件のステータスや優先度を視覚的に表示し、重要案件への注力を促進します。商談の成約確度を高めるための戦略立案に活用できる点も、案件管理ツールならではのメリットです。

データの共有と連携ができる

営業部門全体でリアルタイムな情報共有が実現し、チームでの案件対応ができるようになります。担当者不在時の対応や引き継ぎがスムーズになり、顧客対応の質が向上します。

部門間での情報連携により、営業戦略の立案や予算計画の策定に活用することが可能です。また、経営層への報告資料作成の工数削減にもつながる点もメリットです。

業務が効率化される

日報作成や案件情報の入力作業が自動化されることで、重複作業を行う量が削減され営業担当者の業務負担が軽減します。

他にも、データ入力の標準化により、正確な情報管理と分析が可能です。営業活動の質が向上し、無駄な時間をなくすことにつながります。

データの活用と分析が容易になる

蓄積された案件データを分析し、成功パターンや改善点を明確化できます。それにより、商談の成約率向上や営業戦略の最適化に向けた施策を立案することが可能となります。

また、グラフやチャートによる可視化機能により、データを視覚的に理解できるようになります。他にも、経営判断に必要な情報を迅速に提供することが可能です。

組織全体で共通の営業手法を確立できる

優秀な営業担当者のノウハウをシステム化し、組織全体で共有できます。新人教育や営業力の底上げに活用でき、組織的な営業体制を構築することが可能です。

標準化された営業手法により、一定水準のサービス品質を維持できる点もメリットです。営業活動の評価基準を明確化し、公平な人事評価をできる体制作りにもつながります。

案件管理ツールの選び方

案件管理ツールの選定では、自社の業務内容や規模に適した機能を持つシステムを選択します。導入目的と予算を明確にし、運用面での負担を考慮した選定が重要です。

ここでは、具体的なツールの選び方について詳しく解説します。

課題解決に必要な機能があるか

現状の業務課題を洗い出し、解決に必要な機能を持つツールを選定することが大切です。基本機能から拡張機能まで、必要性と費用対効果を検討しましょう。

営業部門の要望を集約し、優先度の高い機能から段階的な導入を計画します。また、将来的に機能を拡張する可能性があるかどうかを考慮して選択しましょう。

データ入力や閲覧がスムーズにできるか

ツールの利用に慣れていない従業員が多い場合、直感的な操作が可能な、利用者の負担を軽減できるツールを選びましょう。入力項目の内容をすぐに変更できる、画面レイアウトの調整が可能なツールが望ましいです。

モバイル端末での利用やオフライン機能など、実務に即した使い勝手を重視することが大切です。ツールの機能を最大限生かせるよう、導入する際には検索機能や一括処理機能などの充実度を確認しましょう。

既存システムと連携できるか

すでに既存システムにて案件管理を行っている場合、基幹システムや顧客管理システムとのデータ連携が可能なツールを選定しましょう。例えば、API連携やデータ出力機能など、システム間連携の方式を確認するとよいでしょう。

他にも、セキュリティ基準への適合性やデータバックアップ機能があるかの確認も重要です。将来的なシステム拡張を見据えた、拡張性のあるシステムを重視するのがおすすめです。

案件管理ツールの導入手順・やり方

案件管理ツールの導入は、段階的なアプローチで進めることが重要です。現状分析から本格運用まで、計画的な準備と実行が成功の鍵となります。

ここでは、具体的な導入手順について解説します。

STEP１．現状分析と課題の洗い出し

まず、営業部門の業務内容を詳細に分析し、具体的な改善点を特定しましょう。部門ごとのヒアリングを実施し、現場の要望や課題を明確化します。

優先度の高い課題から改善計画を立案し、具体的な目標値を設定することが大切です。現状の業務フローを可視化し、改善が必要な箇所を特定します。

STEP２．必要な機能・費用・導入スケジュールの決定

次に、必要機能のリストアップと予算計画の策定を行い、具体的な導入スケジュールを作成します。各部門の要望を反映した機能要件を定義し、優先順位付けを行いましょう。

導入期間と必要な人員配置を明確にし、段階的な導入計画を立案することが大切です。予算と期間の制約を考慮した、実現可能な計画を策定しましょう。

STEP３．管理ツールの導入準備

システム環境の整備とデータ移行計画の策定を行い、具体的な準備作業を開始します。既存データの整理と移行ルールを決定し、テスト環境を構築しましょう。

運用ルールとマニュアルを作成し、利用者への説明会を実施することがツール利用の定着につながります。セキュリティ対策と権限設定を行い、安全な運用環境を整備しましょう。

STEP４．試験運用の実施

一部の部門で試験運用を開始し、実際の業務での使用感を確認します。利用者からのフィードバックを収集し、改善すべき点を特定しましょう。

運用ルールの妥当性を検証し、必要に応じて修正を加えます。本格導入に向けた課題を洗い出し、対策を講じることが大切です。

STEP５．本格導入と社内教育

全社での本格運用を開始し、利用者向けの教育プログラムを実施しましょう。部門ごとの利用状況をモニタリングし、必要なサポートを提供します。

運用マニュアルを配布し、定期的な研修会を開催することが重要です。システム管理者を育成し、持続的な運用体制を確立しましょう。

STEP６．効果測定と改善

導入効果を定量的に測定し、具体的な改善点を特定しましょう。利用状況のデータを分析し、運用ルールの最適化を図ります。

導入後はちゃんと効果が出ているか、定期的なミーティングを開催し、改善提案を収集することが大切です。継続的な改善活動により、システムを有効活用できます。

まとめ

案件管理ツールの導入は、営業活動の効率化と組織力の強化に大きく貢献します。名刺情報と案件情報の連携などにより、顧客との接点を漏れなく管理し、商談機会の最大化を実現できます。

効果的な活用には、現状分析から運用定着まで計画的な導入ステップを踏むことが重要です。組織全体での情報共有と活用を促進することで、営業パフォーマンスの向上につながります。

Sansanは、名刺管理を超えた営業DXサービスです。名刺やメールといった接点から得られる情報を正確にデータ化し、全社で共有できるデータベースを構築します。顧客データの一元管理や、リアルタイムな情報更新により、戦略的な営業活動を実現することが可能です。

案件管理の効率化と営業力の強化をお考えの方は、ぜひSansanをご検討ください。