もらった名刺のアナログ・デジタル別整理方法５選｜おすすめ手法ポイントを徹底解説

名刺に必要な情報を書き込む

名刺をもらったら、まずは「情報」を書き込みましょう。名刺に必要な情報は以下の3点です。

1. 会った日付（例：2016.9.1）
2. 会った場所（例：東京・池袋）
3. 仕事の要件（例：新商品について）

また、必要があれば、特徴的なエピソードなども付け加えておくと良いでしょう。初対面の人の場合、その人の趣味や、見た目の特徴などを書いておくと、後日話をするきっかけになります。

もらった名刺はいつ整理するか

もらった名刺は、できればその日のうちに整理するようにしましょう。人の記憶は曖昧なものです。会った日付やエピソードは、その日のうちは思い出せるものの、時間がたつほど思い出せなくなります。そのため、もらった名刺は「その日のうち」に整理することを心がけましょう。

1年に一度は名刺の整理をする

さまざまな折に名刺交換をしていると、受け取った名刺が想像以上に多くなってきます。そこで、1年に一度は名刺の整理をする習慣をつけましょう。特に名刺ホルダーやノートなど、アナログな方法で名刺管理をする場合、名刺が増えてくると場所を取ってしまいます。その場合、めったに会うことがない人の名刺は別の保管場所に移動させる、名刺を交換してから会っていない人の名刺は思い切って処分するといった対処法を考えます。ただし、処分する場合、名刺には個人情報が記載されているため、そのままゴミ箱に捨てず、シュレッダーにかけるなどしてから処分しましょう。

名刺のアナログ管理の方法

ここからは具体的な名刺管理の方法を見ていきます。まずはアナログ管理の方法です。

名刺ホルダー

名刺管理で最も多くの人が取り入れているのが、「名刺ホルダー」を使った方法です。クリアファイルなどの名刺ホルダーに入れるか、ボックス型の名刺ホルダーを使い管理します。会社順に分けたあと、名前を50音順に分けて保管するのが基本です。

ただし、クリアファイル型の名刺ホルダーで保管した場合、50音順の途中に挿入するときに手間がかかるというデメリットもあります。その場合、ボックス型の名刺ホルダーで管理すると、入れ替えの手間が省けます。

名刺ホルダーを使った名刺管理はアナログな方法のため、導入しやすい反面、名刺を探すのに時間がかかるデメリットがあります。名刺探しの時間を削減したい場合は、デジタル化も視野に入れるべきでしょう。

名刺ボックス

名刺ボックスは、業種・会社別などに分類しやすい、インデックス付きのボックスを使用する管理方法です。あらかじめ分類項目を決めてタブで区切ることで、効率的かつ定期的な整理が容易になります。300枚～500枚程度の大容量を保管できるため、ビジネス交流が多い人に最適な方法です。

名刺ホルダーと比較すると、ボックス型は名刺の出し入れがしやすく、分類の変更や追加にも柔軟に対応できるメリットがあります。ただし、保管場所を多く必要とすることや、持ち運びには適さない点に注意が必要です。

ノート

名刺ホルダーと同じくアナログな名刺管理の方法に、「ノート」を使った方法があります。ノートを使った名刺管理のメリットは、コストが安い、管理が簡単などが挙げられます。

名刺管理に使用するノートはA4、もしくはB5を使います。A4なら1ページあたり10枚（縦5枚×横2枚）、B5なら1ページあたり8枚（縦4枚×横2枚）の名刺を貼ることができます。書類サイズの汎用性を考えると、A4ノートを使うのがおすすめです。

ノートを使った名刺管理では、グループごとに貼っていくのがコツです。ただし、ノートを使った名刺管理では、50音順での整理はできません。50音順での整理をしたい場合は、名刺ホルダーを使うか、デジタル化をした名刺管理がよいでしょう。

名刺のデジタル管理の方法

名刺のアナログ管理に限界を感じた場合、デジタル管理への移行を検討しましょう。
デジタル管理には、検索性の向上、社内での情報共有、バックアップによる紛失リスクの低減など、多くのメリットがあります。ここでは代表的なデジタル管理の方法を紹介します。

Excel・スプレッドシート

Excelやスプレッドシートは初期コストがかからずに始められ、必要な項目（営業メモ・商談履歴など）を自由にカスタマイズできる方法です。フィルターや並べ替え機能を使えば、必要な情報を素早く抽出でき、CSV出力など他システムとの互換性も高いのも特徴です。

すでに多くの企業で使用されているツールであるため、導入のハードルが低く、社内での共有もスムーズに行えます。

ただし、データ入力の手間や、複数人で同時編集している場合のデータ整合性には注意が必要です。

名刺管理ツール・アプリ

名刺管理ツールやアプリでは、カメラ撮影だけで自動テキスト化される機能が搭載されているものもあり、手入力の手間を大幅に削減できます。一度入力すれば複数のデバイスから閲覧できるため、多人数で共有するのに便利で、社内全体での顧客情報活用が促進されます。

多くの名刺管理ツールには、検索機能やタグ付け機能、連絡履歴の管理機能などが標準搭載されています。クラウドベースのサービスであれば、自動バックアップやセキュリティ対策も充実しており、個人情報の安全な管理が可能です。

また、CRMシステムや営業支援ツールとの連携機能を持つものも多く、名刺情報を起点とした包括的な顧客管理を実現できます。無料プランから始められるサービスも多いため、まずは小規模で試してから本格導入を検討するのも良いでしょう。

デジタルで名刺を整理するポイント

デジタルで名刺を管理する際は、単にデータ化するだけでなく、効果的な整理方法を取り入れることで、その効果を最大化できます。適切な整理により、必要な顧客情報への素早いアクセスが可能になり、商談機会の創出や既存顧客との関係強化につながるのです。

以下のポイントを意識し、戦略的な名刺管理を行いましょう。

詳細な商談内容の入力をすぐ行う

名刺をデジタル化する際は、初回の接点内容や印象的な会話をすぐにメモすることで、次回の商談時に活用できるようになります。また、「見込み度」「業界」「役職」などのタグ付けを行えば、後からターゲットを絞ったアプローチが可能になり、営業効率の向上につながります。

記憶が鮮明なうちに詳細情報を入力することで、将来の営業活動において貴重な情報資産として活用できます。定型化されたメモフォーマットを作成しておくと、入力の効率化も高まります。

個人情報漏えいリスクの少ない方法で管理する

デジタル名刺管理においては、個人情報保護の観点から適切なセキュリティ対策が不可欠です。まず、暗号化機能や定期的なバックアップ機能を備えた高セキュリティ対応のツールを選択することで、データ消失や外部からの不正アクセスリスクを大幅に軽減できます。

さらに、ツールを導入する際は、役職・部署に応じたアクセス権限設定を行い、必要な人だけが必要な情報を閲覧できる環境を構築することが重要です。これにより、営業戦略に応じた情報の段階的な共有が可能になり、新規開拓や既存顧客深耕など、目的に応じた効果的な顧客アプローチを実現できます。

適切なセキュリティ対策により、安心して顧客情報を蓄積・活用でき、長期的な顧客関係構築における競争優位性を確保することができるでしょう。

名刺を上手に管理するための3つのポイント

効果的な名刺管理を行うためには、単に保管方法を決めるだけでなく、継続的な運用を意識したポイントを押さえることが重要です。
以下の3つのポイントを実践することで、名刺を真の営業資産として活用できるようになります。

１．名刺に必要な情報を書き込む

名刺をもらったら、まずは以下のような「情報」を書き込みましょう。名刺に必要な情報は以下の3点です。

• 会った日付（例：2016.9.1）
• 会った場所（例：東京・池袋）
• 仕事の要件（例：新商品について）

• また、必要があれば、特徴的なエピソードなども付け加えておくと良いでしょう。初対面の人の場合、その人の趣味など、会話した内容を書いておくと、後日話をするきっかけになります。

２．受け取ったらすぐにデジタル化する

名刺を受け取ったら、可能な限りその日のうちにデジタル化することで、紛失リスクを回避し、検索可能な状態にして業務効率を高められます。

デジタル化によりチーム内での情報共有が進み、組織全体での営業力強化にもつながります。

スマートフォンアプリを併用すれば、外出先でもすぐにデジタル化でき、帰社後の事務作業の手間を大幅に削減できます。

３．定期的な整理とバックアップを実施する

蓄積された名刺データの価値を維持するためには、定期的な整理とバックアップが不可欠です。古い情報の更新し、重複データの統合を行うことで、長期的な顧客関係管理を可能にします。

月次や四半期ごとの定期メンテナンスを習慣化することで、常に価値の高い顧客データベースを維持できます。

まとめ

もらった名刺を上手に管理する3つの方法を紹介しました。名刺管理にはアナログなものとデジタルを駆使した方法があり、それぞれメリットとデメリットがあります。自分に合った名刺管理の方法を取り入れて、仕事をより快適に進められるようにしていきましょう。

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