もらった名刺を上手に管理する3つの方法

名刺に必要な情報を書き込む

名刺をもらったら、まずは「情報」を書き込みましょう。名刺に必要な情報は以下の3点です。

1. 会った日付（例：2016.9.1）
2. 会った場所（例：東京・池袋）
3. 仕事の要件（例：新商品について）

また、必要があれば、特徴的なエピソードなども付け加えておくと良いでしょう。初対面の人の場合、その人の趣味や、見た目の特徴などを書いておくと、後日話をするきっかけになります。

もらった名刺はいつ整理するか

もらった名刺は、できればその日のうちに整理するようにしましょう。人の記憶は曖昧なものです。会った日付やエピソードは、その日のうちは思い出せるものの、時間が経つほど思い出せなくなります。そのため、もらった名刺は「その日のうち」に整理することを心がけましょう。

1年に一度は名刺の整理をする

さまざまな折に名刺交換をしていると、受け取った名刺が想像以上に多くなってきます。そこで、1年に一度は名刺の整理をする習慣をつけましょう。特に名刺ホルダーやノートなど、アナログな方法で名刺管理をする場合、名刺が増えてくると場所を取ってしまいます。その場合、滅多に会うことがない人の名刺は別の保管場所に移動させる、名刺を交換してから会っていない人の名刺は思い切って処分するといった対処法を考えます。ただし、処分する場合、名刺には個人情報が記載されているため、そのままゴミ箱に捨てず、シュレッダーにかけるなどしてから処分しましょう。

名刺の管理方法

ここからは具体的な名刺管理の方法を見ていきます。

名刺ホルダー

名刺管理で最も多くの人が取り入れているのが、「名刺ホルダー」を使った方法です。クリアファイルなどの名刺ホルダーに入れるか、ボックス型の名刺ホルダーを使い管理します。会社順に分けたあと、名前を50音順に分けて保管するのが基本です。

ただし、クリアファイル型の名刺ホルダーで保管した場合、50音順の途中に挿入するときに手間がかかるというデメリットもあります。その場合、ボックス型の名刺ホルダーで管理すると、入れ替えの手間が省けます。

名刺ホルダーを使った名刺管理はアナログな方法のため、導入しやすい反面、名刺を探すのに時間がかかるデメリットがあります。名刺探しの時間を削減したい場合は、デジタル化も視野に入れるべきでしょう。

ノート

名刺ホルダーと同じくアナログな名刺管理の方法に、「ノート」を使った方法があります。ノートを使った名刺管理のメリットは、コストが安い、管理が簡単などが挙げられます。

名刺管理に使用するノートはA4、もしくはB5を使います。A4なら1ページあたり10枚（縦5枚×横2枚）、B5なら1ページあたり8枚（縦4枚×横2枚）の名刺を貼ることができます。書類サイズの汎用性を考えると、A4ノートを使うのがおすすめです。

ノートを使った名刺管理では、グループごとに貼っていくのがコツです。ただし、ノートを使った名刺管理では、50音順での整理はできません。50音順での整理をしたい場合は、名刺ホルダーを使うか、デジタル化をした名刺管理がよいでしょう。

デジタル化の方法とメリット

最後が名刺をデジタル化して管理する方法です。

名刺をデジタル化して管理するメリットには、大量のデータを持ち運べることが挙げられます。また、デジタル化しているため、名刺を紛失するリスクも少ないです。さらに、画像を文字データとして登録するため、検索性に優れていることもメリットとしてあげられます。

デメリットは、過去に受け取った名刺の取り込みに時間がかかることです。そのため、新しく名刺をもらった分のみをデジタル化し、過去にもらった分に関しては、必要が生じた際に行うといったことをおすすめします。

まとめ

もらった名刺を上手に管理する3つの方法を紹介しました。名刺管理にはアナログなものとデジタルを駆使した方法があり、それぞれメリットとデメリットがあります。自分に合った名刺管理の方法を取り入れて、仕事をより快適に進められるようにしていきましょう。