営業の案件管理とは？管理項目から効果的な管理法まで完全解説

営業における案件管理とは？

営業活動において、案件管理は売上予測や業務効率化の基盤となります。具体的な商談可能性のある企業や会社との接点から成約までの営業プロセス全体を可視化し、その進捗や詳細を管理することが重要です。戦略的な営業活動の実現には、適切な案件管理が欠かせません。

案件管理が必要な理由

効果的な営業活動には、適切な案件管理が欠かせません。案件管理が必要な理由には、主に以下の3点が挙げられます。

まず、営業活動の可視化により、どの案件がどの段階にあるのかを正確に把握できます。
次に、案件の進捗状況や確度から、より精度の高い売上予測を立てることが可能です。
最後に、営業担当者の活動状況を客観的に評価し、適切なサポートや指導につなげることができます。

これらの目的や効果については、後ほど具体的に解説していきます。

そもそも営業案件の定義とは？

案件と見込み客は、しばしば混同されがちですが、明確な違いが存在します。見込み客は単なる営業対象としての可能性がある状態を指すことである一方で、案件は具体的な商談の可能性が見込まれる状態を意味します。この違いを理解することで、効率的な営業活動が実現できるでしょう。

案件として扱うための判断基準には、以下の要素が含まれます。

これらの要素を満たさない段階では、まだ見込み客の段階と捉えるべきです。案件化に向けては、顧客の課題やニーズの深堀り、予算策定の支援など、戦略的なアプローチが必要となります。

営業案件のプロセスの基本は、アプローチから成約までの一連の流れを指します。

アプローチ段階では、まず事前の企業研究が重要です。業界動向や企業の課題を十分に理解した上で、適切なキーパーソンへの接触方法を検討します。初回面談では、企業の具体的な課題を引き出すことに注力しましょう。

課題ヒアリング段階では、業界特有の課題を深く理解することが求められます。具体的な数値目標の確認を行いながら、予算策定のタイミングを見極めることが重要です。この段階で得られた情報は、後の提案内容を左右する重要な要素となります。

提案段階では、それまでに収集した情報を基に、具体的な解決策を提示していきます。単なる機能説明ではなく、導入後のROIや具体的な業務改善効果を示すことが重要です。また、競合他社との差別化ポイントを明確にし、自社ソリューションを選ぶ必然性を説得力を持って伝えることが求められるでしょう。

交渉段階では、予算や導入時期、契約条件など、具体的な条件調整が行われます。この段階では、決裁者との直接的な対話が特に重要です。導入に向けた具体的なスケジュールを提示しながら、社内での合意形成を支援することで、スムーズな意思決定を促すことができます。

クロージング段階は、最終的な合意形成と契約締結を目指す重要なフェーズとなります。契約書の作成では、それまでの交渉内容を漏れなく反映することが大切です。具体的な導入スケジュールの確定や支払条件の最終調整なども、この段階での重要なタスクです。

これらの各段階において、次のステップに進むための判断基準を明確にしておくことで、より効率的な案件管理が可能となります。特に、営業担当者の主観的な判断に頼りすぎず、客観的な指標に基づいた進捗管理を行うことが、成約率の向上につながるでしょう。

営業における案件管理の目的

適切な案件管理は、営業活動の成功に不可欠な要素となるでしょう。単なる商談情報の記録だけでなく、組織全体の営業力強化や経営判断の基盤として、その重要性は年々高まっています。
ここからは、主要な目的について詳しく解説していきます。

営業活動の可視化と効率化

案件管理の最も基本的な目的は、営業活動の可視化と効率化にあります。案件の進捗状況をリアルタイムで把握することで、適切な判断と対応が可能となるでしょう。例えば、停滞している案件への早期対応や、成約確度の高い案件への経営資源の集中など、より戦略的な営業活動を展開できます。

さらに、営業活動の無駄を削減し、重要案件への注力も実現できるはずです。具体的には、過去の類似案件データを分析することで、効果的なアプローチ方法の特定や、商談期間の最適化なども可能となっています。

売上予測の精度向上

売上予測の精度向上も案件管理の重要な目的です。案件の確度や金額を正確に把握することで、より信頼性の高い売上予測が可能となるでしょう。これは、経営判断の基礎となる重要な情報となります。

具体的には、商談の成約時期を適切に予測し、それに基づいたリソース配分の最適化を実現できます。過去の案件データと照らし合わせることで、より精度の高い予測モデルの構築も可能となるでしょう。

組織全体での情報共有と連携強化

案件情報を組織全体で共有することで、より効果的な営業活動が展開できます。例えば、営業チーム内でのナレッジ共有や、成功事例の横展開が容易になるでしょう。また、上司や同僚からの適切なアドバイスやサポートも、タイムリーに得られるようになります。

特に、部門を越えた連携により、顧客により良い提案・対応が実現できるはずです。技術部門との仕様確認や、製造部門との納期調整など、組織横断的な協力体制の構築が可能となります。これにより、顧客満足度の向上と、成約率の改善が期待できるでしょう。

営業案件の管理における主な項目

案件管理を効果的に行うためには、適切な管理項目の設定が不可欠です。ここでは、基本情報、商談進捗、数値管理の3つの観点から、重要な管理項目について解説していきます。

基本情報管理項目

基本情報は、案件管理の土台となる重要な要素です。企業や担当者の情報を正確に把握し、競合状況も含めた包括的な情報管理を行うことで、より的確な営業戦略の立案が可能となります。

基本情報の管理においては、単なるデータの記録以上の意味があります。

例えば、企業情報は関連会社や業界動向ともひもづけて把握することで、より広範な提案機会の創出につながるでしょう。また、担当者情報は人事異動や組織変更にも注意を払い、定期的な更新が必要です。特に競合状況については、提案戦略に直結する重要な情報として、営業担当者間での共有と分析が欠かせません。

商談進捗管理項目

商談進捗の管理は、案件の現状把握と今後の展開を予測する上で重要です。各案件がどの段階にあり、次にどのようなアクションが必要かを正確に把握することで、効率的な営業活動が実現できます。

商談進捗の管理では、現状の記録に加えて、次のアクションまでを見据えた情報整理が重要となります。特に商談ステージの判断には、客観的な基準を設けることで、組織全体での認識統一を図ることができます。また、確度の判断においては、過去の類似案件データと照らし合わせることで、より精度の高い予測が可能となるでしょう。

数値管理項目

数値管理は、案件の定量的な評価と予測において不可欠です。案件金額や利益率、受注予定時期などを正確に把握することで、より戦略的な営業活動の展開が可能となります。

数値管理項目は、単なる数字の羅列ではなく、案件の質についての評価にも活用できます。
例えば、商談期間が長期化している案件については、その原因分析を通じて商談プロセスの改善につなげることができます。また、利益率の推移を注視することで、価格戦略の見直しや、より効果的な提案方法の開発にも活用できるでしょう。

営業案件管理で使用するツール

営業案件を効率的に管理するためには、適切なツールの選択が重要です。小規模な案件管理から大規模な営業組織まで、案件の規模や組織の特性に応じた最適なツール選定が求められます。

Excel・スプレッドシートの活用

最も一般的な案件管理ツールとして、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトが広く活用されています。初期費用をかけずに導入でき、カスタマイズ性も高いことから、特に中小規模の営業組織での利用に適しています。

ただし、無料ツールならではの注意点もあります。セキュリティ面では、重要な顧客情報の漏えいリスクや、アクセス権限の詳細な管理が難しい点に注意が必要です。
また、同時編集時のデータ整合性の問題や、大量データ処理時の動作の遅さなど、運用面での制約も考慮すべきでしょう。

さらに、組織の成長に伴う課題も存在します。メンバーが増えると、データの入力ルールの統一や、更新状況の管理が複雑化します。また、複数の営業所での利用となると、リアルタイムでの情報共有や、バージョン管理なども課題となってくるでしょう。

このような制約を踏まえた上で、より高度な案件管理が必要となった場合は、専用のSFAツールの導入を検討することが望ましいでしょう。

SFAの活用

SFA（Sales Force Automation）は、より本格的な案件管理を実現するためのツールです。顧客情報の一元管理から商談進捗の可視化まで、営業活動全体を包括的に支援する機能を備えています。

SFAの導入により、営業プロセスの標準化や業務の効率化が実現できます。特に、複数の営業担当者が同時に多くの案件を扱う場合、その効果は顕著となるでしょう。また、営業活動のデータ分析により、より戦略的な意思決定も可能となります。

一方で、導入時には十分な計画と準備が必要です。特に、既存の営業プロセスの棚卸しや、運用ルールの策定、メンバーへの教育など、組織全体での取り組みが求められます。

SFAについては以下の記事で詳しく紹介しておりますので、ぜひご参照ください。

効率的な営業案件管理に欠かせないツール活用と手順

これまで見てきたように、営業案件の管理には、ExcelやGoogleスプレッドシートといった手軽なツールから、SFAのような専門的なシステムまで、さまざまな選択肢があります。そして、組織の規模や案件の特性に関わらず、何らかのツールを活用した体系的な管理が、今や不可欠となっています。

その理由は、人の記憶や感覚に頼った案件管理では、重要な商談機会の損失や、適切なタイミングでの対応の遅れなど、さまざまなリスクが生じるためです。適切なツールを活用することで、案件の進捗状況をリアルタイムで把握し、必要なアクションを適切なタイミングで実施できます。また、営業活動のデータを蓄積・分析することで、より効果的な営業戦略の立案も可能となるでしょう。

ここでは、情報収集から成約に向けた施策まで、ステップごとの具体的な進め方について解説していきます。以下の4つの観点から詳しく見ていきましょう。

STEP1：案件情報の収集と整理

効果的な案件管理の第一歩は、必要な情報を漏れなく収集し、整理することです。特に初期段階での正確な情報収集は、その後の商談の方向性を大きく左右します。初期段階で収集した情報が不十分だと、後になって商談の方向性を大きく修正する必要が生じ、最悪の場合、受注できる見込みのない案件に時間を費やすことにもなりかねません。

以下の情報を漏れなく網羅するようにしましょう。

情報収集においては、表面的なヒアリングにとどまらず、背景にある本質的な課題を把握することが重要です。例えば、予算情報を確認する際は、単に金額を聞くだけでなく、その予算が策定された背景や、投資による期待効果についても深堀りする必要があります。

また、収集した情報は、営業部門だけでなく、技術部門や経営層とも共有できるよう、明確な形で整理・文書化することが重要です。特に技術要件については、自社製品との適合性を早期に判断できるよう、詳細な情報収集が求められます。

STEP2：案件の優先順位付け

限られた営業リソースを最大限に活用するためには、案件の優先順位付けが不可欠です。優先順位は、案件の規模や成約可能性、時期的な要素など、複数の要素を総合的に判断して決定するようにしましょう。

また、優先順位付けは、定性的な判断も含めて総合的に行う必要もあります。例えば、金額は小さくても業界に大きな影響力を持つ企業の案件や、将来の事業展開に重要な意味を持つ案件については、戦略的な観点から優先度を上げて検討することもあるでしょう。

STEP3：商談の進捗管理と共有

商談の進捗を正確に把握し、組織内で共有することは、案件管理の要となります。進捗状況の可視化により、適切なタイミングでの上司のサポートや、関連部署との連携が可能になるのです。

進捗管理では、各ステージでの必須タスクを明確にし、抜け漏れのない商談展開を実現することが重要です。特に商談が長期化する場合は、マイルストーンを設定し、定期的な進捗確認を行うことが推奨されます。

STEP4：成約確度を高める施策の実施

案件の成約確度を高めるためには、戦略的なアプローチと具体的な施策の実行が必要があります。特に重要なのは、顧客の意思決定プロセスを理解し、各段階に応じた適切なアプローチを行うことです。

成約確度を高めるためには、商談の各段階で必要な資料や情報を適切に提供することが重要です。例えば、経営層向けには投資対効果を重視した説明資料を、実務担当者向けには具体的な運用イメージを示す資料を用意するなど、相手に応じたアプローチが必要になります。

また、自社側と競合他社の状況を正確に把握し、管理することも重要です。競合情報や提案内容の差異を分析し、自社の強みを効果的にアピールする戦略を立てることで、成約の可能性を高めることができます。特に重要なのは、顧客の決裁プロセスと、それに影響を与えるステークホルダーを把握することです。キーパーソンへの適切なアプローチと、必要な情報提供を行うことで、スムーズな意思決定を促すことができます。

営業案件を管理するためのポイント

営業案件の管理を成功させるためには、適切な運用ルールの設定と組織全体での取り組みが不可欠です。特に、情報の質と鮮度の維持、部門間の有機的な連携、そして継続的な改善サイクルの確立が重要となります。これらの要素が適切に機能することで、より効果的な営業活動が実現できるでしょう

更新頻度と情報鮮度の維持

案件情報を最新の状態に保つことは、効果的な営業活動の基盤となります。特に重要なのは、どのような情報をいつ更新すべきか、明確なルールを設定し組織全体で順守することです。

情報の古さは、しばしば営業機会の損失や誤った判断につながります。しかし、単に更新頻度を上げるだけでは、かえって現場の負担が増加し、情報の質が低下する可能性があります。重要なのは、案件のステージや重要度に応じた適切な更新ルールの設定です。

したがって、案件管理における情報更新は、「鮮度」と「質」のバランスを考慮した仕組みづくりが大切であるといえるでしょう。

部門間での情報連携体制

営業案件の成功は、社内の各部門との緊密な連携にかかっています。特に技術、経理、製造部門との適切な情報共有体制を構築することで、顧客ニーズへの迅速かつ正確な対応が可能となります。

部門間連携で最も重要なのは、「適切なタイミング」での情報共有です。商談の後半になって初めて技術的な実現可能性を確認するようでは遅すぎます。また、経理部門との価格調整や、製造部門との納期調整も、早期段階から行うことで、より柔軟な対応が可能となるでしょう。

結論として、部門間連携は単なる情報共有の仕組みづくりではなく、案件の成功確率を高めるための戦略的な取り組みとして位置づける必要があります。

PDCAサイクルの実践

案件管理の質を継続的に向上させるには、定期的な振り返りとプロセスの改善が必要です。

しかし、単なる数値の確認や表面的な振り返りでは、真の改善には至りません。例えば、失注案件の分析では、表面的な理由（価格が合わなかった、など）の背後にある本質的な課題（提案価値が十分に伝わっていない、課題把握が不十分、など）を見いだすことが重要です。特に、一見すると成功確率が高いと思われた案件が失注したケースこそ、丁寧な分析が必要でしょう。

また、成功案件からの学びも重要です。なぜその案件では高い利益率を確保できたのか、なぜ競合に勝てたのか、その要因を組織的な知見として蓄積し、共有していく必要があります。この際、営業担当個人のスキルに依存した成功要因と、組織として再現可能な成功要因を区別して分析することで、より実効性の高い改善施策を導き出すことができます。

まとめ

効果的な案件管理は、営業活動の成功を左右する重要な要素です。本記事で解説したように、基本的な管理項目の設定から、ツールの活用、運用ポイントまで、包括的な取り組みが必要となります。特に、情報の鮮度維持、部門間の連携強化、そしてPDCAサイクルの実践は、案件管理の質を高める上で不可欠な要素といえるでしょう。

このような課題に対して、営業DXサービス「Sansan」は、名刺や企業情報、営業履歴を一元管理して全社で共有できるようにすることで、売上拡大とコスト削減を同時に実現します。

特に案件管理機能では、案件の進捗をはじめとするさまざまな情報を簡単に確認できるため、適切なアプローチの実現に役立ちます。また、項目を柔軟にカスタマイズできるほか、簡単な操作で数値集計や分析も行えるため、より戦略的な営業活動の展開が可能です。

これからの営業活動において、効率的な案件管理はますます重要性を増していくでしょう。ぜひSansanの活用を通じて、より効果的な営業活動の実現を目指してみてはいかがでしょうか。