SFAとは？機能やメリット、導入のポイントを詳しく解説

SFA（営業支援システム）とは

SFAの目的は、営業活動の効率化です。ここでは、SFAの概要や、SFAと比較されることが多いCRMとMAなどの業務支援システムについて、違いと特徴を説明します。

SFA＝営業活動を効率化するためのシステム

SFAとは、営業活動を効率化・自動化するシステムで、営業支援ツールとも呼ばれています。

営業活動の情報をデータ化して一元管理、分析することによって、顧客情報や案件情報の管理を効率的に行うことが可能です。

SFAを使うことで一人ひとりの営業活動が可視化され、組織内で共有できます。この結果、個々の営業活動の最適化や、組織のマネジメントが容易になり、組織全体での効率的・効果的な営業活動が可能になります。

CRM・MAとの違い

SFAが営業の効率化を目的としたツールであるのに対し、MA（Marketing Automation）は、リード獲得やリード育成など、マーケティング活動を一部自動化して効率化するためのツールです。また、CRM（Customer Relationship Management）は、顧客との関係性を管理します。

それぞれの具体的な役割は以下の通りです。

• MA：リード獲得・育成など、顧客を獲得する段階をカバー
• SFA：営業部門における見込み顧客の受注業務をサポート
• CRM：顧客・見込み顧客とのコミュニケーションやリピートの促進

SFAに搭載されている主な機能

SFAの主な機能は以下の6つです。

1. 顧客管理機能
2. 案件管理機能
3. 行動管理機能
4. 予実管理機能
5. 商談管理機能
6. レポーティング機能

これらの機能によって組織の営業活動が効率化され、より成果の上がる営業体制の構築を実現できます。それぞれの機能の詳細を見ていきましょう。

顧客管理機能

企業名・住所・電話番号・担当者・決裁者などの基本情報から、商談履歴やクレーム情報まで、顧客情報を一元管理する機能です。

顧客に対する社内での情報共有がスムーズになるほか、セールスの重複を防止し、担当者が変わった場合に円滑な引き継ぎが可能になるなどのメリットが得られます。

案件管理機能

営業の初めの段階から受注までの全プロセスを一元管理する機能です。案件ごとの営業の進捗状況がわかり、案件の内容もすぐに確認できます。

過去の提案内容や見積もりの分析ができ、案件の成約確度、受注予定日、受注商品、金額なども管理できるため、案件ごとの具体的な対策立案にも役立ちます。

行動管理機能

行動管理機能は、営業担当者の日々の活動を可視化する機能です。コール数や訪問件数、商談回数などを一元管理でき、営業プロセスの改善が容易になります。

無駄な行動を削減することで、本来するべきことに集中でき、営業活動の質が高まるでしょう。行動面の良しあしや改善点が明確にわかるので、人事評価にも活用できます。

予実管理機能

売り上げの予測と実績を一元的に管理する機能です。納品予定日や各商品の金額を基に、売上予測や実績、計画との差分を可視化できます。

営業担当者や、部署・顧客・商品・サービスごとの売上予測も可能です。予測と実績の乖離があった際にはすみやかに把握できるため、目標達成のための戦略や営業施策の改善に役立ちます。

レポーティング機能

営業活動や顧客の行動などの多角的なデータを集計し、分析するための機能です。商材別やエリア別の詳細な分析・レポート作成も可能です。

日報や週報をスマホやPCから入力し、タイムラインへ通知する機能を備えているツールもあります。各営業担当者の動きや成果をリアルタイムで共有することで、成果に対する意識の向上を図ることも可能です。

SFAの導入メリット

SFAを導入する主なメリットには、以下の3つがあります。

• 営業プロセスを見える化できる
• 営業活動を効率化できる
• 営業活動を標準化できる

ここでは、それぞれのメリットの詳細を見ていきましょう。

営業プロセスを見える化できる

SFAの機能である案件管理により、営業状況が直感的に把握でき、受注プロセスが可視化されます。これによって、上司からのフィードバックの精度向上や、不要な値引きを避けられるといった効果が期待できます。

上司が業務プロセスを簡単にチェックできると、組織全体のボトルネックの発見と解消が容易になり、結果として売り上げアップにつながります。

また、見られている意識からメンバーの営業意識が向上し、案件の放置が減る、案件ごとにプロセスをしっかり追うようになる、などの効果も期待できるでしょう。

営業活動を効率化できる

SFAの活用により、営業活動のさまざまな面を効率化できます。

例えば、顧客情報、案件情報を一元管理することで、部門をまたいだり、担当が変わったりした際に発生するデータ作成の手間を省略することが可能です。データが散らばっていることで発生していた時間や手間もなくなり、営業に必要な情報を素早く検索できます。

資料や見積もりの作成もツール内で行えるため、事務作業の効率化も図れるでしょう。SFAのレポーティング機能を利用すると、活動報告も迅速に済ませることができます。

営業活動を標準化できる

顧客への訪問記録といった顧客情報の共有に加え、そこから得られたノウハウや顧客情報を組織全体で共有することで、営業活動を標準化できます。蓄積された案件情報や商談情報の分析により、成功確率の高いアプローチ方法を抽出し、営業の再現性を高めることが可能です。

また、SFAの顧客管理機能を活用することで、顧客や案件の情報が組織に行き渡ります。これによって属人的な対応ではなく、担当者によらない均一な対応が実現できるでしょう。

SFA導入時の注意点

SFAは営業効率化に役立つ便利なツールですが、導入しただけで売り上げや営業力が改善するわけではありません。効果的な導入を実現するためには、現行の営業活動の課題や体制の見直しなども必要です。

自社の課題・目的・目標を明確にする

まずは、SFA導入の課題と目的を明確にしましょう。

SFAシステムには多くの種類があり、それぞれ得意とする領域が異なります。そのため、自社に合ったツールを選ばなければ、営業活動の課題を改善できず、最終的なゴールである売り上げ向上などの成果にたどりつきません。

導入を検討する際には「SFA導入の目的」を社内で統一し、営業プロセスを分解して課題のあるポイントを考え、改善したいKPIを定めましょう。

営業プロセスとマネジメントを改善する

SFAを活用するためには、営業プロセスの見直しと改善を行い、正しく運用する必要があります。

例えば、営業マネジャーが役割を果たしていないことで、営業力強化の障壁となっている場合があります。営業プロセスの改善を成功させるためには、営業マネージャーの役割を確認したうえで、部門の売り上げ・利益を向上させるために全体をどう管理すべきかに焦点を合わせ、改善点を検討しましょう。

SFA導入・運用のポイント

SFAの導入後、しっかり活用して運用を定着させるためには、営業スタッフの理解や、データの入力の徹底、データの活用などのポイントがあります。

ここでは、運用を定着させるために留意すべきポイントを確認します。

利用するメリットを理解してもらう

SFAを導入して成果につなげるには、現場担当者が「活用したい」と思えることが重要です。具体的には、以下のようなメリットがあることを示すと良いでしょう。

• SFAの入力データを自動で集計・分析する機能により、資料作成などの手間を省くことができる
• SFAを通じて営業ノウハウを共有し、新たな知識を得て自分のスキルを向上させることが可能である

運用を定着させるには、実際にSFAに慣れ、使いこなしてもらわなければなりません。メンバーのSFAの利用に対する理解を深めてもらうため、まずはメリットを理解してもらいましょう。

今までの業務をSFAに置き換える

SFAの運用を定着させるには、「今までの業務をすべてSFAに置き換える」ことが大切です。名刺管理・スケジュール共有・案件管理などのさまざまな既存のツールをSFA内の機能で一元化し、二重管理といった入力負荷を避けます。

このためには、経営陣や部門長からの明確な指示や、SFAベースでのワークフローへの移行、インセンティブの提供などでSFAを活用する明確な意思を示すなどの方法も考えられるでしょう。

「メリットがあるから、使うのは当然だ」という認識を定着させてください。

営業スタッフをフォローする

SFAの導入と定着のためには、組織的な配慮も必要です。新しいツールが早く定着するよう、研修や日々のサポートを行いましょう。

研修は導入前から実施します。いきなり実務で使う前に、研修で触れて理解しておくことで、導入時の抵抗感が減り、スムーズに運用を進めることができるでしょう。

また、日々のサポートも大切です。浸透をサポートするメンバーとして、システム面の問い合わせを受けるヘルプデスク担当や、部内で使い方をサポートするメンバーを設定しておきましょう。

指導する立場のマネージャーが率先して使用し、ツールに慣れることも重要です。

データを分析・活用する

SFAの導入が成果につながったかどうかを明確に数値として確認することも大事です。そのために、目標の達成度を測るKPIを設定し、現在の数字から逆算する方法で計画を立て、SFAシステムで進捗確認を行いましょう。効果が数字で表されることで、メンバーのモチベーション向上が期待できます。

改善のためのPDCAサイクルを回すことも重要です。SFAの機能で売上進捗や失注状況などのデータをグラフ化し、営業活動の分析と改善に役立てたり、最適な提案先の特定や弱みの把握を行う、などの方法があります。

効果を早めに上げていくことが求められる場合は、SFAのベンダーなどによるコンサルティングサービスやトレーニングコースの活用なども検討すると良いでしょう。

SFAシステムの選び方

SFA製品はオンプレミス型からSaaS型のクラウドサービスまで多種多様です。基本機能は共通するものの、細部には大きな違いがあります。自社の課題解決に合ったソリューションを選定するため、次のポイントを押さえてしっかり検討しましょう

自社の課題解決に向いているか

SFAの導入によって解決したい自社の課題・目的を明確にしたら、SFA製品の選定を行います。参考のため、3種類の課題別にSFAの機能を整理しました。課題解決にあったSFAを選定するための目安にしてください。

案件管理に課題がある場合

• 直感的な操作で案件のフェーズ管理が可能
• 自社の営業体制に合わせたカスタマイズが容易である

ツールによっては、効率的な営業支援ができるためのAI機能を搭載している場合もあります。

関連業務の効率化に課題がある場合

• 関連部門のシステムとの連携が容易である
• MAとの連携や成約後の顧客管理、発注システムなど、営業に対して前後の業務まで効率化できる機能がある

外回りの営業管理に課題がある場合

• スマホ・タブレットからの情報入力ができる
• GPSを活用し、現在地の把握ができる
• 外出先からでも報告やレポーティングが簡単にできる

営業担当者が使いやすいか

SFA製品を選ぶ際は、シンプルで使い勝手の良いインターフェースと、目的や目標に沿った機能に絞り込まれていることが重要です。

操作が簡単であれば、入力負担が軽減され、データの蓄積がスムーズになります。逆に操作が複雑な場合、営業パーソンのモチベーションが低下したり、ストレスが増大したりする原因になりかねません。

「導入したものの使いにくい」などのトラブルを防ぐためには、無料トライアル期間を活用して実際の操作感を確認し、現場の意見を取り入れることも重要です。

また、入力項目を必要最小限に絞り込むことで、運用が定着しやすくなります。必要だと確定したらあとから項目を追加できるので、必要かどうか曖昧な入力項目はいったん外しておくと良いでしょう。

サポートが充実しているか

SFAの導入は一過性のものではなく、継続的なサポートが求められます。中長期的なアフターフォローがあるかなど、ベンダーのサポート体制は必ず確認しておきましょう。

SFAの導入後は、大小の問題やトラブルが起こり得ます。サポート体制が万全であれば、安心して使い続けることができますし、トラブル時にも的確なサポートがあれば、損失を生まずに済むでしょう。

中にはユーザーコミュニティを持つSFAもあります。コミュニティではユーザー同士での自主的なセミナーや意見交換が活発に行われており、困ったときにアドバイスが得られることがあります。コミュニティがある場合、参加を検討してみてください。

価格は適正か

一般的に、多機能なSFAほどコストが高くなります。多機能でも使いこなせなければ意味がないため、機能の必要性や代替になる手段があるかを検討し、予算や期待される費用対効果に見合うシステムを導入するべきです。

オンプレミス型とクラウド型でもコスト構造が異なります。オンプレミス型はライセンス料やメンテナンス費用などが発生しますが、クラウド型は月額費用が高いことが特徴です。

また、管理するユーザー数によって月額料金が上がるなど、製品によって価格体系は異なります。事業計画や組織計画などから、将来的にかかるコストも想定し、トータルで考えて選定をしましょう。

MAツールなど、ほかの必要なツールとの連携はできるか

SFAは、MAツールやチャットツールなどの各種サービスと連携して、データを自動で反映できます。連携により一元管理やより効率の良い活用ができるため、すでに営業活動で使っているほかのツールがある場合、連携ができるかを事前に確認しましょう。

特に、MAツールなどは連携による効果が高く、すでに導入していたり導入を検討している場合は、必ず連携できるかを確認しておきたいものです。

そのほかにも、受発注システムなど、営業活動に関連した業務で使っているツールについては、導入前に連携と機能の調査を行いましょう。関連ツールの活用も含め、選定を行うことで、より高い効果が得られる可能性が高まります。

まとめ

SFAを導入すれば、顧客管理や案件管理、予実管理などが容易になり、営業活動を効率化できます。顧客管理の基盤となるツールとして、MAやほかのツールとも連携すれば、営業プロセス全体の改善が可能になるでしょう。

導入から運用に当たっては、課題を明確にしたうえでツールを選定してください。現場には早い段階でメリットを理解してもらい、サポート体制を構築すると、スムーズな導入を実現できます。

Sansanは、顧客情報を一元管理できるのはもちろん、営業が持つ名刺情報も全社で共有可能です。また、100万件を超える最新の企業情報と20万件の役職者情報を標準搭載しており、新規提案先の検索やキーパーソンの把握、アプローチの優先順位付けなど、営業戦略立案に役立ちます。

営業活動の効率化やデータドリブンな営業活動を実現できるSansanをぜひご活用ください。