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営業報告書とは?書き方や例文を徹底解説【テンプレートあり】

営業報告書とは?書き方や例文を徹底解説【テンプレートあり】

営業報告書は、営業活動の成果を可視化し、今後の戦略に生かすための重要なツールです。本記事では、効果的な営業報告書の書き方から、評価される報告書のポイント、そして最新のツールとの連携まで、幅広く解説します。より効果的な営業活動を目指している方にとって、本記事は必読です。これらの情報を活用して、営業活動を大きく成長させていきましょう。

営業報告書とは

営業報告書は、営業活動の結果や進捗状況を記録し、上司や同僚に共有するための重要な文書です。この報告書は、単なる業務記録以上の意味を持ち、多岐にわたる目的を果たします。

まず、営業報告書を作成することで、自己成長の機会が生まれます。日々の活動を振り返り、分析することで、自身の強みや改善点が明確になるでしょう。また、チームへの貢献という観点からも、報告書は大きな役割を果たします。自らの経験や知見を共有することで、チーム全体のスキルアップにつながるのです。

上司への報告という側面も見逃せません。適切な情報共有により、上司は部下の状況を正確に把握し、適切なアドバイスや支援を行うことができます。さらに、データに基づいた意思決定を可能にするという点も、営業報告書の重要な役割の一つです。蓄積されたデータを分析することで、より効果的な営業戦略の立案が可能になるでしょう。

営業報告書を書くことには、多くのメリットがあります。例えば、自身の活動を客観的に見直すことで、業務の効率化や改善点の発見につながるでしょう。また、上司や同僚との信頼関係構築にも役立ちます。透明性の高い情報共有は、チーム内のコミュニケーションを円滑にし、協力体制の強化につながるのです。

営業報告書には、大きく分けて日報、週報、月報の3種類があります。それぞれ目的や内容が異なるため、適切に使い分けることが重要です。

日報・週報・月報の違い

日報、週報、月報は、それぞれ異なる特徴と役割を持っています。以下の表で、これらの違いを比較してみましょう。

種類

主な報告先

主な記載内容

活用レベル

作成形式

日報

直属の上司

当日の活動詳細、成果

戦術レベル

チャットツールなど

週報

部門長

週間の成果まとめ、課題

戦略レベル

簡易的な報告書

月報

経営層

月次の成果分析、今後の方針

経営レベル

詳細な報告書、図表

日報は、日々の活動を細かく記録するものです。主に直属の上司に報告され、その日の訪問先や商談内容、成果などを記載します。チャットツールなどを使用して、簡潔に作成されることが多いでしょう。

週報は、1週間の活動をまとめたものです。主に部門長などに報告されることが多く、週の成果や課題、次週の計画などを記載します。日報よりも広い視点で活動を振り返り、戦略レベルでの活用が期待されることが多いです。

月報は、1カ月の活動を総括するものです。主に経営層に報告されることが多く、月次の成果分析や今後の方針などを詳細に記載します。図表を多用し、経営判断に活用される重要な資料となるでしょう。

これらの報告書を適切に使い分けることで、効果的な情報共有と業務改善が可能になります。次に、効果的な営業報告書の必要項目と書き方について、詳しく見ていきましょう。

例文付き|効果的な営業報告書の必要項目と書き方

効果的な営業報告書を作成するには、以下の7つの項目を押さえることが重要です。

  1. 事前に設定した目標
  2. 成果・進捗状況
  3. 業務内容・業務時間
  4. 顧客情報・商談内容
  5. 課題点・改善策
  6. 所感
  7. 次の目標

それでは、各項目について詳しく見ていきましょう。

1.事前に設定した目標

営業報告書の最初に記載すべきは、事前に設定した目標です。これは前回の報告時に決めた目標を指し、成果や進捗との比較を可能にする重要な基準点となります。

例えば、「今週の新規顧客獲得目標:5社」や「月間売上目標:1000万円」といった具体的な数値目標を記載することが効果的でしょう。このように明確な目標を設定することで、自身の活動の方向性が定まり、また上司や同僚とも目標を共有できるのです。

2.成果・進捗状況

次に、実際の成果や進捗状況を記載します。ここでは、事前に設定した目標に対して、どの程度達成できたかを明確に示すことが重要です。

成果や進捗状況の記載方法としては、具体的な数字を用いることが効果的です。例えば、「新規顧客獲得:3社(目標達成率60%)」や「月間売上:800万円(目標達成率80%)」といった形で記載すると、一目で進捗状況が把握できます。

また、単に数字を並べるだけでなく、その数字に至った背景や要因についても簡潔に説明を加えると、より深い理解が得られるでしょう。「新規顧客3社のうち2社は紹介経由で、効率的な獲得につながった」といった補足情報も有用です。

3.業務内容・業務時間

業務内容や業務時間の記載は、自身の活動を客観的に把握し、効率化を図るうえで重要な要素となります。ただし、週報や月報の場合は、日報ほど細かい記載は必要ありません。

例えば、週報では「営業訪問:15件(合計20時間)、商談:5件(合計10時間)、資料作成:5時間」といった形で、主要な業務とそれにかけた時間を大まかに記載するのが良いでしょう。月報ではさらに集約し、「営業活動:70%、内部業務:30%」のような割合での表現も効果的です。

4.顧客情報・商談内容

顧客情報や商談内容を報告書に載せることには、大きなメリットがあります。チーム内で情報を共有することで、複数の営業担当者が同じ顧客に対して一貫性のあるアプローチを取ることが可能です。また、上司が全体の状況を把握し、適切なアドバイスを行うことも可能になります。

ただし、顧客情報の扱いには十分な注意が必要です。提出先や閲覧者によっては、詳細な情報をオープンにすることが問題になる可能性もあるため、適切な情報管理が求められます。

例えば、「A社との商談では、新製品Xに強い関心を示された。価格面での懸念があるため、次回訪問時に割引プランを提案予定」といった形で、具体的な内容を記載しつつも、センシティブな情報の取り扱いには注意を払いましょう。

5.課題点・改善策

報告書を作成する期間で直面した課題点と、それに対する改善策を記載することは非常に重要です。これにより、自己改善の機会を明確にし、上司からの適切なサポートを受けやすくなります。

課題点と改善策は、できるだけ具体的に記載することが大切です。例えば、「商談件数が少ない」という漠然とした課題ではなく、「新規顧客へのアプローチ方法が効果的でない」といった具体的な問題点を挙げ、「業界セミナーへの参加を通じて新たなアプローチ方法を学ぶ」といった具体的な改善策を提示するのが良いでしょう。

また、同じ課題点ばかりを繰り返し記載していると、成長が見られないと判断される可能性があります。前回の報告から進展があった点や、新たに気づいた課題点を記載するなど、常に新鮮な視点を持つことが大切です。

6.所感

所感の項目では、その報告期間の営業活動について、自身が感じたことや考えたことを記載しましょう。この部分は、数字だけでは表現しきれない定性的な情報を共有する重要な機会となります。

所感を記載する際は、チームや職場の雰囲気に合わせてトーンを調整することが大切です。例えば、「今月は新規顧客の獲得に苦戦したが、既存顧客からの紹介案件が増加傾向にあり、関係構築の重要性を再認識した」といった形で、課題と気づきをバランスよく記載するのが効果的でしょう。

所感を記載するメリットとしては、上司や同僚との対話のきっかけを作れることが挙げられます。自身の考えを共有することで、新たな視点やアドバイスを得られる可能性が高まるでしょう。

7.次の目標

最後に、次の期間に向けた目標を記載します。ここでは、事前に設定されていた目標がある場合はそれを記載しつつ、実際の業務内容を踏まえた現実的な目標や、最終的な目標から逆算して再設定した目標を記載するのが良いでしょう。

例えば、「来月の新規顧客獲得目標:7社(今月比40%増)」といった具体的な数値目標に加えて、「業界セミナーで学んだ新しいアプローチ方法を実践し、成約率を10%向上させる」といった行動目標を記載することも効果的です。

これらの項目を適切に記載することで、より効果的な営業報告書を作成することができます。次に、わかりやすい営業報告書のポイントについて詳しく見ていきましょう。

わかりやすい営業報告書を作成するポイント

評価される営業報告書を作成するためには、以下の5点を意識することが重要です。

  1. 数字で示す
  2. 客観的な視点で分析する
  3. 5W1Hを網羅する
  4. 売上予測や成約数の着地予想を記載する
  5. 未達の理由を詳細に記載する

それぞれのポイントについて、詳しく解説していきます。

1.数字で示す

営業報告書において、数字で成果を示すことは非常に重要です。達成率、売上額、訪問件数など、具体的な数値で成果を表現することで、報告書の信頼性と説得力が大きく向上します。

例えば、「今月の売上は好調だった」という曖昧な表現よりも、「今月の売上は1200万円で、前月比20%増、目標達成率110%だった」という具体的な数字を示す方が、はるかに明確で評価しやすい内容となります。

さらに、グラフや表を活用して視覚的に分かりやすく表現することも効果的です。例えば、月別の売上推移をグラフ化したり、商品別の販売実績を表にまとめたりすることで、一目で全体像を把握することができるでしょう。

数字を示す際は、単に現状の数値を記載するだけでなく、前年同期比や目標達成率なども併せて記載すると、より深い分析が可能になります。このような多角的な数値の提示は、上司や経営陣の意思決定に大きく貢献するはずです。

2.客観的な視点で分析する

営業報告書の信頼性を高めるためには、客観的な視点での分析が不可欠です。感情的な表現を避け、事実を基に報告することが重要です。

例えば、「顧客の反応が悪く、商談がうまくいかなかった」という主観的な表現ではなく、「提案した3つの製品のうち、Aについては価格面での懸念が示され、BとCについては競合他社の製品との比較を求められた」といった具体的で客観的な記述の方が、状況を正確に伝えることができます。

また、自身の意見や解釈を述べる際も、できるだけ客観的なデータに基づいて評価することが大切です。「市場のニーズが変化していると感じる」といった漠然とした印象ではなく、「過去3カ月間の商談において、環境配慮型製品への問い合わせが30%増加している」といったデータに基づいた分析を提示することで、より説得力のある報告となるでしょう。

客観的な視点で分析することは、自身の営業活動を冷静に見つめ直す機会にもなります。これにより、より効果的な戦略の立案や改善点の発見につながる可能性が高まります。

3.5W1Hを網羅する

5W1Hとは、Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つの要素です。これらの要素を網羅することで、報告内容が具体的かつ明確になり、読み手の理解が深まります。

例えば、「A社との商談が成立した」という簡潔な報告では、重要な情報が不足しています。これを5W1Hの視点で詳細化すると、以下のようになるでしょう。

先週木曜日(When)に、営業部長の田中(Who)が、A社本社(Where)にて、新製品Xの導入(What)について商談を行った。A社が業務効率化を検討していた(Why)ことから、当社製品の特長である自動化機能を中心にプレゼンテーションを行い(How)、最終的に導入の合意を得ることができた。

このように5W1Hを意識して報告することで、状況の全体像を把握しやすくなり、上司や同僚との情報共有がより効果的に行えるでしょう。また、後日この報告を振り返る際にも、詳細な状況を思い出しやすくなるというメリットがあります。

4.売上予測や成約数の着地予想を記載する

上長や経営陣が最も注目する情報の一つが、売上予測や成約数の着地予想です。これらの情報を自ら提示することで、先を見据えた営業活動を行っていることをアピールできます。

予測の方法としては、現在の商談状況や市場動向、過去のデータなどを総合的に分析することが重要です。例えば、「現在進行中の大型案件5件のうち、3件が今月中に成約見込みで、残り2件も来月には決定する可能性が高い。これにより、四半期の売上目標達成率は現在の85%から、最終的に105%程度まで上昇すると予測される」といった具体的な予測を示すことができるでしょう。

また、予測を立てる際には、楽観的なシナリオと保守的なシナリオの両方を考慮し、幅を持たせた予測を行うことも有効です。「最も保守的な見立てでも目標達成率95%、順調に進めば110%達成の可能性がある」といった形で、予測の幅を示すことで、より現実的な見通しを提供することができます。

5.未達の理由を詳細に記載する

目標未達は営業活動において珍しいことではありません。重要なのは、未達の事実を隠したり、うそをついたりせずに、正直に報告することです。そのうえで、未達の理由を詳細に分析し、改善策を提示することが、評価される営業報告書の重要なポイントとなります。

未達の理由を記載する際は、単に外部要因を並べるのではなく、自身の行動や戦略にも目を向けることが大切です。例えば、「景気後退の影響で顧客の投資意欲が減退し、目標達成に至らなかった」という表現よりも、「景気後退の中で顧客のコスト意識が高まっていることを考慮し、価値提案の方法を見直す必要があった。具体的には、導入後のコスト削減効果をより明確に示すことで、顧客の投資判断を後押しできた可能性がある」といった形で、自身の改善点も含めて分析することが望ましいでしょう。

未達の理由を詳細に記載し、そこから導き出される改善策を示すことで、次期の目標達成に向けた具体的なアクションプランを立てることができます。このような前向きな姿勢は、上司や同僚からの信頼獲得にもつながるはずです。

営業報告書のテンプレート

これまで説明してきた要素を踏まえ、効果的な営業報告書のテンプレートを以下に示します。このテンプレートは、月次報告を想定したものですが、日報や週報にも応用可能です。

【月次営業報告書】

報告者:[名前]

報告期間:[年月]

1. 目標と実績

   目標:[具体的な数値目標]

   実績:[達成した実績]

   達成率:[%]

2. 主な活動内容

   - 顧客訪問:[件数]件

   - 商談実施:[件数]件

   - 提案書作成:[件数]件

   [その他の主要な活動]

3. 重要案件の状況

   [主要な顧客や案件について、5W1Hを意識して簡潔に記載]

4. 売上予測・成約見込み

   - 今月の売上予測:[金額](達成率:[%])

   - 次月の売上予測:[金額](目標比:[%])

   - 成約見込み案件:[件数]件(総額:[金額])

5. 課題と改善策

   [直面している課題と具体的な改善策を箇条書きで記載]

6. 所感

   [今月の営業活動を通じて感じたこと、気づいた点など]

7. 来月の目標と行動計画

   目標:[具体的な数値目標]

   行動計画:

   - [具体的なアクション1]

   - [具体的なアクション2]

   - [具体的アクション3]

8. 補足資料

   [グラフや表など、必要に応じて添付]

このテンプレートは、基本的な枠組みです。実際の使用に当たっては、会社の方針や部署の特性に合わせてカスタマイズしましょう

また、日々の営業活動の中で気づいた点や、特筆すべき出来事があれば、適宜項目を追加するなど、柔軟に対応することが大切です。

営業報告書とツールの連携によるメリット

営業報告書の作成と管理を効率化し、さらなる価値を引き出すために、さまざまなツールとの連携が有効です。ここでは、主要なツールとの連携によるメリットについて解説します。

Googleスプレッドシート・Excelとの連携

Googleスプレッドシートや Microsoft Excelとの連携は、数値の集計や分析に非常に有効です。これらのツールを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

・数値データの自動集計:日々の営業データを入力するだけで、月間や週間の集計が自動的に行われます。これにより、報告書作成の時間を大幅に削減できるでしょう。

・目標に対する成果・進捗の可視化:事前に設定した目標値と実績値を並べて表示したり、達成率を自動計算したりすることで、進捗状況を一目で把握することができます。

・グラフや図表の自動生成:集計されたデータを基に、さまざまなグラフや図表を自動生成することができます。視覚的に分かりやすい資料を簡単に作成できるため、上司や同僚との情報共有がより効果的になるでしょう。

・データの蓄積と分析:過去のデータを蓄積し、長期的なトレンド分析や予測モデルの構築に活用することができます。これにより、より精度の高い売上予測や戦略立案が可能になるでしょう。

さらに、Googleフォームなどと併せて運用することで、顧客からのフィードバックや満足度調査の結果を直接スプレッドシートに取り込み、営業報告書に反映させることも可能です。このような統合的なアプローチにより、より包括的で洞察に富んだ報告書を作成することができます。

チャットツールとの連携

特に日報レベルの報告では、Slackや Microsoft Teamsなどのチャットツールを活用する企業が増えています。チャットツールとの連携のメリットは以下のとおりです。

・リアルタイムの情報共有:日々の活動をその場で報告できるため、情報のリアルタイム性が高まります。これにより、チーム全体の状況把握がスピーディーになるでしょう。

・即時的なフィードバック:報告に対して上司や同僚が即座にコメントやアドバイスを返すことができます。これにより、問題の早期発見や迅速な対応が可能になるでしょう。

・情報の検索性向上:チャットツールの検索機能を使用することで、過去の報告や議論を簡単に参照することができます。これは、類似案件への対応や、長期的なトレンド分析にもつながるでしょう。

・他メンバーの報告参照:同僚の営業報告も閲覧できるケースが多いため、他人の成功事例や改善点を参考にすることができます。これは、チーム全体のスキルアップにつながるでしょう。

・非公式なコミュニケーションの促進:チャットツールの気軽さを生かし、公式の報告だけでなく、ちょっとした気づきや情報も共有しやすくなります。これにより、チーム内のコミュニケーションが活性化されるでしょう。

ただし、チャットツールを使用する際は、重要な情報が埋もれないよう、適切な整理と保管の仕組みを設けることが重要です。また、プライバシーや機密情報の取り扱いにも十分注意を払う必要があります。

営業支援システム(SFA)・顧客関係管理システム(CRM)との連携

SFA(Sales Force Automation)やCRM(Customer Relationship Management)システムとの連携は、営業活動の効率化と高度化に大きく貢献します。

これらのシステムを活用するメリットは以下の5点です。

・作業の自動化:顧客情報の入力、商談履歴の記録、活動報告の自動作成など、多くの作業の自動化が可能です。これにより、営業担当者は本質的な営業活動により多くの時間を割くことができるようになります。

・データ分析の活用:蓄積されたデータを基に、顧客属性別の売上分析や商品別売上の推移など、多角的な分析が可能です。これらの分析結果を新たな戦略立案に活用することで、より効果的な営業活動を展開できるでしょう。

・顧客対応の質向上:過去の対応履歴や顧客の志向などの情報を一元管理することで、一貫性のある質の高い顧客対応が可能です。これは顧客満足度の向上につながり、長期的な信頼関係の構築に寄与します。

・営業プロセスの標準化:SFAとCRMシステムを通じて、営業プロセスを標準化することが可能です。これにより、ベストプラクティスの共有や新人教育の効率化が図れます。

・リアルタイムの進捗管理:商談の進捗状況や目標達成度をリアルタイムで把握することが可能です。これにより、上司は適切なタイミングでの介入やサポートをすることができるようになるでしょう。

SFAとCRMについては下記記事で詳しく解説しているので、ご参照ください。

まとめ

営業報告書は、単なる業務報告の手段ではありません。適切に作成され、効果的に活用されることで、個人の成長、チームの生産性向上、そして企業全体の業績向上につながる重要なツールとなります。本記事で紹介した方法やツールを参考に、自社の状況に合わせた最適な営業報告書の作成と活用の仕組みを構築していただければ幸いです。

また、営業報告書の作成は継続的な改善プロセスであることを忘れないでください。定期的に報告書の形式や内容を見直し、より効果的なものに更新していくことが重要です。また、チーム内でのフィードバックや、他部署との情報共有なども積極的に行い、組織全体でより良い営業活動を実現するための基盤として、営業報告書を活用していくことをおすすめします。

営業報告で顧客情報や案件進捗の管理をしている場合はSansanの案件管理機能や名刺・人物情報管理機能の活用もおすすめです。これによりリアルタイムでの進捗管理や社内データの活用が期待できます。

自社に合ったツールを活用し、営業報告を通して営業成績を向上させる組織を作ることが重要です。営業報告書を単なる義務的な作業ではなく、価値を生み出す重要なプロセスとして捉え、積極的に活用していくことが、現代の競争激化するビジネス環境において成功を収めるための鍵となります。

3分でわかるSansan営業DXサービス「Sansan」について簡潔にご説明した資料です。

3分でわかるSansan

営業DXサービス「Sansan」について簡潔にご説明した資料です。

営業DX Handbook 編集部

ライター

営業DX Handbook 編集部

Sansanが運営する「営業DX Handbook」の編集部です。DX推進や営業戦略、マーケティングノウハウなど、営業・マーケティング課題の解決に導く情報をお届けします。