SFAの基本的な使い方とは？効率よく使うコツと活用時の注意点を紹介

SFAとは

SFA（Sales Force Automation）は営業活動をデジタル化し、業務効率を向上させる営業支援システムです。商談管理や顧客データベース、案件管理などの機能を統合し、営業活動全体を支援します。

例えば、顧客企業の基本情報や商談履歴をデータベースに記録し、外出先からスマートフォンでアクセスできるため、営業担当者は商談結果の入力や予定管理をリアルタイムで行い、チーム全体への情報共有が可能です。

SFAの導入により、営業活動の可視化や業務の自動化、データに基づく戦略立案ができるようになります。

SFAとCRMの違い

SFAとCRMは目的と機能が異なる営業・顧客管理システムです。
SFAは営業活動の効率化、CRMは顧客との関係性強化に重点を置いています。

SFAでは商談管理や行動計画の立案を支援し、CRMでは顧客サポートやマーケティング活動を支援します。両システムを連携させれば、営業情報と顧客対応履歴を一元管理することが可能です。

SFAの基本的な使い方

SFAの基本的な使い方をまとめると、以下の通りです。

１.顧客情報管理

顧客情報管理は営業活動の基盤となる重要な機能です。企業名や担当者名、商談履歴などの情報を一元管理します。

過去の商談記録や提案内容を確認すれば、一貫性のある営業活動を展開することが可能で、データベースに蓄積された情報は、営業部門全体で共有し活用できます。

必要な情報を素早く検索し、顧客対応や提案活動に活用できる点が強みです。

２.案件・商談管理

商談の進捗状況や優先順位を体系的に管理できます。案件名や商談金額、進捗状況などを記録できるため、案件の全体像を把握することが可能です。

正しく管理を行うことで商談の成約確度を予測し、重点的にフォローすべき案件を判断できるため、商談の状況を可視化すれば、各段階での課題や必要なアクションが明確になります。

３.行動管理

行動管理機能により、営業担当者の活動を効率的に計画・記録できます。訪問先や商談内容、次回アポイントなどの情報を一元管理します。

行動管理機能を使えば、効率よく営業行動計画を立案することも可能です。日報作成や報告業務を自動化すれば、上司は部下の活動状況をリアルタイムで把握できるようになるため、適切な指導を行えます。

４.モバイル活用

モバイル端末からSFAにアクセスし、外出先でも必要な情報を活用できます。スマートフォンやタブレットで、顧客情報の確認や商談記録の入力が可能です。

例えば、クライアントへの会社訪問直後に商談内容を記録することで、情報の正確性が向上します。移動時間を有効活用し、リアルタイムでの情報共有を行えば、迅速な営業対応が実現します。

５.データ入力と蓄積

SFAでは正確なデータ入力と蓄積が重要です。入力されたデータは営業戦略の立案や改善に活用されるためです。

例えば、商談記録は選択式フォームを使用して商談日時や商談相手、商談内容などを入力して入力項目を最小限に絞り、選択式やテンプレートを活用することで、データの質を保ちながら入力負担を軽減できます。

また、入力したデータは営業戦略の立案や改善に活用することも可能です。

６.情報共有

SFAの重要な機能の一つが、リアルタイムでの情報共有です。チーム全体で最新の営業情報を共有することで、効率的な営業活動が可能になります。

商談後すぐに結果を入力すると、上司や同僚がリアルタイムで確認でき、必要なサポートを迅速に提供できます。日々の商談内容や成功事例を共有すれば、チーム全体の営業力が向上する点も情報共有の大切さです。

担当者不在時でも、他のメンバーが適切な対応をとれます。

７.データ分析と活用

蓄積されたデータを分析し、営業活動の改善に活用します。データ分析により、成功要因の特定や効果的な営業戦略の立案が可能です。

商談成功率の分析から、「初回訪問から2週間以内に提案書を提出した案件は成約率が高い」などといった傾向を発見することが可能です。分析結果をもとに営業の流れを最適化すれば、成約率の向上につなげられます。

また、予測分析により、重点的にフォローすべき案件を特定する使い方もおすすめです。

８.他システムとの連携

SFAと他のビジネスシステムを連携させることで、業務効率が向上します。データの一元管理により、重複作業の削減と正確性の向上が実現可能です。

基幹システムとの連携により、見積書作成から受注、納品までの一連の業務をシームレスに管理できます。MAツールとの連携でリード獲得から商談管理まで一貫した管理が可能になり、営業活動の質が向上します。

SFAを効率よく使うコツ

営業活動の効率化には、SFAの機能を最大限に活用する必要があります。効率よく活用するコツについてそれぞれ詳しく解説します。

明確な目標とKPIを設定する

SFA活用の目標とKPIを明確に設定し、効果測定を行いましょう。営業目標に連動した具体的な指標を設定し、進捗を管理します。

例えば、商談件数や成約率などの具体的な指標を設定して達成度を可視化すれば、目標達成に向けた具体的なアクションを計画できます。定期的なKPI確認により、改善点を特定し対策を講じることが大切です。

数値目標を明確にすれば、チーム全体の方向性が統一されます。

営業管理システムとして利用する

営業管理の中核システムとして位置づけることが、​​SFAを効率的に活用するコツです。日々の営業活動をSFAに集約し、商談の進捗状況や営業担当者の活動状況を一元管理しましょう。

例えば、商談ステータスを「初回商談」「見積書提出」「成約」などの段階で管理すれば、各案件の状況を瞬時に把握できます。営業担当者の行動予定や実績も可視化されるため、チーム全体の動きを効率的に管理することが可能です。

データに基づく戦略立案や意思決定により、営業活動の質向上も期待できます。

テンプレートを活用する

効率的なSFA活用には、テンプレート機能の活用がカギです。提案書や見積書のテンプレートを事前に用意し、書類作成の時間を最小限に抑えます。

業種別や商材別にテンプレートを準備しておけば、商談後すぐに提案書を作成できます。成功事例をテンプレート化すれば、チーム全体の提案品質を向上させることも可能です。

事務作業も効率化され、顧客との対話により多くの時間を使えるようになります。

データ入力の簡素化を意識する

SFAを効率よく使うには、データ入力の負担を最小限に抑えることが重要です。入力項目は必要最小限に絞り、選択式やプルダウンメニューを活用しましょう。

例えば、商談記録は「日時」「内容」「次回アクション」など重要項目のみを必須とし、詳細は任意入力にします。スマートフォンでの入力を考慮し、タップ操作で完結する入力フォームを活用するのがおすすめです。

シンプルな入力ルールを設定し、移動時間などの隙間時間を活用して入力すれば、業務効率を高められます。

SFA活用時の注意点

SFAを活用する際には、以下の点に注意しましょう。

営業現場の意見を取り入れる

SFA活用の成功には、実際に使用する営業現場の声を反映することが不可欠です。導入前から現場の要望や課題をヒアリングし、使いやすいシステム環境を整備しましょう。

また、導入後にも月1回のフィードバック会議などを開催し、「入力項目が多すぎる」「スマートフォンでの操作が難しい」など、出てきた具体的な課題を収集します。現場からの改善要望を迅速に反映することで、SFAの活用率は着実に向上していきます。

実際の業務フローに合わせたカスタマイズは、営業担当者の業務効率向上につながる重要な要素です。

セキュリティー対策と情報漏えいリスクの管理を徹底する

顧客情報や商談情報を扱うSFAでは、セキュリティー対策がとても重要です。アクセス権限の設定やデータ暗号化など、具体的な対策の実施が必須になります。

例えば、部門や役職に応じて閲覧・編集権限を細かく設定し、機密情報の管理を徹底することが大切です。また、モバイル端末の紛失対策として、リモートロックやデータ消去機能の実装も重要なポイントになります。

定期的なセキュリティー研修とアクセスログの監査は、安全なSFA運用の基盤です。

データ活用のための体制づくりを意識する

SFAに蓄積されたデータを効果的に活用するには、専門チームの設置が重要です。データ分析の責任者を決め、定期的な分析と報告の仕組みを確立することが基本となります。

週次でのデータ分析会議では、「商談成功率の推移」「顧客訪問頻度と成約率の関係」など、具体的な指標の分析が必要です。分析結果は、営業戦略の改善や個別の指導に活用することが効果的です。

データに基づく意思決定は、営業活動の質を継続的に向上させる重要な要素となっています。

継続的な研修やサポート体制を整える

SFAの効果を最大化するには、継続的な研修とサポートが欠かせません。基本操作から高度な活用方法まで、段階的な研修プログラムの提供が重要です。

月1回のスキルアップ研修では、「効率的なデータ入力方法」「分析機能の活用法」などの実践的なスキルを習得します。ベテラン営業担当者がメンターとなり、新人の活用をサポートする体制も効果的です。

ヘルプデスクの設置やマニュアルの整備は、日常的な疑問への迅速な対応を可能にする重要な取り組みです。

システム会社の導入実績を確認する

SFAシステム会社の選定は、導入後の運用に大きな影響を与える重要な判断です。業界での導入実績や開発実績を重視し、長期的なパートナーシップを構築できる会社を選定することが賢明です。

同業他社での導入事例では、「カスタマイズの柔軟性」「サポート体制の充実度」などの評価が重要なポイントとなります。導入後のサポート内容を明確にし、トラブル時の対応や機能追加の要望へ柔軟に対応できる体制を確保することが望ましいです。

営業チームへの浸透と活用促進を促す

SFAの組織的な活用には、全社的な推進体制が基盤となります。経営層からのメッセージ発信や部門横断のプロジェクトチーム設置は、活用促進の重要な要素です。

週次のミーティングでは、「商談件数が30%増加」「提案書作成時間が半減」など、具体的な成果の共有が効果的です。活用優秀者の表彰制度は、組織全体のモチベーション向上につながる取り組みとして注目されています。

段階的な機能展開と成功体験の共有は、組織全体のSFA活用レベル向上の鍵となるポイントです。

セールスファネルの可視化と改善を行う

セールスファネルの可視化は、商談プロセスの課題特定に有効な手法です。「リード獲得→商談→提案→受注」の各段階での転換率分析により、改善点が明確になります。

提案段階での商談停滞や、初回商談から提案までの期間の長期化といった課題の特定は、具体的な改善策立案の出発点となります。成功案件のプロセス分析から得られる、効果的な営業アプローチの標準化も重要な取り組みです。

定期的なファネル分析による営業プロセスの継続的な改善は、成約率向上につながるでしょう。

SFAを連携・活用した事例

SFAの導入を検討中であれば、実際の企業におけるSFA活用事例から、効果的な導入方法と成果を学ぶことが大切です。ここでは、SFAを連携・活用した企業事例を紹介します。

SFAとMAのデータを整備してマーケティングを高度化｜エレコム株式会社

エレコム株式会社では、マーケティングを拡大するために、Sansanに登録された名刺情報をSFAやMAと連携させ、各システムに登録されている企業情報をリッチにしたいという課題を解決するため、Sansan Data Hubを活用してSFAとMAのデータを連携・整備しました。

導入後、メールのクリック率が10%を超え、インサイドセールスからの受注率が20%から35%に向上しています。また、従業員数と名刺交換数の分析により、新規アプローチ先の発掘にも成功しました。

データに基づく製品別のターゲティングが可能になり、より効果的な営業戦略を立案できるようになった事例です。

参考：エレコム株式会社｜Sansan Data Hubの利用でMAやSFAの情報がリッチになりました｜Sansan

まとめ

SFAの効果的な活用には、基本機能の理解と適切な運用体制の構築が不可欠です。顧客情報管理から商談管理、データ分析など各機能を組織全体で活用することで、営業活動の効率化と成果向上を実現できます。

うまく活用するには、段階的な導入と現場への定着化が成功のカギです。データ活用のための体制づくりを意識し、継続的な研修やサポート体制を整えていきましょう。

もし営業DXを実現し、課題を解決するツールをお探しであれば「Sansan」をご活用ください。Sansanは顧客情報の一元管理や営業活動の可視化、データ分析機能などを提供しています。

SFAを導入して営業部門の課題を解決したいとお考えの方は、ぜひSansanをご検討ください。