名刺管理の方法とは？デジタル・アナログの管理方法と自社に適した選び方

名刺管理の方法とは？

名刺管理の基本は、名刺を受け取ったらすぐに必要情報を書き込むことや、放置せずに年に一度程度は整理することです。書き込んでおく情報は、会った日付・場所・仕事の要件・相手の趣味やエピソードなどが一般的です。

名刺管理には、大きく分けて「デジタル管理」と「アナログ管理」の2つの方法があります。

どちらの方法にもメリット・デメリットがあるため、ビジネスの状況や目的に応じて適切な方法を選択することが重要です。ここでは、それぞれの管理方法について解説します。

デジタル管理

デジタル管理は、名刺情報をデジタル化することで効率的に管理する方法です。デジタル管理のメリットは、名刺情報の整理・共有が容易に行えることで、営業やマーケティング活動に活用しやすい点が挙げられます。

デジタル化されたデータは検索性が高く、必要な情報を迅速に見つけることが可能です。また、物理的な保管スペースが不要になるため、オフィスのスペースを有効に活用できます。

例えば、名刺管理アプリやCRM（顧客関係管理）を使用することで、名刺情報が社内のデータベースに統合され、営業チーム全体でアクセスできるようになります。これにより、顧客情報の共有が容易になり、営業戦略の策定や顧客対応の効率化が図れます。

一方、デメリットとしては、デジタル管理には初期の設定や維持のためのコストがかかることや、名刺のスキャンや撮影に手間がかかるという点が挙げられます。

アナログ管理

アナログ管理は、紙名刺を物理的に整理し保管する従来型の管理方法です。アナログ管理のメリットは、導入コストを抑え、手軽に管理できる点が挙げられます。

名刺の枚数が少ない場合は、名刺ホルダーや名刺ボックスを使用して収納するだけでも整理することは可能です。名刺ホルダーを業界別に仕分けすることや、アルファベット順に整理するなど、自身が管理しやすいように工夫も加えられます。

一方、デメリットとして名刺の枚数が増えると管理が煩雑になり、あとから情報の更新や整理がしにくい点が挙げられます。また、データ化されていないことで名刺情報が属人化しやすく、チームでの共有や活用が難しい点も考慮しなければなりません。

デジタルでの名刺管理方法

デジタルでの名刺管理には、さまざまな方法があります。各方法には強みや弱みがあるため、ビジネスのニーズや利便性に応じて選択することが重要です。

ここでは、代表的なデジタル管理方法として、エクセル・名刺管理ツール・メモアプリについて解説します。

エクセル

Microsoftが提供している表計算ソフト「エクセル（Excel）」は、名刺データをデジタル管理するための一般的なツールです。エクセルを使用すると、名刺の情報を表形式で整理し、必要に応じてカスタマイズできます。

エクセルを用いた名刺管理方法の利点は、特別なツールを必要とせず、多くのビジネスパーソンがすでに使い慣れている点にあります。

しかし、エクセルでの管理には、データ入力の手間がかかることや、誤入力のリスクがあるというデメリットもあります。また、データの更新や検索性にも限界があり、効率的な管理を求める場合には不向きな手法ともいえます。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、スキャナーやスマートフォンを使用して名刺を読み込み、データを管理するソフトウエアです。多くの名刺管理ツールはクラウドベースで提供されており、インターネット経由でいつでもどこでも名刺情報にアクセスできることが大きな特徴です。

また、これらのツールは名刺のデータ化を自動で行えるため、手間を大幅に削減できます。クラウド上での管理により、データのバックアップやチーム間での情報共有も容易です。

一方で、これらのツールを利用するには、月額料金が発生する場合が多く、コスト面での検討が必要です。

メモアプリ

名刺管理専用のツールではないものの、メモアプリを利用して名刺情報を管理する方法もあります。スマートフォンやタブレットに搭載されているメモアプリを使用し、名刺情報の手動入力や、名刺の写真を保存することが可能です。

メモアプリのメリットは、すでに利用しているアプリを用いることで、追加のコストがかからないことです。

しかし、名刺情報の整理や検索性には限界があり、大量の名刺を管理する場合には適していない可能性があります。

アナログでの名刺管理方法

アナログでの名刺管理は、物理的な方法で名刺を整理・保管する方法です。アナログ管理の代表的な方法として、次の3つが挙げられます。

• 名刺管理ホルダー：名刺をカテゴリやアルファベット順に整理するツール。名刺の枚数が少ない場合や、頻繁に名刺を参照する必要がある場合に適している。
• 名刺ボックス：名刺をひとまとめに管理できる専用ケース。名刺管理ホルダーに比べて多くの枚数を保管でき、大量の名刺を安全に保管したい場合に最適。一方で、名刺の枚数が多くなると、特定の名刺を探す際に時間がかかる点がネックとなる。
• ノート：名刺をノートに貼り付けるか、名刺の情報を手書きで記録する方法。名刺情報を視覚的に確認しやすく、顧客情報やメモの記入もできるが、名刺の枚数が増えるほど冊数が増えるほか、情報を更新しにくい。

名刺のアナログ管理方法については、こちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

自社に適した名刺管理方法の選び方

名刺管理は、自社の状況やニーズに合わせて、アナログとデジタルのいずれかを選択することが大切です。ここでは、最適な名刺管理方法をシーンごとにご紹介します。

名刺枚数が少なく、増える予定もない場合：アナログ管理

既存の決まった取引先の名刺だけを保管し、今後新規の名刺枚数が大きく増える予定がない場合は、アナログ管理が適しています。名刺ホルダーや名刺ボックスを使用することで、必要な名刺を簡単に管理し、迅速にアクセスすることが可能です。

管理コストがかからず、直感的に名刺を整理できるため、小規模なビジネスや固定された顧客基盤を持つ企業におすすめです。

営業活動に積極的に活用したい場合：デジタル管理

新規取引先開拓が多い営業職や、名刺情報を社内資産として有効に活用したい場合は、デジタル管理が必須といえます。デジタル管理を利用することで、名刺情報を社内で共有しやすくなり、すでにつながっている社員を見つけることが可能になります。

また、名刺管理ツールを使用することで、顧客の部署名や肩書の変更など、最新の情報を自動で更新・保存することができ、営業活動の効率化も図れます。

セキュリティーリスクを防ぎたい場合：デジタル管理

ファイルやノートでの管理では、名刺を外出先に携帯する際の紛失や盗難のリスクが発生します。また、従業員の退職時に名刺を持ち出される可能性も考慮しなければならないでしょう。

これらの物理的なセキュリティーリスクを防ぐためには、デジタル管理が適しています。デジタル管理では、名刺情報をクラウド上に安全に保管し、アクセス権限を管理することが可能です。

ただし、デジタル管理では不正アクセス・マルウェア・ウイルス感染といった、デジタル上のセキュリティーリスクもゼロではありません。アンチウイルスソフトウエアの定期的な更新や信頼性のあるサービスプロバイダーを選択すること、定期的なデータバックアップを行うことなど、対策を講じる必要があります。

CRM・SFA・MAを活用したい場合：デジタル管理

デジタルの名刺管理ツールの中には、CRM（顧客関係管理）、SFA（営業支援システム）、MA（マーケティングオートメーション）など、外部ツールと連携する機能が備わっているものもあります。

名刺情報をマーケティング・営業活動に活用する場合は、これらの機能を持つ名刺管理ツールを選ぶことがおすすめです。これにより、顧客データの一元管理が可能になり、効率的なマーケティング戦略の策定・実施が容易になります。

まとめ

本記事では、効率的な名刺管理の方法として、デジタル管理とアナログ管理について解説しました。名刺は企業にとって重要な資産と呼べるため、名刺情報を最大限活用することで、ビジネスチャンスの拡大や企業成長の促進が期待できます。

名刺管理の方法を選択する際には、自社のニーズや状況に合わせて適切な方法を選ぶことが重要です。

特にセキュリティーリスクの防止や、社内資産としての名刺情報の有効活用を考慮すると、デジタル管理のメリットは大きいといえます。デジタル管理では、名刺情報を安全に保管し、社内で容易に共有することが可能です。

また、CRM・SFA・MAなどの外部ツールとの連携により、営業やマーケティング活動の効率化が図れるなど、さまざまな用途に活用できます。

名刺管理ツールのSansanは、名刺のデジタル管理に特化し、さまざまな機能を備えています。主な特徴としては次の通りです。

• 99.9％の精度で素早く正確に名刺をデータ化（専用のスキャナーやスマートフォンアプリで簡単に名刺をスキャンできる）
• 名刺情報は外出中でもスマートフォンから容易に確認でき、顧客情報へスムーズにアクセスできる
• MA・CRM・SFAといった各種ツールとの連携にも対応

これらの機能により、名刺情報を全社的に共有できるようになり、一元管理した顧客情報を会社の資産として活用できます。Sansanに興味をお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。