営業リストとは？作り方と管理・運用のコツ

そもそも営業リストとは？

営業リストとは、ターゲットとなる営業先の一覧表です。営業活動時の新規顧客開拓の候補になるほか、契約後は顧客リストとしても活用できます。

まずは、営業リストのメリットや、よくある課題について見ていきましょう。

営業リストのメリット

営業リストを作成するメリットとしては、以下の2つがあげられます。

• 営業効率が上がる
• 顧客情報が蓄積できる

営業効率が上がる

営業リストを作成すると、顧客情報を探す手間がなくなり、営業の進捗状況を把握できるため、営業活動の効率が上がります。

営業リストを作成する際には、事前に社内で受注確度の判断基準を決めておくことも重要です。営業リストに受注確度が記入されていれば、営業活動を行う際に見込み顧客に適切なアプローチができます。

さらにテレアポ時に明確なターゲットを決めておくことで、架電も効果的になり、成果も出やすくなるでしょう。

顧客情報が蓄積できる

営業リストを作成することで、顧客情報を蓄積できます。「誰が・どの顧客に・どのようなアプローチをしたのか」を一元管理することが可能です。

顧客情報を担当者ごとに管理してしまうと、管理が煩雑化しやすくなります。営業リストがあれば、担当者の変更時に顧客情報をうまく引き継げないといったトラブルも防止できるわけです。

営業リストにデータを蓄積することにより顧客ニーズや課題発見につながり、次の営業戦略の立案にも役立ちます。

営業リストのよくある課題

営業リストにまつわるよくある課題としては、営業リストを作成しても売上につながらないことなどがあげられます。作成した営業リストが売上につながらない要因は以下の通りです。

• 新規開拓先のリスト件数やリスト情報が不足している
• リストが最新情報ではない

営業リストの作成は項目の記入が必要で、進捗があれば変更しなければいけないため、手間がかかります。データの蓄積が不十分で情報が不足していると顧客ニーズをつかみきれず、受注確度が下がってしまうでしょう。

営業リストを活用して営業効率を上げるためには、ターゲットを明確にし、運用ルールを決めておくことが重要です。

営業リストの入手方法

営業リストを活用する時に検討すべきなのが、営業リストの入手方法です。営業リストは、自社で作成する場合も多いですが、専門サービスを活用して入手することもできます。

専門サービスを活用する方法と、自社で作成する方法のメリットとデメリットをそれぞれまとめました。

上記のメリットとデメリットを参考に、自社に適した入手方法をご検討ください。

営業リストサービスを活用する

営業リストサービスを活用するメリットは、作成の手間をかけずに質の良いリストを得られることです。

自社で営業リストを作成する場合は、企業情報を洗い出さなければいけないため、時間を要します。一方、営業リストサービスを活用すれば、使用用途やニーズにあわせてプロがリストアップしてくれるので、受注確度の高いリストを入手することが可能です。

ただし、リスト情報を頻繁に更新しなければいけない場合は、情報が古くなりやすく、サービスを活用しても最新性を保てないこともあるので留意しておきましょう。

また、営業リストサービスの利用には費用がかかります。営業リストサービスの料金体系は、主にリスト購入型とサブスクリプション型の2種類です。料金体系やサービス内容によって費用が変わってくるため、自社に必要な情報を集めるには、どの程度費用がかかるのか確認しておくと良いでしょう。

自社で作成する

自社で作成する場合は、情報を更新しやすく、社内でチューニングできるメリットがあります。また、人件費以外に費用をかけずに作成できるため、外注コストを抑えることが可能です。

一方で、リスト作成に手間や管理・運用の負担がかかるというデメリットがあります。売上につなげるには、契約や商談の有無、規模、業種といった必要な情報を揃えて、受注確度の高いリストを作成しなければいけません。

会社概要など基本的な情報は企業サイトなどで取得できますが、リスト作成時に従業員規模や業種分類がセグメント化されていないと、ターゲット選定の効率が悪くなる恐れがあります。

前株や後株などの単純な入力ミスや、表記揺れが起きやすい点も、自社で作成する場合の課題といえるでしょう。

営業リスト作成に向けた準備

営業リストを作成するには、どのような準備が必要なのでしょうか。作成に向けた準備としては、以下があげられます。

• 営業戦略を策定する
• 顧客ターゲットを明確にする
• 営業リストの件数を決める

営業戦略を策定する

営業リストを作成する前に、まずは自社の営業戦略を策定しましょう。営業戦略によって、収集すべきリスト項目が変わってくるからです。

営業戦略を策定するには、SWOT分析で市場や競合他社など自社を取り巻く外部環境を調査し、自社が抱えている課題や、競合他社と差別化できるポイントを明確にしておきましょう。分析結果から営業戦略を策定し、テレアポや展示会、セミナー開催などアプローチ方法を検討します。

営業戦略や差別化のポイント、強みに基づいて営業リスト作りの準備を進めることが大切です。

顧客ターゲットを明確にする

ターゲットとなる企業を事前に決めておくと、効率よくリストを作成でき、営業で取るべきアクションが明確になります。ターゲット選定をする際には、業種やエリアだけでなく、企業規模や創業年数、購買動機に関連する問題意識や悩み、自社との関係性をハッキリさせておくことが重要です。

事前にターゲットのニーズが顕在化しており、どのような問題や課題を持っているのかがわかれば、営業リストの精度向上につながります。さらにターゲットが自覚していない潜在的な課題や問題、理想の状態を把握できれば、営業した際の受注確度が高まるでしょう。

営業リストの件数を決める

営業リストを作成する前に、リストアップする件数を事前に決めておきましょう。件数を決めずに作成してしまうと、情報収集やリスト作成に手間がかかってしまい、営業活動を開始するまでに時間を要します。

また営業リストの件数が多すぎると効率的にリストを消化できず、営業担当者のモチベーションが下がる原因となってしまいます。営業担当者が成約するまでの期間などを踏まえたうえで、現実的にアプローチできる件数や目標成約件数から逆算してリストを作成しましょう。

営業リストの作り方

自社で営業リストを作成する場合は、以下の流れで進めるとスムーズです。

1. 営業リストの必要項目を定義する
2. 営業リストの作成方法を決める
3. 営業リストの情報を集める
4. 情報のリスト化

営業リストの作り方をステップごとに紹介します。

1.営業リストの必要項目を定義する

営業リストを作成する際にまず取り組みたいのが、営業リストの必要項目を定義することです。営業リストを見ればすぐに架電できるよう、必要な項目を漏れなくリスト化しましょう。

営業リストに必要な項目の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 企業名
• 担当者名
• 電話番号
• 住所
• 部署名
• 公式サイトURL
• 架電日
• データ更新日
• 申し送り事項

担当者の部署移動などデータに変更があった場合は、速やかに修正し、データを更新することが大切です。データがアップデートされていないと架電が重複してしまったり、同じ質問を繰り返し聞いてしまったりして相手の信頼を失いかねません。

思わぬトラブルを防ぐために、情報の共有漏れがないか、データが更新されているかを確認しておきましょう。

2.営業リストの作成方法を決める

営業リストの必要項目を定義できたら、次にリストの作成方法を決めます。営業リストの作成方法は、Excelやスプレッドシート、営業リストツールなどさまざまです。

例えばExcelやスプレッドシートは、関数を使用して効率的にデータをまとめることができます。しかし専用ツールではないため、属人化しやすく共有しにくい側面があります。

一方営業リストツールであれば、顧客情報を管理するCRMや、営業活動を一元管理するSFAとの連携が可能で、より効果的に情報を活用できます。

営業リストに用いるツールは複数担当者で同期して作れるものを選び、なおかつ共有ルールを決めておきましょう。

3.営業リストの情報を集める

営業リストの作成方法が決定したら、情報収集のステップに移ります。営業リストの情報を集める方法は、以下の通りです。

• 既存の名刺情報を整理する
• インターネットで調査する
• セミナー・イベントを開催する
• 展示会に参加する
• 自社サイトをアクセス解析する

以下で情報収集の手法を詳しく解説するので、自社に適した方法を選ぶ際にお役立てください。

既存の名刺情報を整理する

営業リストの情報収集に活用できるのが、社内で保有している名刺です。1から情報を集める場合は情報収集に時間と手間がかかりますが、社員が保有している名刺情報をまとめられれば、営業リストを簡単に作成できます。

名刺情報を有効活用して営業リストを作成するには、受注確度によって名刺情報を分類する必要があります。商品に対する顧客の興味・関心や取引履歴などから分類しましょう。例えば、受注済みの「取引先」、受注に至っていないものの商談をしている「商談化」、アプローチできておらず商談に至っていない「非商談化」などでセグメント化します。

分類しておくことで、アプローチ方法を変えることができるため、受注確度が高まりやすくなります。ただし、顧客によっては何らかの理由で取引できない、または停止している可能性もあるので、事前に担当に確認しましょう。

インターネットで調査する

情報収集する方法として一般的なのが、インターネットでの調査です。営業範囲内の地域や業種を限定して検索できるため、ターゲットを絞って営業リストを作成できます。

外部への委託や専用ツールの利用をしないので、費用をかけずに営業リストを作成できる点がメリットです。しかしインターネットでの情報収集は、企業のホームページを1社ずつ確認し、選定して記入しなければいけないため、手間と時間がかかり、担当者の負担が大きくなるデメリットがあります。

セミナー・イベントを開催する

確度の高い見込み顧客の情報を集めるときに有効なのが、セミナーやイベントを開催することです。セミナーやイベントの開催時には、申し込みフォームに顧客情報を記載してもらうため、営業リストに必要な情報を収集できます。

自社商品に関連するテーマのセミナーやイベントを開催することで、商品への興味や関心度が高い見込み顧客を集めることが可能です。企画の立案や資料の作成が必要ですが、情報収集の有効な手段といえるでしょう。

展示会に参加する

ターゲットが集まる展示会に参加することで、顧客情報を集めることが可能です。展示会に参加し、自社の展示ブースを出展すれば、コミュニケーションを取れる可能性があります。

展示会に参加するメリットは、企業と直接話すことで、どのような課題や問題を持っているのかを深掘りできることです。直接ニーズを把握できるため、商談や受注につながりやすいでしょう。展示会では多くの企業がブースを出展しているため、いち早くアプローチすることが大切です。

ただし展示会への参加は費用がかかるため、ターゲットが集まりやすい展示会に絞って参加するようにしましょう。

自社サイトをアクセス解析する

自社サイトをアクセス解析することで、自社に興味や関心を持っている企業を洗い出すことができます。自社サイトであれば、アクセス履歴からアクセス元のIPアドレスを調べることが可能です。

企業は固有のIPアドレスを持っているため、アクセス元から自社のホームページに訪問している企業がわかります。自社サイトに訪問している企業であれば、商品を検討している可能性もあり、確度が高い企業リストを作成する際に役立つでしょう。

4.情報のリスト化

ここまで収集した情報をExcelやスプレッドシート、営業リストツールでまとめて、リスト化します。営業リストをすぐに営業活動に利用できるように、記入漏れや表記揺れがないか確認しておきましょう。

営業リストの効果的な管理・運用方法

営業リストは、作成して終わりではありません。データを更新し、管理しながら運用することで効果を発揮します。

ここでは、営業リストの効率的な管理・運用方法を紹介します。

効率的な管理のポイント

営業リストを効率的に管理するには、以下のポイントを抑えておきましょう。

• 継続的に更新する
• リストの重複を防止する

継続的に更新する

営業リストを管理していくうえで重要なのは、継続的に更新することです。営業リストを常に最新版にし、情報を蓄積していくことで精度の高いリストを保つことができます。

特にBtoBの場合は、BtoCに比べて商談が長期化しやすいため、情報の共有漏れやトラッキング不足によってロスがないように注意しましょう。営業リストの効果を高めるには、新規顧客の情報を追加し、アプローチ結果に基づいてリストを更新するように心がける必要があります。

リストの重複を防止する

営業リストを管理する際に気をつけたいのが、リストの重複です。営業リスト内に同一企業が重複してリストアップされていると、営業活動の効率が悪くなるだけではなく、複数担当者が連絡してしまい、クレームに発展する恐れがあります。

1件ずつ丁寧に情報を更新したり、ツールの機能を活用したりして防止しましょう。

リストの重複を防ぐには、名寄せを行うのがおすすめです。名寄せとは、複数のデータベースに登録された顧客情報から、重複データを洗い出して統合する作業のことです。名寄せのやり方はこちらの記事で詳しく紹介します。

効果的な運用のポイント

効果的に営業リストを運用するポイントとしては、以下の2つがあげられます。

• 受注確度を定義する
• 成果の分析と改善

受注確度を定義する

営業リストを運用していくうえで大切なのは、受注確度を定義することです。受注確度の基準があいまいになってしまうと、営業担当者ごとに判断が異なり、混乱が生まれてしまいます。

例えば、受注確度を「ABC」方式でランク付けするなど基準を設けて、確度を明確にしましょう。受注確度を定義することで、顧客に適した訴求が可能になります。

成果の分析と改善

営業リストでやみくもに営業活動を行うのではなく、成果を分析し、データに基づいてアプローチ方法を改善することが重要です。

CRMやSFA、営業リストツールを活用すれば、テレアポの商談化率やメールの開封率などを可視化できます。例えばどのセグメントやどのアプローチの成約率が高いか、どのような営業トークが商談につながりやすいかなどを把握できるわけです。成果を分析し改善することで、自社の営業の勝ちパターンを発見できるようになるでしょう。

まとめ

営業リストを有効活用するには、どのような項目が必要か、情報の入手方法はどうするのかなど、事前に検討して準備しなければいけません。効率よく質の高い営業リストを作成する際に検討すべきなのが、ツールの導入です。ツールを使うことで、社内で情報共有しやすくなり、管理や運用を効率化できます。

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