予実管理とは？効果的な実践法と成功のためのポイントを解説

予実管理とは

予実管理とは、予算と実績を比較してその差異を分析し、計画通りに進行しているかを把握する手法です。営業部門では売上目標、マーケティング部門では顧客獲得数が主な管理対象となり、それぞれの目標と実績を比較することで、戦略の効果を測定できます。
予算と実績を比較したうえで必要に応じて修正を加え、業務改善や効率の向上に役立てます。戦略の再考や迅速な対応を可能にするために重要なプロセスです。

予算と実績の差異を比較して分析する

予算と実績の差異を比較することは、企業の経営判断において重要です。営業部門では売上予算に対する実績の差異を把握することで、営業戦略の成功度を評価できます。例えば、特定の商品やサービスが予算を上回る実績を達成した場合、成功要因を分析して他の分野にも適用することが可能です。一方で予算を下回った場合には原因を解明し、改善策を講じることが求められます。

また、マーケティング部門においても、顧客獲得数やリード生成数を予算と比較することで、施策の効果を定量的に評価できるでしょう。

予実管理を適切に行うことで、経営判断の精度が向上し、経営資源の最適配分につながります。結果として、企業の収益性向上と持続的な成長を実現することができるのです。

予実管理はなぜ必要なのか

予実管理の重要性を、下記3つの観点にもとづいて説明します。

1. 営業判断の精度向上
2. リスク管理への貢献
3. 営業リソースの最適配分

１．営業判断の精度向上

予実管理は、営業判断の精度向上に貢献します。予算と実績の差異を分析することで、営業活動における改善点が明確になるからです。

例えば、事前に設定していた売上予測が、予算に対して大きく外れているといった事が起こった場合、予実管理を参考にすることで原因を特定し、戦略を再考することが可能です。結果、より正確な売上予測と営業計画を立てることができ、企業全体のパフォーマンス向上につながるでしょう。

２．リスク管理への貢献

予実管理は、営業リスクの早期発見と対策に大きく貢献します。予算と実績の差異を定期的に確認することで、潜在的なリスクを素早く察知できるからです。

例えば、主要顧客の離反や新規顧客獲得の遅れ、市場環境や競合の変化などに迅速に対応することで、リスクが顕在化する前に適切な対応ができます。

３．営業リソースの最適配分

予実管理は、営業リソースの最適な配分に役立ちます。予算と実績のデータを基に、営業人員や予算の配分を効率的に調整できるからです。

例えば、実績が目標に対して不足している場合、その原因となるエリアやチームにリソースを集中させることができます。無駄なコストを抑えつつ、限られたリソースを最大限に活用することが可能です。

予実管理と予算管理の違い

予実管理と予算管理は、どちらも企業経営において重要な役割を果たしますが、役割には違いがあります。

予算管理は、資源を適切に配分して目標を達成するための計画的な管理を指します。予実管理は計画が実際にどれだけ実行されたかを把握し、評価するためのプロセスです。二つを効果的に連携させることで、企業はリソースの無駄を最小限に抑え、目標達成への道筋を確保することができるでしょう。

予算管理は経営資源を配分して目標を達成する

予算管理は、企業が経営資源を効率的に配分し、目標を達成するためのプロセスです。各部門に予算を割り当て、必要なリソースを提供し、目標達成のための行動計画を策定します。

例えば、営業部門が新規顧客を獲得するために一定の予算を与えられた場合、予算内でマーケティング活動を行うことが典型的です。予算管理を通じて計画的なリソース配分が行われることで、企業は効率的に目標を達成することが可能になります。

予実管理と予算管理は相互に補完し合う関係

予実管理と予算管理は、相互に補完し合う関係にあります。予算管理で設定された目標に対して、予実管理は進捗や実績をチェックし、計画との乖離を分析します。

上記のプロセスにおいて企業は戦略の修正や改善を行い、リソースの最適化を図ることが可能です。両者を連携させることで、企業の戦略実行力が向上し、成果を最大化することができるでしょう。

予実管理の手順６ステップ

予実管理を導入することで、経営資源を最適に活用し、予算と実績の差異を埋めるための適切なアプローチが可能です。

予実管理を成功させるためには、下記の6つのステップで進めていきましょう。

1. 予算目標の策定
2. KPIの設定とスケジュール管理
3. 実績データの収集と分析
4. 予算と実績の差異分析
5. 改善策の立案と実行
6. PDCAサイクルを回す

１．予算目標の策定

予算目標を策定することは、予実管理における最初のステップです。まず、組織全体で売り上げやコスト、利益の目標を明確に定めることで、共通の指標が生まれ、社員全員が同じ方向を目指して行動できる基盤が整います。

目標が設定されることで、組織全体が連携し、効率的に目標に進むことが可能です。例えば、年間の売上目標を設定した場合、達成に向けて各月の営業活動を具体的に計画し、経営戦略の実行に役立てることができるでしょう。

２．KPIの設定とスケジュール管理

続いてKPIを設定します。KPIを定めることで、何を評価基準とするかが明確になり、進捗管理がしやすくなります。

また、スケジュールを管理することで、進捗状況を把握し、問題が発生する前に適切な対策を講じることが可能です。毎月の売り上げや顧客獲得数をKPIとして営業チームが活動を進められます。

３．実績データの収集と分析

次に、実績データの収集と分析を行います。正確なデータを収集することで、現状のパフォーマンスを客観的に把握することができ、データに基づいた的確な判断が可能になります。

収集したデータは、売り上げやコスト、利益に関する詳細な情報を含め、業績を総合的に評価する材料となるでしょう。データ分析の段階では、特定の指標が予定通り進行しているかを確認し、重要な傾向やパターンを見いだすことが求められます。

例えば、売り上げが増加している一方でコストが予想以上に上昇している場合、どの部分でコストを削減できるかを検討するきっかけとなります。データ分析を通じて、今後の意思決定や戦略策定のための基礎を築くことが可能です。

４．予算と実績の差異分析

実績データの分析を終えた後は、予算と実績の間に生じた差異の原因をさらに詳しく探ります。差異分析を通じて、どの部分に問題があるのか、戦略のどこを修正すべきかが明確になります。

さらに、リソース配分を再評価することで、最適な配分を実現し、今後の予算達成に向けた取り組みを強化できるでしょう。

例えば、売り上げが予算に達していない場合、要因として販売チャネルの不足や効果的なマーケティング施策の欠如が考えられます。予算達成のためにはチャネルの拡充や新たなマーケティング戦略の導入が検討できます。

５．改善策の立案と実行

差異分析の結果、特定の課題や改善が必要な分野が明確になるため、情報をもとに効果的な改善策を立案することが次のステップです。改善策は具体的かつ実行可能でなければなりません。

改善策の立案が完了したら実行に移します。実行に際しては、計画を確実に実行するためのリソースや責任の割り当てが重要です。各担当者が明確な役割を持ち、スケジュール通りに進められるように管理することが求められます。

改善策を実行した後は、必ず効果を定期的に評価しましょう。キャンペーンの成果を追跡し、売り上げの変化や顧客の反応をチェックします。結果をもとに微調整を加えることで、目標達成に向けたアクションがより効果的になるでしょう。

６．PDCAサイクルを回す

予実管理におけるPDCAサイクルは、計画の実行と改善を継続的に行うために重要です。PDCAサイクルを回すことで、予算と実績のギャップを縮小し、目標達成に向けたアクションを改善できます。

予実管理表をExcelで作成する方法

予実管理表をExcelで作成することで、コストを抑えながら企業のニーズに合わせた運用が可能です。Excelの機能は豊富なため、予算と実績のデータを整理・分析しやすいメリットがあります。

例えば、予算項目と実績項目を設定し、差異計算を行うことで、計画と現状のギャップを簡単に把握できるでしょう。Excelは小規模な予実管理には適したツールといえます。

ただし、大規模なデータセットや高度な分析が必要な場合、手動入力や計算ミスのリスクが高くなるため、専用の予実管理ツールを検討する必要があるでしょう。

予実管理表をExcelで作成する際のポイント

予実管理表を効果的に作成するためには、予算の設定とシンプルな構成がポイントです。データの管理が効率化されることで、後の運用が容易になります。部門ごとの詳細な予算設定を明確にすることや、複雑な数式を避けることで、誰でも扱いやすい管理表が作成可能です。

作業効率の向上は、管理の手間を軽減します。Excelで予実管理表を作成する際のポイントは下記のとおりです。

1. 予算の設定を明確にする
2. 複雑に作りすぎない

１．予算の設定を明確にする

予算設定を曖昧にすると後の管理が難しくなります。明確な予算を設定していない場合、実績との差異が把握しにくくなるためです。

例えば、部門ごとの予算を損益計算書にもとづいて設定することで、実績との比較が容易になります。

２．複雑に作りすぎない

予実管理表を複雑に作りすぎることは、管理の手間を増やすリスクが伴うでしょう。複雑な数式やリンクを多用すると、後に修正や運用が難しくなるデメリットが発生します。

シンプルな計算式や分かりやすいフォーマットを使用することで、誰が見ても理解しやすい表が作成可能です。複雑さを抑えることが、運用のしやすさと管理の効率化につながります。

予実管理表をExcelで作成するメリット・デメリット

Excelで予実管理表を作成するメリットは、手軽に始められ、カスタマイズが自由である点です。例えば、条件付き書式や簡単な数式を用いることで、管理しやすい予実管理表が作成できます。

一方で、データ量が増えると処理速度が遅くなるデメリットがあります。規模が拡大した場合は、別の予実管理ツールへの移行を検討する必要があるでしょう。

予実管理表の作り方

予実管理表の作成手順はシンプルですが、基本を押さえることが重要です。まず、予算項目と実績項目を設定し、それぞれのデータを入力します。次に、問題箇所を迅速に把握するために差異計算の数式を用いて計画との差を明確にします。条件付き書式で異常値を強調表示する設定を行ってください。

さらに、定期的な報告用に月次や四半期ごとの集計機能を追加することで、スムーズなデータの管理と分析が可能となるでしょう。

Excelによる予実管理表の作成方法は下記のとおりです。

1. 予算項目と実績項目を設定する
2. 簡単な差異計算を行うための数式を入力する
3. 差異が一定の基準を超えた場合に強調表示される条件付き書式を活用する
4. 月次や四半期ごとの集計機能を追加する

効果的な予実管理のために必要なこととは？

予実管理を効果的に実施するためのポイントには下記が挙げられます。

1. 適切な予算設定と定期的な調整
2. 定期的なデータチェックとフィードバック
3. 差異の原因分析と対策実行
4. KPI設定とモニタリング
5. データの可視化と活用
6. 柔軟な予算修正プロセス

１．適切な予算設定と定期的な調整

適切な予算設定と定期的な調整をすることで、実現可能な目標設定と柔軟な対応が可能になります。適切な予算設定は、現実的な目標が組織のモチベーションを高め、効果的なリソース配分を可能にする効果があります。

また、定期的な調整は、市場変化や予期せぬ事態に対応するために必要です。四半期ごとに営業目標を見直し、市場動向や過去の実績を考慮して調整すると効果的でしょう。月次で予算と実績を比較し、必要に応じて目標や戦略を修正することが重要です。

２．定期的なデータチェックとフィードバック

定期的なデータチェックとフィードバックにより、問題の早期発見と迅速な対応が可能です。

定期的なデータチェックにより実績と予算のズレをタイムリーに把握することで、必要な対策を講じることができるでしょう。フィードバックは、組織全体の意識向上と改善につながります。

週次での営業案件の進捗状況のチェックや、四半期ごとに開催する部門間でのレビューミーティングは、課題や成功事例を共有するのに効果的です。

３．差異の原因分析と対策実行

問題の原因を特定することで、適切な対策を講じることができます。差異の原因分析は表面的な問題だけではなく、根本的な課題を明らかにします。適切な対策の実行は同様の問題の再発を防ぎ、長期的な改善につながるでしょう。

例えば、売上予算に未達の場合、商品別・顧客セグメント別の分析を行い、どの領域で差異が生じているかを特定します。そのうえで営業プロセスの見直しや、新たな販促策の実施など、具体的な対策立案の実現が可能です。

４．KPI設定とモニタリング

KPI設定とモニタリングは、目標達成に向けた進捗を定量的に管理し、適切な判断を下すために重要です。KPIを設定し、組織の目標を具体的な指標に落とし込むことで、全員が同じ方向を向いて活動できます。定期的なモニタリングを実施することで、問題の早期発見と迅速な対応が可能となります。

営業部門では受注率や顧客獲得数、マーケティング部門では広告費用対効果などを KPI として設定してください。KPIを週次や月次でモニタリングし、目標との乖離がある場合は速やかに対策を講じましょう。

５．データの可視化と活用

データの可視化と活用のプロセスは、複雑な予算と実績のデータをグラフや図表で視覚的に表現することです。グラフや図表に落とし込むことで、大量の情報を直感的かつ効率的に処理できるようになります。

可視化されたデータは組織内で共有しやすく、さまざまな部門や階層の人々が同じ情報を基に現状を理解できるようになるでしょう。

共通認識を持つことにより、組織全体で迅速かつ的確な意思決定が可能になります。また、可視化されたデータの分析を通じて、長期的な戦略立案や予算策定の精度向上にもつながるでしょう。

６．柔軟な予算修正プロセス

柔軟な予算修正プロセスは、変化する環境に対応し、現実的な目標管理を実現するために重要です。

まず、定期的な予算見直しを行い、四半期ごとに予算を再評価します。実績との乖離が大きい項目については修正を加えてください。次に、突発的な市場変化に対応するため、臨時の予算修正会議を設け、予期せぬ事態にも速やかに対処できる体制を整えます。

柔軟なアプローチにより硬直的な予算管理を避けられます。結果として、組織の機動性と適応力が向上するでしょう。

予実管理でよくある失敗

予実管理を適切におこなわない場合、業務に悪影響を及ぼす可能性があります。

予実管理を実施する際によく見られる失敗には下記が挙げられます。

1. 差異の原因分析へ集中しすぎる
2. 非現実的な予算設定
3. データの不整合と見落とし
4. フィードバックループの欠如

１．差異の原因分析へ集中しすぎる

差異分析は予実管理において重要ですが、過度に固執することで問題を引き起こす可能性があります。差異の原因を詳細に分析することに集中しすぎると、具体的な改善策の検討が後回しになります。

改善策が欠如すると、問題の解決が遅れ、経営改善にはつながらない状況に陥るでしょう。悪循環を避けるためには、差異分析にとどまらず、迅速に実行可能な改善策を検討し、実施することが重要です。

２．非現実的な予算設定

非現実的な予算設定は、達成困難な目標を生み、結果的にモチベーション低下や不正確な計画につながります。予算が現実から乖離している場合、達成可能性が低く、チームの士気も下がるでしょう。

例えば、過大な売上目標を設定した場合、実際の状況に合わず、達成感が得られません。予算設定は実際のデータに基づいて行うことが重要です。

３．データの不整合と見落とし

営業活動におけるデータの不整合や見落としは、予実管理の正確性を損なう可能性があります。売上データの記録ミスや入力ミスは、実績評価の不正確さを招きます。不整合や見落としを防ぐためには、適切なデータ収集と精査が必須です。

また、定期的なデータレビューと品質管理を実施することで、データの整合性を保ち、予実管理の精度を確保することができます。誤った判断を避け、より信頼性の高い結果を得ることができるでしょう。

４．フィードバックループの欠如

フィードバックループが欠如していると、問題点が指摘されず、改善策が講じられません。

フィードバックループとは、フィードバックで得られた情報を活用して行動を改善し、最適化していくプロセスを継続的に繰り返すことです。

予算と実績の差異についてのフィードバックがないと、問題が放置されてしまいます。定期的なレビューとフィードバックを実施することで、行動の改善と予算の調整が可能になります。

予実管理ツールで効果的な予実管理を実現する

予実管理を効果的に行うためには適切なツールの選定が重要です。ExcelやGoogleスプレッドシート、CRM/SFAツールなどを利用することで、ニーズに合わせた予実管理が可能です。

以下では、各ツールの特徴とその活用法について解説します。

1. ExcelとGoogleスプレッドシート
2. 予実管理システム
3. CRM/SFAツール

１．ExcelとGoogleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートは、予実管理に多くの企業で利用されています。小規模な運用や自社用のカスタマイズには便利で、操作が直感的でカスタマイズがしやすい点が挙げられます。

ただし、データの整合性やリアルタイム性に限界があり、手動での入力や計算ミスのリスクも伴うため大規模データの管理には不向きといえます。

営業活動では情報の変動が頻繁であり、迅速な対応が求められるため、大規模データを取り扱う場合には専用の予実管理ツールが望ましいでしょう。

２．予実管理システム

予実管理システムは、予算策定から実績追跡、差異分析までを一貫してサポートするシステムです。売上目標の設定や進捗確認がスムーズで、データの一元管理が可能なため、手作業によるエラーが少なく効率的な管理が実現します。

予実管理システムは、企業規模にあわせて下記の2つのタイプに分けられます。

クラウド型・SaaS型のシステムは、リアルタイムでのデータ更新とアクセスの柔軟性の高さが特徴です。営業活動の効率化や予算達成の精度向上が期待できます。

一方、オンプレミス型のシステムは、自社サーバーで運用され、データのセキュリティーやカスタマイズ性が高いですが、初期投資が大きく、メンテナンスの負担が増します。

３．CRM/SFAツール

CRMやSFAツールは、顧客データや営業活動の情報を統合し、リアルタイムでのデータ分析を可能にします。予算の設定から実績の追跡、差異分析までを一元管理でき、データの整合性を維持しながら迅速かつ正確な予実管理が実現します。

CRM/SFAツールを利用することで、予算と実績のギャップを素早く把握し、適切な対応策を講じることが可能です。

CRM/SFAツールの主な機能は下記のとおりです。

まとめ

予実管理は、予算と実績の差異を継続的に比較・分析することで、計画の実行状況を把握し、迅速な改善策を講じることができます。企業にとっては、経営戦略の精度を高め、リスクを効果的に管理し、資源の配分を最適化するために不可欠なプロセスです。

また、成功する予実管理には、適切な予算設定や定期的なデータチェック、差異の原因分析と対策実行が求められます。CRM/SFAツールを活用することで、予実管理の効率をさらに高められるでしょう。ツールの導入は、リアルタイムでのデータ分析と管理をサポートし、営業活動の成果を向上させます。

Sansanは、さまざまな外部システムやツールを連携させることが可能です。連携により、Sansanの正確な顧客情報の活用の幅を広げることができ、さらなる営業活動の効率化や生産性の向上など、業務効率の改善が可能になります。

Sansanを利用することで、営業活動の効率化やデータに基づく意思決定を実現し、より効果的な経営が可能になるでしょう。