名刺管理とSFAの違いは？メリットや選び方、注意点を解説

SFAの名刺管理機能で顧客情報管理を効率化

SFAに搭載された名刺管理機能は、顧客情報管理を効率化することが可能です。名刺の情報をデジタル化し、SFAに連携することで営業チーム内での情報共有がスムーズになり、紙の名刺を紛失するリスクも軽減します。安全に保存できる点も大きなメリットです。

名刺はスマートフォンやスキャナーを使って読み込み、OCR機能によって自動的にデータ化されます。SFAに取り込まれた顧客情報は検索・参照可能となり、営業担当者は入力の手間が減った上で、素早い対応を取ることができ、結果として商談の成功率も向上します。

SFAと名刺管理ソフトの違い

SFAと名刺管理ソフトは、それぞれ異なる機能を持ちます。SFAは営業活動全般を支援するシステムで、顧客管理や商談管理、売上予測など多岐にわたる機能を備えているのが特徴です。一方、名刺管理ソフトは名刺情報のデジタル化と管理を目的とし、名刺のスキャンやデータベース化に特化しています。

SFAに名刺管理機能が組み込まれている場合、両者の機能が連携され、より効果的な営業支援が可能となります。ここではSFAと名刺管理ソフト、それぞれの特徴を解説します。

SFAとは

SFAは、効率的な営業活動を促進するシステムです。主な機能には、顧客管理や商談管理、売上予測などが含まれ、営業プロセス全体の可視化が可能となります。導入により各営業ステージが詳細に把握でき、データに基づいた戦略的なアプローチを取ることが可能です。

顧客のニーズや商談の進捗状況を一元的に管理することで、営業チームの連携が強化され、生産性が向上します。

SFAは、個々の営業担当者が持つ情報をシステム上で連携し、リアルタイムで更新するため、チーム全体で同じ情報を共有することができます。その結果、個々の営業担当者が行う業務だけでなく、営業部門全体の効率性も向上できるでしょう。

SFAは単なる営業ツールにとどまらず、営業プロセス全般を支援する包括的なツールです。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトは、名刺の情報を効率的にデジタル化し、一元管理するための便利なツールです。紙の名刺をスキャンしてデータベースに取り込み、簡単に検索や更新ができるため、手間が大幅に軽減されます。膨大な名刺情報を正確に管理しながら、業務の効率化が図れます。

紙の名刺と比較して、名刺管理ソフトには下記のメリットがあります。

名刺管理ソフトを活用することで、業務効率が向上し、情報管理の精度が高まるだけでなく、ビジネスの生産性向上にもつながるでしょう。

名刺管理機能3つのメリット

名刺管理機能を搭載したSFAを導入することで、下記のメリットが得られます。

１.  名刺情報と顧客情報の一元管理で効率アップ

名刺管理機能を搭載したSFAの最大のメリットは、名刺情報と顧客情報の一元管理による業務効率の向上です。従来の紙の名刺管理から脱却することで手作業による入力や重複データの管理が不要になり、作業時間の削減が可能です。

また、OCR技術を用いた自動データ化により、手作業での顧客データベースへの入力作業が省略され、データ入力ミスや重複データの発生も防げます。

名刺情報と顧客情報を一元管理することにより、商談準備が円滑に進むだけでなく、全体的な業務の効率化にもつながるため、より効果的な営業活動が期待できるでしょう。

２.  顧客情報の共有化でチーム全体の営業力向上

SFAの名刺管理機能を活用すれば、顧客情報がツールの利用ユーザーどうしで共有できるようになります。誰がどの顧客と接触しているのか、また、どの会社のどの担当者と関係を持っているのかが一目で把握できるため、情報の透明性が向上します。

例えば、他の社員が保持している顧客情報を検索することで、必要な情報をすぐに取り出せるため、商談や交渉の連携がスムーズになるでしょう。チーム全体での情報共有が強化され、営業活動の効率が高まります。成約率の向上が期待でき、ビジネス全体の成果を上げることが可能です。

３.  顧客との関係性強化と新たなビジネスチャンス創出

SFAの名刺管理機能は、顧客との関係性強化と新たなビジネスチャンスの創出において以下のような活用が期待できます。

顧客ニーズの把握と的確な提案

過去の商談履歴や連絡履歴を確認できるため、顧客の関心やニーズにもとづいた提案が可能になります。例えば、過去に関心を示した製品や、未解決の課題などを踏まえて、次回の商談で具体的な解決策を提示できるでしょう。

クロスセルとアップセルの機会創出

名刺情報から得られる顧客の興味や過去の取引内容を分析し、関連製品やサービスを提案することで、クロスセルの機会を増やせます。また、顧客の業務規模や成長に合わせて、より上位のサービスを提案するアップセルも効果的におこなえます。

タイムリーなフォローアップ

顧客の異動や昇進などの情報をリアルタイムで把握できるため、適切なタイミングでの挨拶や提案が可能になり、顧客との関係性を継続的に強化できます。

名刺管理機能を搭載したSFA導入時の注意点

名刺管理機能を搭載したSFAの導入には、いくつかの重要な注意点があります。効果的な活用のためのポイントを見ていきましょう。

まず、導入済みの既存システムとの互換性とデータ移行の問題があげられます。スムーズな運用のためには、現行のシステムとSFAの相性を事前に確認することが大切です。導入前に名刺管理ソフトとSFAのデータ連携方法を精査し、移行手順を把握しておくと良いでしょう。

例えば、CSV形式での名刺データ出力と一括取り込みが可能かどうかを確認すると、データ移行の手間を大幅に削減できる可能性が高まります。

次に、名刺情報のデータ化精度が挙げられます。SFAに登録・同期する場合、データ精度を担保しておかないと十分な分析や活用ができないケースも少なくありません。例えば、営業活動や名刺情報のデータに不足がある場合は、データクレンジングや名寄せといった作業が必要となります。この手間がどの程度発生しやすいのか、また機能でカバーしているのかは必ず確認しましょう。

また、セキュリティー対策も重要です。セキュリティーが不十分だと情報漏えいのリスクが高まります。高度なセキュリティー対策が施されたSFAでは、データの暗号化やアクセス制限などが実施されています。信頼性の高いSFAを選択することで、セキュリティーリスクを軽減できるでしょう。

最後に、導入後のサポート体制の確認も重要です。運用中に問題が発生した際、迅速なサポートが受けられるかどうかが重要です。専任のサポートチームを擁するSFAなら、トラブルシューティングが素早く行えるため、安心感を高められるでしょう。

既存システムとの親和性とセキュリティー、継続的なサポート体制、3つの要素を満たすSFAを見つけることで、名刺管理機能を含めた営業支援システムの真価を発揮できるはずです。

名刺管理機能を搭載したSFAの選び方

名刺管理機能を搭載したSFAを選ぶ際に重要となるポイントには以下が挙げられます。

１.  必要な機能がそろっているか

名刺管理機能を搭載したSFAを選ぶ際には、自社の営業活動に必要な機能がそろっているかを確認することが重要です。必要な機能が不足している場合、導入後の効果が期待を下回る可能性があります。

具体的には、下記の機能があれば営業戦略の立案に大きく貢献するでしょう。

• 名刺のスキャン機能
• データベース化機能
• CRMとの連携のしやすさ
• 顧客情報の分析・レポート機能

機能面で充実したSFAを選択することで、営業活動の効率化が実現する可能性が高まります。ただし、過剰な機能はかえって混乱を招く可能性もあるため、自社が求める機能を見極めることが大切です。

２.  使いやすさ

名刺管理機能を搭載したSFAの選定において、使いやすさは重要な要素です。ユーザーフレンドリーなシステムは、営業担当者の日常業務への円滑な連携を促進し、導入効果を最大化するからです。

使いやすいユーザーインターフェースと、外出先からでもデータが登録できる利便性により、営業担当者は顧客との面談直後に即座に情報を更新でき、リアルタイムでの顧客データ管理が可能となります。結果として、商談の進捗状況の正確な把握や、タイムリーなフォローアップが実現し、営業活動の質が期待できるでしょう。

３.  セキュリティー対策

適切なセキュリティー対策が施されているSFAを選ぶことが重要です。名刺情報や顧客データには機密情報が含まれるため、情報漏えいやデータ損失のリスクを最小限に抑える必要があります。

確認すべき主なポイントは、以下が挙げられます。

• データの暗号化
• アクセス制御
• バックアップ機能

また、クラウド型のSFAを選ぶ場合は、データセンターのセキュリティー対策も重要です。ISO27001などの国際規格に準拠しているかどうかも、選定の際の判断材料となります。

強固なセキュリティー対策が施されたSFAを選ぶことで、顧客の信頼を維持しつつ、安心して業務を遂行できる環境が整えられるでしょう。

４．価格

SFA選びにおいて、コストパフォーマンスは重要です。導入コストやランニングコストが予算を大幅に超過すると、長期的に高いコストがかかることになります。

SFAの価格は、初期導入費用だけでなく、月額料金や追加機能の料金も考慮する必要があります。また、ユーザー数に応じた課金体系なのか、機能ごとの課金なのかも確認しておきましょう。

さらに、導入に伴う教育コストや、既存システムとの連携に必要な費用なども計算に入れる必要があります。長期的な視点でコストパフォーマンスを最大化できるSFAを選ぶことが賢明です。

ただし、価格だけで判断するのは危険です。機能や使いやすさとのバランスを考慮し、自社にとって最適な選択をすることが重要です。

５.  サポート体制

安心してSFAに搭載された名刺管理機能を利用するためには、充実したサポート体制が整っているかどうかも重要な選定基準となります。

導入後に問題が発生した場合や、操作に関する疑問が生じた際、迅速かつ適切なサポートが受けられるかどうかは、SFAの活用度に大きく影響します。

導入前の説明会や導入支援の有無やメール・電話・チャットなどでのサポート体制、マニュアルやFAQの充実度などを確認しておくとよいでしょう。

また、ベンダー側の対応時間帯や、サポート窓口の場所なども、スムーズな運用を左右する要素となります。

６. 名刺管理機能とSFAを連携するメリット

名刺管理機能とSFAの連携は、ビジネスプロセスの最適化と情報管理の精度向上に貢献をもたらします。両者を連携することで得られるメリットは、単なる業務効率化にとどまりません。

名刺データと営業関連情報の連携により、情報の一元管理が実現します。従来は別々に管理されていた顧客情報と営業活動の記録がシームレスにつながることで、営業担当者は必要な情報にスピーディーにアクセスできるようになります。

例えば、商談の直前に相手の過去の取引履歴や前回の面談内容を即座に確認できるため、より的確なアプローチが可能となるでしょう。

さらに、名刺データをSFAで一括管理することで、顧客情報の分析や営業戦略の策定がより洗練されたものになります。蓄積されたデータを活用し、顧客の業種別分布や取引規模の推移など、多角的な分析が容易になります。

ターゲット顧客の絞り込みや、効果的な営業アプローチの開発など、データに基づいた戦略立案が可能です。

名刺管理機能を搭載したSFAの導入事例３選

ここからは、名刺管理機能を搭載したSFAの具体的な導入事例を紹介します。

１．マツ六株式会社

大正10年に創業した住宅用建築金物・資材の専門商社、マツ六株式会社は、ICT化の一環としてSansanを導入しました。

導入前の同社では、事業部ごとに顧客情報が分散管理されており、ターゲット企業へのアプローチに向けた情報収集に多大な時間と労力を要していました。日報や報告書を個別に確認する必要があり、非効率で見落としも多い状況だったといいます。

Sansan導入後、全社員の名刺情報が共有化されたことで、情報収集にかかる時間が大幅に短縮。ターゲット企業の目的部門へのアクセスが容易になりました。さらに、メール配信業務の簡素化やペーパーレス化も実現され、情報収集の効率が飛躍的に向上したのです。

導入からわずか半年で生産性が向上し、クリエイティブな業務により多くの時間を割けるようになりました。結果として、全社的に大きなメリットを享受し、業務効率の大幅な改善が見られています。

２．株式会社アイデム

総合人材情報サービス企業の株式会社アイデムは、Sansanの導入により、営業効率と顧客対応の精度を改善しました。

導入前のアイデムでは、地域密着型の営業体制により、顧客情報が各営業所単位で管理されていました。2016年にSalesforceを導入し一元管理を進めましたが、紙の名刺管理など属人的な営業スタイルの課題は依然として残る状況でした。

2020年のSansan導入により、これらの課題を克服。Salesforceとの連携機能を活用し、最新かつ正確な顧客の人物情報を把握できる効率的な営業フローを確立しました。名刺のデジタル化と自動更新機能により、常に最新の顧客データベースの維持が可能となったのです。

その結果、アプローチ対象者数が4年間で16倍に増加し、問い合わせから売り上げまでのリードタイムも3分の1に短縮されました。名刺データの管理が簡素化されたことで、営業活動のスピードと精度が格段に向上し、ビジネスの成長を加速させる原動力となっています。

３．株式会社PFU

ICT活用のトータルソリューションを提供する株式会社PFUは、SansanとSansan Data Hubの導入により、複数の課題を同時に解決しました。

導入前のPFUでは、Salesforceへの手動入力が大きな負担となっており、顧客情報の正確性が低く、古い情報が散在していました。また、効果的な顧客へのアプローチにも苦戦していたといいます。

Sansan導入後、顧客情報の可視化が進み、営業ロスが大幅に減少しました。名刺スキャンによりSalesforceに最新情報を自動反映できるようになり、データ入力の負担が劇的に軽減されました。さらに、顧客データの名寄せにおいて基準となる正確なデータを確保できるようになっています。

業務効率の改善や顧客情報の一元管理、Salesforceのデータ品質向上など、複数の目標を同時に達成し、PFUの営業活動は進化を遂げました。

※ Salesforce は Salesforce, Inc. の商標であり、許可のもとで使用しています。

まとめ

SFAで名刺情報を適切に管理し、データベース化することで、営業パフォーマンスの向上が期待できます。名刺が溜まる一方で情報を活用しきれない企業や、営業・マーケティングに名刺情報を活用したい企業は、SFAの名刺管理機能を積極的に導入し、生産性の向上を図ることをおすすめします。

Sansanは単なる名刺管理ツールではなく、人物・企業の情報や活動履歴など、営業活動に役立つさまざまな情報を蓄積し、可視化できます。蓄積した情報を活用して、思いがけない人脈や受注につながりそうな企業、過去の接点情報などを発見し、ビジネスチャンスをつかめるでしょう。
さらに、Sansanのコンタクト機能を使うと、コンタクト履歴（面会や電話、メール）を人物にひもづけて記録を残すことができます。名刺の裏面で得た情報を取り込むことで、後日フォローアップや商談の依頼を送る際に「展示会でどんなことを話したのか」などをひも付け、他のメンバーに情報共有することができます。

営業活動で得た名刺情報の効率的な管理を実現したいと考えている方は、ぜひSansanをご活用ください。