KPIとは？意味や目的、設定手順などをわかりやすく解説

KPIとは

まずは、KPIの意味・定義や役割を確認していきましょう。KPIとあわせて用いられることの多い、そのほかの指標との違いについてもわかりやすくお伝えします。

KPIの意味・定義

KPI（ケーピーアイ）は「Key Performance Indicator（重要業績評価指標）」の略称であり、目標に対する各プロセスの達成度合いを評価するための指標です。

営業部門での売上達成までの道筋を明確にしたいときや、商談数や契約数など各プロセスの目標数値を可視化したいときなどに用いられます。目標設定の際にKPIを用いることで、目標達成までのギャップを明確にできます。また、KPIによって達成率を数値化して管理することで、目標到達までの道筋も立てやすくなります。

KPIの役割

KPIの主な役割は、現在の業績を評価し管理することです。

KPIによって各プロセスが問題なく進んでいるかを把握することで、例えば目標から大幅に遅延している場合には、軌道修正や目標設定の見直しなどの対応策を講じることが可能です。

また、KPIには、目標達成に向けた施策を整理し、業務効率化を図る効果も期待できます。

さらに、KPIをチームで共有することで、組織全体で目標達成に向けた意思疎通が取れるようになるため、組織のモチベーション向上にも寄与するでしょう。

KPIとそのほかの指標との違い

KPIは目標到達に向けた中間目標であり、KPIに関連する3つの指標を設定することで各プロセスに必要な行動が把握できるようになります。

各指標の概要とKPIとの違いを解説します。

KGIとの違い

KGIとは、「Key Goal Indicator（重要目標達成指標）」の略称です。KGIは最終的な目標達成状況を計るための指標であり、KGIを達成するための指標としてKPIが用いられます。

たとえば、KGIでは以下のような目標数値を設定します。

最終的な目標となるKGIを設定し、KGIを達成するプロセスとしてKPIを複数設定する活用方法が一般的です。KGIとKPIは相互関係にあり、KGIに対してKPIを複数連ねていく関係性を図式化したものを「KPIツリー」と呼びます。KPIツリーの作成方法については、後述します。

KSF（CSF）との違い

KSFは「Key Success Factor（重要成功要因）」の略称で、KGI達成のために必要な要因を意味します。

KSFを見つけ出すためには、市場環境や競合の状況などの自社を取り巻く外部環境や、自社の強みや弱み、リソースなどの内部環境を分析し、必要な要因を分析する必要があります。

また、KSFと同様の意味を持つ指標として「CSF」があります。CSFは「Critical Success Factor」の略称で、KSFと同じく「重要成功要因」を指す言葉です。どちらも同じ意味で使われており、とくに違いはありません。KSFやCSFを具体的な数値目標化したものがKPIとなります。

OKRとの違い

OKRとは「Objectives and Key Results」の略称であり、「目的と主要な成果・結果」を意味する言葉です。目標を掲げて達成するためのマネジメント管理方法のことを指し、KPIと併用されることもあります。

OKRとKPIの異なる点は、目標達成に対する考え方です。OKRの理想的な達成率は、一般的に60％～70％といわれており、やや難しい目標を設定することで意欲を高め、成長を促す目的で用いられます。一方で、KPIは現実的に達成可能な目標を打ち立て、達成率100％をめざすことが一般的です。OKRは1カ月～3カ月単位で目標を見直しますが、KPIはプロジェクトごとに追うべき目標が異なります。

KPIを設定する目的・メリット

KPIを設定する目的として、以下の4つがあげられます。

KPIを用いるメリットについて紹介します。

１．どのように行動すべきかが明確になる

KPIを設定することで、目標達成までにどれだけの成果が必要なのかを可視化して確認できるようになります。リアルタイムで目標に対する各プロセスの進捗を把握できるため、どのような行動をとるべきなのかを明確にしやすいというメリットがあります。

KPIを組織内で共有できれば、チーム全体に目標が浸透し、一人ひとりが目標達成に向けて必要な行動を考えて動けるようになるでしょう。KPIによって目標に対する進捗状況を確認することで、改善点の発見や業務の属人化を防止しやすくなります。

２．目標達成までの過程を共通認識にできる

KPIの設定により目標達成までの過程を可視化できるため、進捗状況をチーム全体で共有しやすくなる利点があります。目標達成までの過程で、市場変化など予期せぬ課題が発生した場合でも、組織全体でフォローする体制を構築できます。

さらに、KPIが浸透して組織全員で共通認識を持てるようになると、業務の効率化や生産性向上にもつながります。従業員数が多いなど組織の規模が大きいほど、目標達成に向けて必要なプロセスを共有することが難しくなります。組織内でKPIを把握し、進捗状況を確認できる環境を構築することで、結果として目標達成に向けたチームのモチベーションアップにもつながるでしょう。

３．客観的かつ公平な評価ができる

KPIでは具体的な数値を用いて目標に対する実績や達成度合いを確認するため、取り組みに対して客観的かつ公平な評価ができるようになります。そのため、営業など事業の目標達成度合いのほか、人事考課などにも役立てられます。

KPIにより目標指標を可視化することで、経営層やマネジメント層など評価する側の業務負担を軽減し、評価の質も高められるでしょう。また、評価される側も評価指標が明確なため、結果に対する納得感も得やすくなります。KPIによって組織の各人に必要なサポートが見えてくるため、マネジメントの効率化も図れます。

４．組織のボトルネックを早期に発見できる

KPIを設定する大きなメリットは、目標達成に向けたプロセスが可視化されることです。

たとえば「売上未達」という結果だけを見ても原因は分かりません。しかしKPIを設定していれば、「商談数が足りないのか」「成約率が低いのか」といった不調の原因と、次に打つべき手立てを即座に判断できます。

ダッシュボードなどで定期的にKPIをモニタリングしましょう。問題が深刻化する前に異常を検知できるため、迅速に改善策を講じることが可能です。

組織のボトルネックを早期に発見することで、リカバリーに必要なコストや時間を最小限に抑え、手遅れになるリスクを防ぐことができます。

KPIの設定手順

KPIの設定は、以下の手順で行います。

1. KGIを設定する
2. KGIを細分化してKSFを洗い出す
3. KSFを数値に落とし込んでKPIを設定する

１．KGIを設定する

KPIは最終目標の達成度合いを把握するための中間指標であるため、まずは最終的にめざすべきゴールとなるKGIを設定する必要があります。KGIには、売上高や営業利益などを設定することが一般的です。

ただし、KGIは「利益拡大」「コスト削減」といった大まかな目標ではなく、数値化した具体的な目標を設定することが重要です。

たとえば、以下のようなKGIを設定します。

KGIでは数値で明確に示せる項目を検討し、設定しましょう。

２．KGIを細分化してKSFを洗い出す

KGIを設定できたら、次にKSFを決めていきましょう。KSFはKGIを達成するために必要な成功要因のことであり、今後の戦略を決める要素となります。目標件数といった数値化できる目標ではなく、定性的な要素を洗い出す必要があります。

KGIを達成するためのプロセスから逆算しながら、市場などの外部環境や、自社のリソースなどの内部環境に分けて必要な要素を書き出しましょう。書き出した要素の優先順位を決めることで、スムーズにKSFを設定できます。

３．KSFを数値に落とし込んでKPIを設定する

KSFを基に、達成に必要な数理目標を具体的に設定しましょう。KGIを達成するために、「どのくらいの時期に、どの程度まで到達する必要があるのか」を検討する必要があります。

KPIは、複数設定することが一般的です。ほかにも、商談件数や一人当たりの契約件数などの指標も設定できます。具体的なKPI目標を設定する際には、後述の「SMARTの法則」や「KPIツリー」を用いる方法が有効です。

KPIの設定例

KPIの設定の仕方は、事業内容や組織体制、職種などによって異なります。

たとえば、職種によって設定する場合は、以下のようなKPIの項目があげられます。

営業（セールス）のKPI例

営業部門では、最終ゴールである「売上目標（KGI）」を達成するためのプロセスを指標化します。行動量だけでなく、質や効率を測る指標を組み合わせることが重要です。

先行指標である行動量と、結果指標である成果をバランスよく設定しましょう。これにより、継続的なプロセス改善と確実な目標達成の両立が可能になります。

具体的な指標例は以下の通りです。

マーケティングのKPI例

マーケティング部門の場合、「見込み顧客（リード）の獲得」や「育成」に関わる指標を設定します。Webサイトのパフォーマンスや広告の費用対効果を可視化することが求められます。

これらの数値を適切に管理しましょう。営業部門へ良質なリードを継続的かつ効率的に渡すための重要な基準として機能するからです。

具体的な指標例は以下の通りです。

単純な獲得数だけでなく、リードの「質」も加味しながら数値を評価することが大切です。

システム開発・エンジニアのKPI例

開発部門やエンジニア組織は、「品質」「納期」「生産性」を数値化して管理します。ただし、数値目標を追うあまり、コードの品質低下などを招いてはいけません。

技術的負債の増加を防ぐためにも、量とスピード、そして品質のバランスが取れた設定が必要です。

具体的な指標例は以下の通りです。

目先のスピードにとらわれず、中長期的なシステムの安定稼働を見据えて数値を設定しましょう。

人事・バックオフィスのKPI例

定性的な業務が多いバックオフィス部門でも、業務効率や組織の状態を数値化することは可能です。

間接部門の生産性向上や組織改善は、非常に重要な取り組みです。

採用力の強化や業務効率化は、結果として全社の利益創出（KGI）に大きく貢献するからです。

具体的な指標例は以下の通りです。

組織の健全性を保ち、従業員が働きやすい環境を作るためにも、定期的なモニタリングを推奨します。

KPI設定で陥りがちな失敗と対策

KPIの設定手順を理解したところで、実際の運用フェーズでつまずかないためのポイントを押さえておきましょう。

ここでは、KPI設定において陥りがちな3つの失敗パターンと、その具体的な対策について解説します。

１．要素を詰め込みすぎて管理不能になる

KPIを設定する際、「あれもこれも」と多くの要素を詰め込みすぎないようにしましょう。現場のメンバーが、どの数値を優先して行動すべきか判断しづらくなってしまいます。
結果としてリソースや意識が分散し、すべての指標が中途半端な結果に終わるリスクが高まるでしょう。

対策として、ひとつのチームや個人が追うべきKPIは、最大でも「3〜5つ程度」に絞り込むことが重要です。

最も重要な指標（ノーススター指標や最重要指標）を定めるなど、選択と集中を徹底しましょう。
現場が迷わない、シンプルなゴール設定を心がけることが成功の秘訣です。

２．現場がコントロールできない指標を設定してしまう

天候や景気動向など、現場の努力では影響を与えにくい「外部要因」に大きく左右される数値を、KPIの主軸にすべきではありません。

どれだけ努力しても数値が改善しない、あるいは何もしなくても数値が上がる状況では、従業員は納得感を持てずモチベーションが低下してしまいます。

対策として、現場のアクションがダイレクトに反映される「コントロール可能な指標（行動指標）」を選定することが求められます。

外部要因の影響を完全に排除することは困難です。しかし、現場の努力が適切に評価されるよう、プロセスの質と量を測るための指標を優先して設定しましょう。

３．KGIとの因果関係が薄い指標を追ってしまう

「KPIは100%達成したのに、最終目標（KGI）は未達だった」といった事態は、典型的な失敗例といえるでしょう。

これは、KGIとの因果関係が薄い、あるいは全くない指標をKPIに設定してしまったことに起因します。
たとえば「売り上げ（KGI）」を上げたいのに「Webアクセス数（KPI）」だけを追っても、購入に至るプロセス全体を見なければ売り上げには繋がりません。

対策として、KPIとKGIの間に強い相関関係があるかを常に意識し、データを用いた定期的な検証を行う必要があります。

運用する中でKGIへの貢献度が低いと判明したKPIは、勇気を持って変更・廃棄し、指標をブラッシュアップし続ける姿勢が不可欠です。

KPIを設定・管理する際のポイント

最後に、KPIを設定・管理する際に押さえておくべきポイントを5つ紹介します。

KPIの設定時の注意点を理解し、適切に目標を管理しましょう。

ポイント１：シンプルかつ簡潔なKPIを意識する

一つ目のポイントは、誰が見ても一目で理解できる、シンプルで簡潔なKPIを設定することです。
追うべき指標がわかりにくいと、どのように行動すれば良いのか判断できず、従業員の意欲低下にもつながります。
また指標が多岐にわたってしまうとリアルタイムで数値を追うことが難しくなり、管理や分析に時間を要します。KPI管理に時間がかかってしまうと業務効率が落ちてしまい、生産性の低下を起こす恐れもあります。KPIには抽象的な目標は設定せずに、期限を明確にしたうえで具体的な数値目標を決めることが重要です。

ポイント２：「SMARTの法則」を活用して設定する

KPIを設定する際に役立つのが、目標設定の際に用いられるフレームワーク「SMARTの法則」です。

「SMART」は、以下の要素の頭文字を取った略称であり、効果的な目標を設定するための考え方です。

SMARTの法則を活用することで、具体的かつ達成可能な目標を設定できます。
さらに、数値化や期限設定によって目標の進捗状況を測定できるため、必要に応じた戦略の修正や軌道修正を行いやすくなります。

ポイント３：「KPIツリー」を作成する

KPIツリーとは、KGI達成のために必要となるKPIを枝分かれ式に示した図のことです。
これを活用することで、目標達成までのプロセスを一目で理解できるというメリットがあります。

KGIの達成に必要なKPIは、複数設定するケースがほとんどです。KPIツリーを活用することで、KPIを適切に管理し、設定漏れや重複を防ぐことが可能です。

また、達成までのプロセスを可視化することで、組織全体に目標を共有しやすくなり、意識も高まります。目標達成に向けた戦略設計やボトルネックの発見、早期対策にも役立つでしょう。

ポイント４：定期的に見直す

KPIは設定して終わりではなく、定期的に振り返りながら成果や改善点を把握する必要があります。
具体的には、チームで目標に対する状況を把握し、ノウハウや得た知見を組織に共有しましょう。改善点があれば原因を究明し、解決策を講じることが重要です。

状況に応じてKPIをブラッシュアップすることも欠かせません。目標到達が困難な場合は、軌道修正して目標を見直しましょう。
数値だけを追うのではなく、業務のクオリティーもチェックし、成約率が低い場合は営業の質を高めるなどの対策を講じることが大切です。

ポイント５：ツールを活用して管理する

KPIの効率的な管理には、ツールの活用が有効です。
KPI管理には、MA（マーケティングオートメーション）やCRM（顧客関係管理）、SFA（営業支援システム）を利用すると良いでしょう。

それぞれのツールの概要は、以下の通りです。

ツールを活用することで、数値のデータ化やチーム全体での情報共有が容易に行えるようになります。
さらに、各ツールを連携して情報を一元管理し、指標の把握や分析を実施することで、営業やマーケティング成果の最大化をめざすことも可能です。

まとめ

KPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）とは、組織やビジネスの目標達成に向けたプロセスや活動の成果を定量的に把握するための指標です。KPIは、KGIやKSFを基に設定し、適切に管理していくことが重要です。その際、営業活動や顧客に関するデータが分散していると、正確なKPIの把握や改善につながりにくくなります。MAやCRM、SFAなどのツールを活用し、データを一元管理・連携することが、精度の高いKPI管理の実現につながります。

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