営業日報とは？効果的なマネジメント手法やよくある課題を解説

営業日報の目的は進捗管理と営業力強化

営業日報には二つの主要な目的があります。一つは進捗管理、もう一つは営業力強化です。適切に活用することで、組織全体の生産性向上と成果の最大化が図れます。

営業日報は、マネジャーには戦略立案の基礎となり、営業担当者には自己改善の機会となるツールです。以下、管理者、営業担当者の両視点で目的を解説します。

マネジャーにとっての営業日報の目的

営業日報はマネジャーにとって不可欠な管理ツールです。チームの活動を可視化し、効果的な指導と戦略立案を可能にします。

進捗・課題の把握と戦略見直し

営業日報は、チームの進捗状況や課題を把握するためのツールです。日々の営業活動の詳細な記録が、チーム全体の動向を正確に反映するため、営業日報を通じて、各担当者の進捗や直面している課題を把握できます。

ある営業担当者が新規顧客の獲得に苦戦している場合、原因を分析し、適切なサポートやアドバイスが可能です。営業日報を活用して現状の課題を早期に発見し、戦略の見直しや改善が迅速に行えます。

フィードバックと営業力向上

営業日報は、マネジャーが効果的なフィードバックを行い、チーム全体の営業力を向上させるための基盤となります。

例えば、営業日報から既存顧客との関係構築に優れていることが分かれば、マネジャーは強みを生かしたアドバイスやトレーニングの提供が可能です。メンバーの成長が促進され、チーム全体の営業力が向上した結果、組織の売上や顧客満足度が向上し、長期的な事業成功が実現できるでしょう。

営業担当者にとっての営業日報の目的

営業担当者にとって、日報作成は活動を振り返り、改善点を見いだす自己分析のツールです。上司や同僚との情報共有を促進し、チーム全体の営業力向上にも貢献するため、単なる業務報告以上の意味があります。

• 稼働状況の振り返りと効率化
• 成功・失敗の分析と次の計画立て

稼働状況の振り返りと効率化

営業担当者にとって、営業日報は自身の稼働状況を振り返るための重要なツールです。日々の営業活動を記録して自身の活動を客観的に見直せます。

例えば、特定の活動に多くの時間を費やしていることが営業日報からわかった場合、次の日からは時間を短縮するなど、効率的な方法を模索できます。振り返りのプロセスを繰り返すことで、営業活動全体の効率化が図れるでしょう。

成功・失敗の分析と次の計画立て

営業担当者が営業日報を作成する理由は、成功と失敗の分析を通じて次の計画を立てるためです。ある商談が成功した場合、成功要因を具体的に記録し、次回以降の商談に生かすことができます。一方で、失敗した場合は原因を分析し、次回は同じ失敗を繰り返さないことが重要です。

営業日報を通じて自己分析を行い、次のアクションプランを立てることで、営業活動の質が向上します。

営業日報で実現する3つのメリット

営業日報の活用により、実現するメリットは以下の3つです。

1. 行動改善による営業効率の向上
2. 情報共有でチーム全体の営業力強化
3. 営業活動のデータベース化による戦略の精度向上

営業日報は、個人の生産性向上からチーム全体の戦略立案まで、幅広いメリットをもたらします。

1．行動改善による営業効率の向上

営業日報の活用は、営業活動の効率向上に大きく貢献します。日々の業務を記録し振り返ることで、営業担当者は自身の行動パターンを分析し、改善点を見つけられます。無駄な時間や労力を削減し、より効果的な営業戦略の立案が可能です。

アポイントメント管理の徹底や商談内容の正確な記録により、顧客対応の質が向上します。ツールと連携することで、顧客情報の一元管理が実現し、日報作成の効率化にもつながるでしょう。

2．情報共有でチーム全体の営業力強化

営業日報は情報共有ツールとして、チーム全体の営業力を強化します。日々の活動記録を共有することで、個々の成功事例や失敗経験がチーム内で広まり、全体のスキル向上につながるからです。効果的なアプローチ方法が共有されれば、他のメンバーも即座にまねをして活用できます。失敗事例を共有することで、同様のミスを未然に防ぐことが可能です。上司や同僚からのタイムリーなフィードバックも得られ、個々の改善点が明確になり、迅速な対応が可能になるでしょう。

3．営業活動のデータベース化による戦略の精度向上

営業日報によるデータベース化は、営業戦略の精度向上と顧客満足度の改善をもたらします。日々の営業活動を書き残し、ナレッジを蓄積することで、将来の営業戦略立案や顧客対応改善に貢献するからです。

顧客ごとの商談履歴を日報に記録し、データベース化することで、過去のやり取りが簡単に参照できます。担当者が変更になった場合でも円滑な引き継ぎが可能となるため、顧客満足度の維持や向上につながるでしょう。

【例文あり】営業日報の項目と書き方

営業日報の作成には、適切な項目設計と明確な書き方が重要です。ROI最大化を目指した項目選定や、読みやすさを重視した記述方法を通じて、日報作成のポイントを解説します。

ROI最大化のための最適な日報項目設計

営業日報の項目設計は、ROI（投資収益率）を最大化するために重要です。適切な項目設計により、営業活動の透明性が高まり、効率的なフィードバックと戦略的な改善が可能になります。

ROIを最大化するための営業日報の項目設計は以下のとおりです。

営業日報を書くポイント

営業日報は、適切に活用することで営業部門の成果につながる可能性がある一方で、形骸化のリスクがあります。
以下のポイントを押さえて、効果的な営業日報を作成しましょう。

• 簡潔で読みやすい文章を心がける
• 所感と感想の違いを押さえて書く
• 具体的な次のアクションを明確にする

簡潔で読みやすい文章を心がける

上司や同僚がすぐに内容を把握し必要なフィードバックをできるようにするため、営業日報は簡潔かつ読みやすい文章で作成することが重要です。長文や曖昧な表現は情報の正確な伝達を妨げ、業務効率を低下させる可能性があります。

営業日報に記載する場合は「本日の商談では、新製品についての詳細説明を行い、顧客からの質問に対応しました」といった、簡潔な文章が適切です。

所感と感想の違いを押さえて書く

営業日報を書く際には、所感と感想の違いを押さえて書くことも大切なポイントです。所感は、営業活動を通じて得られた具体的な気づきや学びを指し、感想は単なる感情や印象を指す言葉です。

営業日報を書く場合、感想のみでは具体的な改善策に結びつきません。感想のみでは、日報を通して内省し、業務の改善につなげるという習慣付けにつながりづらいからです。そのため、日報には所感の記載を原則にすることで、次回の改善点や新たなアプローチのヒントが得られます。

所感を書くコツは下記が挙げられます。

• 自己分析と具体的な行動計画を盛り込む
• 組織全体の成長につながる内容を含める
• 観察結果に基づく推論を展開する

以下は、コツを含めた所感の記入例です。

所感と感想の違いを押さえて記載することで営業日報の質が向上し、営業活動の改善につながります。

具体的な次のアクションを明確にする

営業日報は、具体的な次のアクションを必ず記載するように徹底しましょう。次のステップを明確にすることで、計画的なアプローチが可能となり、上司や同僚からの具体的なフィードバックも得やすくなります。

たとえば、

「次回の商談では、今回ヒアリングした内容を基に、新製品のデモンストレーションを行います」といったように、具体的に記載することで、営業活動の計画性が高まるでしょう。

営業日報の書き方と例文

効果的な営業日報作成には、明確な構造と具体的な内容が重要です。

1日の流れに沿って、実際の業務内容を基にした4つのステップで、営業日報の書き方を解説します。

• STEP1：目標を設定する
• STEP2：当日の業務実績を記入する
• STEP3：振り返りをする
• STEP4：翌日の目標を立てる

STEP 1．1日の目標を設定する

営業日報の作成において、まずは1日の目標設定が重要です。出社後、メールチェックとスケジュールの確認を行い、1日の目標を設定します。

▼目標の記入例は以下のとおりです。

たとえば「テレアポ50件→アポイントメント獲得5件」「C社のクレーム対応を午前中に担当者へ連絡」など具体的な目標を立てることで、業務の方向性が明確になります。

1日の目標を設定し、業務の優先順位を明確にすることで、効率的な営業活動が実現可能です。

STEP２．当日の業務実績を記入する

営業活動が終了した後に、当日の業務実績を正確に記入します。業務実績を記入して1日の活動を振り返ることで、実績と目標のギャップを把握することが可能です。詳細な記録は、今後の営業戦略や改善点を見つけるための貴重なデータとなります。

▼業務実績の記入例は以下のとおりです。

たとえば、業務実績の記入例として「9:00〜10:00 メール対応: 顧客からの問い合わせに返信し、スケジュール調整を実施」「10:00〜11:00 商談: 商談先H社、担当山田部長、目的は次期予算とニーズの把握。受注確度は60％」など、具体的な時間帯と活動内容を記録します。

STEP ３．1日の振り返りをする

1日の終わりに振り返りを行い、結果を記入します。1日の振り返りを行うことで、目標達成度を評価し、改善点の発見が可能です。

▼振り返りの記入例は以下のとおりです。

STEP４．翌日の目標を立てる

最後に翌日の目標を立てます。目標を立てることで業務の計画性が高まり、より効果的な営業活動が実現できます。

▼翌日の目標の記入例は以下のとおりです。

営業日報が効果を発揮しない理由

営業日報は重要なツールですが、適切に運用されないと期待した効果が得られません。以下、営業日報が効果を発揮しない6つの主な理由を解説します。

問題点を理解し、改善して日報の効果を最大化しましょう。

1. 目的が不明確で日報が形骸化する
2. 非効率な日報作成に時間がかかる
3. 場所の制限で情報が遅延する
4. データが活用されず機会を失う
5. 履歴が見えず過去記録が活用されない
6. 時間不足でフィードバックが足りない

1．目的が不明確で日報が形骸化する

営業日報の目的が不明確であると効果が十分に発揮されません。具体的な目標設定がなされていない場合、達成度の評価が曖昧になり、営業戦略の適切な見直しができなくなります。日報が単なる作業の記録にとどまってしまい、本来の価値が失われてしまうからです。

目的に基づいて必要な情報を記入し、分析することで、営業活動の改善が可能となります。

2．非効率な日報作成に時間がかかる

日報作成に多くの時間を要することも、営業日報の効果を減少させる要因の一つです。特に手作業での日報作成は時間を要し、実際の営業活動に充てられる時間が減少してしまいます。

非効率な営業日報の作成を解決するためには、SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）の利用が効果的です。多くのSFAは下記の機能を提供し、日報作成の作業効率を改善します。

• データの自動収集と統合
• テンプレートを使用した簡易入力
• リアルタイムな情報共有
• モバイル対応による外出先からの入力

SFAを活用することで、日報作成にかかる時間を短縮し、営業担当者の生産性向上が実現可能です。結果として、多くの時間を営業活動に充てられるため営業成果の向上が期待できるでしょう。

3．場所の制限で情報が遅延する

営業日報の効果を妨げる要因として、場所の制限による情報の遅延があります。オフィス外での情報更新が遅れると、タイムリーな対応が困難になり、業務効率の低下を招くでしょう。

特に外出先での情報更新が遅れる場合、顧客対応に遅延が生じる可能性があります。リアルタイムで情報が更新できるツールを活用することで、顧客対応の遅延防止が可能です。

4．データが活用されず機会を失う

蓄積された営業日報がデータとして十分に活用されないことは、効果を減少させる要因の一つです。データの活用が不足すると、業務改善や戦略立案に結びつかず、貴重なビジネスチャンスを逃す可能性があります。

ミスを防ぐためには、過去のデータを効果的に分析して戦略に生かすことが重要です。

5．履歴が見えず過去記録が活用されない

過去の記録や履歴が適切に管理されず、活用されないことは、営業日報の効果を減少させます。過去の記録が見えないと、同じ失敗を繰り返したり、重要な情報を見逃したりする可能性が高まり、営業戦略の継続的な改善が困難になるでしょう。

過去の商談履歴や顧客情報を一元管理し、次回の戦略立案に活用することが必要です。

6．時間不足でフィードバックが足りない

時間不足によるフィードバックの不足は、営業日報の効果を減少させる要因です。日報提出後にフィードバックが行われないと、改善点が見逃される恐れがあります。十分なフィードバックが行われないことで、担当者のモチベーションが下がる可能性もあるでしょう。

フィードバックを効率的に行うためには、適切なツールを活用し、限られた時間を有効に使うことが重要です。

営業日報を活用した効果的マネジメント手法

営業日報は、適切に活用することで強力なマネジメントツールとなります。SFAの導入や、データに基づいた効果的なフィードバック手法により、営業プロセスの改善が可能です。

SFA導入で実現する業務プロセスの革新

SFAの導入により、営業活動全体が効率化することで、生産性向上が可能です。多くのSFAは案件管理機能を搭載し、訪問件数や売上予測を自動で集計できるため、データの整備や分析が簡単になるメリットがあります。

例えば、訪問件数の自動集計により、営業担当者はより効果的な訪問スケジュールを立てられます。

SFAを導入することで、実現する業務プロセスは下記のとおりです。

SFAの導入により、営業日報が戦略的な意思決定を支援する強力なマネジメントツールへと進化します。

データに基づく的確なフィードバック方法

営業日報から得られるデータに基づくフィードバックにより、主観的な評価を排除し、客観的で効果的な指導が可能になります。

例えば、顧客との初回接触時に必要な情報収集が不十分であったことがデータから判明した場合、次回の訪問前に詳細な顧客情報を再確認し、より準備を整えた状態でアプローチするよう指導できるでしょう。

データを活用した効果的なフィードバック方法には下記が挙げられます。

データに基づくフィードバックにより、営業担当者が自身の強みや改善点を明確に把握し、モチベーション向上と継続的な成長につながります。

まとめ

営業日報は、営業活動の効率化と成果向上に役立つツールです。
営業日報の効果やメリットを得るためには、Sansanのコンタクト機能が有効な解決策となるでしょう。

Sansanのコンタクト機能は、名刺交換をした相手に対して、その後のコンタクト履歴（面会や電話、メール）を人物にひもづけて記録を残すことができる機能です。全社で情報共有が可能なため、営業活動の可視化と効率化を実現できるでしょう。

*2024年7月段階での仕様です

特に、コンタクトフォロー機能を使えば、部下の活動記録を翌朝に受け取り、従来の営業日報の代替として活用することなどが可能です。営業日報管理を効率化したいとお考えの方は、ぜひSansanをご活用ください。