テレワーク / リモートワークでのコミュニケーション不足を解消するポイントを解説

テレワーク導入が進むことで起こる、組織内のコミュニケーション不足

新型コロナウイルス感染症の影響で、企業のテレワーク導入が進んでいます。テレワークはコロナウイルスへの感染を防ぎ、自宅の好きな環境で仕事ができる点がメリットですが、一方でチームメンバー同士、マネジメントとメンバー間、社外との打ち合わせなどでコミュニケーションが十分に取れないことを課題だと考えるマネジメント層も多いのではないでしょうか。

東京商工会議所が実施した「テレワークの実施状況に関するアンケート」によると、緊急事態宣言発令以降からテレワークを実施した企業の課題について「社内のコミュニケーション」と回答した企業が最も多く、57.4%にのぼるという結果が出ています。テレワーク環境下でも、コミュニケーションを取れる環境を企業は整備していかねばならないことがわかります。

【参考】「テレワークの実施状況に関するアンケート」調査結果を取りまとめました～東京のテレワーク実施率は53.1%と前回調査より減少。「一時期実施していたが、現在は取りやめた」企業は22.1%に上る～｜調査｜調査・ガイドライン ｜東京商工会議所

テレワーク導入で、コミュニケーション不足によって生じる業務上の課題

組織のコミュニケーションがうまくいかない、減少することで、業務にさまざまな影響が出ます。業務上の課題を整理し、コミュニケーションに齟齬が発生する原因を考えていきましょう。

メンバー同士のコミュニケーションが取れないことで、組織が停滞し生産性の低下につながる

• 仕掛かり中の業務がバッティングする
• 同僚からのサポートやアドバイスが受けづらい
• 返事が来るまで作業が止まってしまう

メンバーの適切なマネジメントができない

• 業務の進捗が分からない
• 過程が見えないため、成果だけで評価するしかない
• モチベーション管理が難しい

テレワーク中に入社した新入社員の教育が難しい

• 先輩・上司の仕事ぶりを直接見て覚えられない
• チームメンバーに話しかけるタイミング分からない
• 同期とも話せず仲良くなれないので、悩みを分かち合える相手がいない
• 孤独でモチベーションが保てない

テレワークでコミュニケーションを取る工夫

直接会えないテレワークでは、積極的にコミュニケーションを取る工夫をしていく必要があります。一例を紹介します。

• 朝会や1on1など、コミュニケーションを取る時間を作る
• 新入社員は先輩・上司からフォローする
• オンラインランチや飲み会を行う
• 業務の進捗状況を日報でチーム内に共有する
• いつでも電話・チャットなどをして良い雰囲気を作る
• 仕事に関係の無い日常の会話や、雑談を大事にする
• 業務上の課題に合うコミュニケーションツールを導入する

大事なのは、上長や先輩などからコミュニケーションを取るよう働きかけることです。新入社員や後輩は「今、テレビ電話で話しかけて良いのだろうか」「ささいなことでメールをしたら面倒だと思われないか」などと考えがちで、なかなか話しかけにくいと感じている場合があります。配慮の壁を壊しコミュニケーションを円滑にするためには、ぜひ上長からコミュニケーションを取ってみてはいかがでしょうか。

社内外とコミュニケーションができるツールを選定

コミュニケーションを取れる環境作りと併せて、コミュニケーションを活性化するシステム導入を検討するのも効果的です。以下のようなポイントを意識してツール選びを行うことをおすすめします。

• 社内の課題を満たすツールか
• 使い方が簡単か
• セキュリティーの問題をクリアしているか

また、社内のコミュニケーションだけでなく、社外ともコミュニケーションが取れるツールを導入することで、ツールの活用の幅が広がります。導入効果を最大化するためにも、社外ともコミュニケーションが取れるツールを選定するうに意識しましょう。

商談時のコミュニケーションも活性化させる、SansanとMicrosoft Teamsの機能連携

営業DXサービスのSansanと、ウェブ会議システムMicrosoft Teamsの機能を連携させることで、社外とミーティングを行う際に前もってオンライン名刺交換が手軽にできるようになります。

商談前に名刺交換をしておけば、相手の情報を理解した上で商談に臨むことができるので、アイスブレイクの話題を出しやすく、コミュニケーションのきっかけにもなります。詳しい機能はぜひこちらのの資料で確認してください。