生産性向上とは？必要な理由やメリット、向上のためのポイントを解説

生産性向上とは？

ビジネスシーンでよく用いられる「生産性向上」という言葉ですが、あらためて言葉の正確な意味を確認していきましょう。

まずは、「生産性向上」の定義と、混同されやすい「業務効率化」との違いについて解説します。

「生産性向上」の定義

生産性とは、投資した「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」などの資源に対して、どれだけの成果や価値を生み出せたかの比率です。

生産性向上とは「生産性を高めること」であり、より少ないインプット（時間や人件費などのコスト）で、大きなアウトプット（成果物や付加価値）を生み出すことを意味します

生産性は、一般的に次の計算式で求められます。

この計算式が示すように、生産性を高めるためにはアウトプットを最大化し、同時にインプットを最小化する必要があります。つまり、より効率的なプロセスやシステムの導入、労働力の効率的な配置、技術の革新といったさまざまな手段を用いて、生産性を向上させることが求められます。

これにより、企業は同じリソースを使ってより多くの価値を創出し、競争力を高めることができます。

生産性向上と業務効率化との違い

生産性向上は、投資した資源からの成果を高める施策です。これに対し、業務効率化は具体的に「業務」の「ムリ・ムラ・ムダ」を減らし、処理速度の向上や多くの業務をこなせるよう改善することを指します。

つまり、業務効率化は生産性を高める手段の一つであるといえます。

生産性向上が企業に求められる理由

生産性向上が企業や組織に求められるようになった背景として、次の3つの要因があげられます。

• 労働力人口（生産人口）の減少
• 国際競争力の低下
• 従業員の意識変化

ここでは、それぞれの要因について、データを用いて解説します。

労働力人口の減少

労働力人口の減少は、生産性向上を求める理由の一つです。総務省の人口推計データによると、 2023年10月1日時点での15歳未満の人口割合は約11.4％、15歳から64歳の生産年齢人口は約59.5％と、総人口に対する割合は1950年以降最低となっています。一方で、65歳以上の人口は約29.1％と過去最高を記録しています。

今後もさらなる少子高齢化が見込まれており、生産年齢人口の減少で人材不足は避けられない状況です。人材不足は企業の事業活動において深刻な問題となる可能性があるため、

企業は限られた労働力でより多くの成果を上げることが求められています。

国際競争力の低下

生産性の向上が求められる要因の一つとして、日本の国際的な競争力の低さもあげられます。

公益財団法人 日本生産性本部が公開している「労働生産性の国際比較 2023」では、2022年の日本の時間当たり労働生産性は、OECD（経済協力開発機構）加盟38カ国の中で30位にランクされていることが明らかになっています。

日本の生産技術は世界的に高い品質を誇りますが、一方で長時間労働や休日出勤などの実態が生産性向上を妨げている現状があります。世界市場での競争が激しくなる中、日本が競争力を維持するためには生産性の向上が急務となっています。

従業員の意識変化

長時間労働の是正や休暇取得率の向上など、社会的に労働環境の見直しが進んでいることも、生産性向上が求められる理由の一つです。従業員が働きやすさを求める中で、「働き方改革」や「ワークライフバランスの重視」が注目されています。

これらの取り組みを怠り、従業員が労働環境の改善を実感できなければ、人材流出のリスクが高まります。従業員の労働環境を改善しながら、企業活動を維持・発展させていくためには、生産性向上が不可欠です。

生産性向上によるメリット

生産性が向上すると、企業や組織は次のようなメリットを享受できます。

• 国内外での競争力が高まる
• 人材不足を解消できる
• コストを削減できる

一つずつ解説します。

国内外での競争力が高まる

企業が生産性向上を実現することで、国内外での競争力を高められます。高い生産性は、効率的な生産プロセスや迅速な製品・サービス提供を可能にし、顧客の期待に応えることにつながるためです。

競争力が高まると、企業は市場での地位を向上させ、競合他社との差別化を図りやすくなります。また、生産性向上によって新たな市場への進出や事業拡大も可能になり、国際市場での競争力も高められます。

人材不足を解消できる

生産性向上は人材不足の解消にも効果的です。効率的なプロセスやシステムの導入により、同じ人員でより多くの作業を処理できるため、生産性が向上すると同時に、従業員の負担も軽減されます。

また、従業員が効率的に業務を遂行できるよう支援することで、少ない人数で業務を遂行できるようになり、その分従業員の待遇も改善しやすくなります。従業員の労働環境改善により離職率の低減が期待できることから、生産性向上は人材不足解消の糸口といえるでしょう。

コストを削減できる

生産性向上はコスト削減にもつながります。 効率的なプロセスやシステムの導入により、無駄な時間やリソースの浪費を減らすことで、労働力や原材料、エネルギーなどのコストを削減することが可能です。

さらに、削減できたコスト分の経費をほかの必要な箇所に配分することで、生産性をより高められます。

生産性向上のための手法

企業が生産性を向上させるためには、さまざまな手法があります。ここでは、具体的な7つの手法と、その効果について解説します。

業務内容の可視化と課題の整理を行う

業務内容を可視化し、課題を整理することは、生産性向上のために欠かせない事項です。業務プロセスやタスクのフローを明確にすることで、効率的な作業の流れを確立し、無駄な時間やリソースの浪費を防ぐことができます。

例えば、チーム全体で業務の流れを明確にすることや、課題や改善点を共有するためのツールや会議を導入することが有効です。また、課題の整理を行うことで、優先順位をつけて解決に取り組むことができ、生産性向上につながります。

労働環境の改善を行う

労働環境の改善は、従業員のモチベーションや生産性を向上させる手法の一つです。

労働環境の改善の例として、次のような施策があげられます。

• 長時間労働の改善
• リフレッシュ休暇の充実（取得しやすい環境づくり）
• 快適なオフィス環境の整備
• 健康管理体制の強化
• 育児・介護支援制度の充実
• 社員の意見を反映する仕組みづくり
• リモートワークやテレワークの導入
• フレックスタイム制度の導入

労働環境の改善によって、従業員の体調不良や心身の疲労を和らげ、ミスの発生を防ぐことで、より良い業務成果を上げられます。労働環境が改善し、従業員の満足度が高まると、結果的に生産性向上につながりやすくなります。

アウトソーシングを導入する

アウトソーシング（外部委託）の導入は、生産性向上の有効な手段です。特定の業務やプロジェクトを外部の専門業者や企業に委託することで、自社のリソースを最適化し、専門的な知識やスキルを持つ人材を活用することができます。また、人材不足の解決とともに、コア業務に専念するための環境整備にもつながるでしょう。

例えば、会計業務やITサポート、マーケティング活動など、アウトソーシングが有効な業務は多岐にわたります。アウトソーシングによって生産性を向上させることで、コスト削減や業務効率化を実現できます。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルの作成は、効率的な業務遂行と生産性向上のために欠かせない手法です。業務マニュアルに業務プロセスや手順、規定事項などを詳細に記載することで、従業員が業務を行う際の指針となります。

適切な業務マニュアルの作成により、業務の標準化や効率化が図られ、新規従業員の教育やトレーニングもスムーズに行うことができます。また、ヒューマンエラーの減少や品質を維持することにも役立ち、生産性向上に寄与します。

人材の再配置を行う

企業が生産性を向上させるためには、人材の再配置が必要な場合があります。人材の再配置とは、従業員のスキルや能力に応じて適切な業務やプロジェクトに配置することです。

例えば、特定の従業員が得意とする業務に専念させることで、その業務の効率化や品質向上が期待できます。また、従業員のモチベーションや興味を考慮して業務を割り当てることで、生産性の向上と従業員の満足度の向上を同時に図ることができます。

従業員のスキルを高める

従業員のスキル向上も、生産性向上のための手法といえます。従業員が最新の知識や技術を習得し、業務に必要なスキルを向上させることで、効率的な業務遂行が可能になります。

具体的には、次のような方法があります。

• 社内研修の実施
• 外部セミナーへの派遣
• eラーニングの活用
• 有資格者の積極採用

従業員のスキルを高めるためには、企業が教育やトレーニングプログラムを通じて必要なスキルや知識を提供する必要があります。また、外部の研修機関や専門家のサポートを活用することも有効です。

ツールを活用する

業務の効率化と生産性の向上のためには、ツールの導入もおすすめです。

生産性向上に役立つツールには、以下のようなものがあります。

ツールを選ぶ際には、生産性向上の内容や課題、目的に合わせて選ぶと良いでしょう。

生産性向上のポイント

生産性を向上させるためには、いくつかのポイントを意識して取り組む必要があります。ここでは、5つのポイントをご紹介します。

目標を数値化して管理する

生産性を向上させるには、目標を数値化して管理することが重要です。現状を数値で把握することで、目標に対する進捗状況を明確にし、具体的な対策を講じやすくなります。

例えば、売上目標や生産量目標を設定し、定期的にモニタリングすることで、業績や生産性の向上を図ることができます。このとき、KPI（重要業績評価指標）を用いて、客観的に数値化すると良いでしょう。

従業員の負担を増やさない

生産性向上をめざす際には、従業員の負担を増やす施策は避けるべきです。過度な業務負荷や労働時間の増加は、従業員のストレスや疲労を引き起こし、生産性の低下や離職率の増加につながる可能性があります。

業務の効率化や自動化を図る際には、従業員の意見やフィードバックを積極的に取り入れ、負担を軽減する工夫が必要です。例えば、タスクの優先順位を明確化することや、業務の分担や役割の再配分を行うことで、従業員の負担を適切に管理できます。

短期間で結果を求めない

業務プロセスの改善や効率化には時間がかかる場合があり、すぐに結果が現れるわけではありません。そのため、短期間での結果を求めず、分析や改善をくり返しながら取り組むことが重要です。

例えば、従業員のトレーニングやスキルアッププログラムの導入、業務プロセスの見直しやシステムの導入などは、長期的な視野で取り組むことで生産性向上につながります。

業務効率ばかりを注視しない

生産性向上に取り組む場合、業務効率だけに注目するのではなく、品質や顧客満足度の向上にも目を向けることが大切です。具体的には、従業員がより高度な業務やクリエイティブな活動に集中できる環境を整えることや、顧客ニーズに応えるためのサービス品質の向上を図るといったことです。

顧客のフィードバックを収集し、サービスや製品の改善に反映するなど、業務効率と品質向上を両立させる取り組みが求められます。

補助金などの支援策を活用する

生産性向上に向けたツールの導入やDXを進める際には、補助金や助成金などの支援策を活用することも検討すると良いでしょう。政府や地方自治体が提供する支援制度を利用することで、業務プロセスの改善や技術導入などにかかる費用を軽減することができます。

生産性向上に役立つ補助金として、以下のような支援策があります。

• IT導入補助金：ITツールの導入に対する補助金
• ものづくり補助金：製造業における設備投資や試作開発に対する補助金
• 小規模事業者持続化補助金：小規模事業者の販路開拓などに対する小規模補助金

これらの支援策を有効に活用することで、費用面の負担を軽減しつつ、生産性向上に必要な投資を行いやすくなります。

まとめ

生産性向上とは、より少ない資源でより大きな成果物や付加価値を生み出すことです。労働力人口や国際競争力の低下などが問題視されるこれからの社会において、企業や組織が取り組むべき課題といえます。

生産性の向上には、目標の数値化や従業員の負担軽減、長期的な視点、全体バランスの考慮など、多角的なアプローチが重要であり、そのためにはツールを活用することもおすすめです。

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