リモートワークTipsセミナー
〜今までと変わらない働き方を
実現するには〜

リモートワークを推進し、
ビジネスを加速させるためのポイント

初めに、2020年3月にSansanが実施した「リモートワーク実態調査」をもとに、リモートワーク推進に欠かせないポイントが4点あることを志田は話しました。

次に、Sansanにおけるリモートワークへの取り組みについて解説。Sansanは2007年の創業以来、働く場所に柔軟性を持たせるためのさまざまな試みを続けています。その結果、緊急事態宣言時もクラウドサービスの活用やオンライン商談などによって、スムーズに業務を遂行できたこと、解除後も任意で在宅勤務を行っていることを、志田は紹介しました。
Sansanでは働き方改革を、組織の価値観・経営陣の意識などからなる「Values」（風土）、評価制度・労務管理などからなる「System」（制度）、オフィス・ITツール・モバイルなどからなる「Tools」（環境）の三位一体で進めています。様々なITツールの活用により、リモートワーク環境下でも、社内コミュニケーションの活性化、経営理念の浸透と素早い意思決定、部門を超えた業務連携が可能であり、生産性向上を実現しています。

続いて、名刺が持つ情報の重要性に触れ、名刺はビジネスの出会いの証であり、ビジネスを加速させる重要なデータであることに言及。名刺には正確な顧客情報、接点と人脈の情報、名刺所有者の強みを示す情報が含まれていると語りました。

Sansanは名刺をスキャンするだけで99.9％の精度でデータ化。データベース化することで様々なシステムと連携し、マルチデバイスで活用することができます。また、セキュリティの担保、社内外の関係者との円滑なコミュニケーション、場所・時間を問わない情報へのスムーズなアクセスを実現することで、リモートワークの推進に貢献します。

現在、商談は対面からオンラインへのシフトが急速に進行しています。しかし、オンライン商談では名刺交換が行えないため、自己紹介がスムーズにいかない、商談相手の正確な役割・立場・関係性の把握が難しい、正確な個人情報が取得できず、出会いのデータが蓄積されないなどの問題がありました。このような問題を解消するために、Sansanはオンライン名刺交換機能をリリース。オンラインでの名刺交換を実現することで、名刺交換によるアイスブレイク、商談相手の情報の正確な把握、名刺データの取得による人脈の共有が可能になりました。

「Sansanは社外から名刺情報へアクセスできるだけでなく、社外・社内とのコミュニケーションを促進します。また、オンライン名刺交換機能によって、効果的なオンライン商談の実現、リモートワークのさらなる推進に貢献します」と志田は話しました。

どのようにリモートワーク環境を整備し、
生産性向上を実現するか？

初めに、自社の調査結果から、リモートワーク実施のために企業が新規導入・追加投資したIT製品の上位５品目は、Web会議、グループチャット、電子決済、ファイル共有、勤怠管理であることを伊藤氏は紹介。また、社員のリモートワーク実施における会社への要望としては「自宅の環境整備をサポートしてほしい」「ネットワーク環境を強化してほしい」が多く、ICT環境の整備に課題があると指摘しました。

では、どのように環境整備を行えばいいのでしょうか？


リモートワークにおける課題①：
自宅でも会社と同じようにPC端末を操作したい
NTT西日本グループが提供する画面転送サービス「MagicConnect」やDaaSサービス「AQSTAGE 仮想デスクトップ」を導入することでそうした課題を解決し、よりセキュアで快適な在宅勤務環境を実現できます。

リモートワークにおける課題②：
会社と同じように同僚とコミュニケーションを取りたい
NTT西日本グループが利用・提供するビジネスチャット「ELGANA」の導入を提案します。ELGANAはセキュリティに十分配慮した、リーズナブルな価格で導入できるビジネスチャットツール。NTT西日本グループでは2020年6月1日時点でELGANAを3万7800名が利用し、業務が進めやすくなった、なくてはならないツールだという声が多数上がっています。

伊藤氏は、このように自宅での仮想デスクトップ環境とビジネスチャットを組み合わせることで、リモートワークを円滑に推進することができると話します。

リモートワークにおける課題③：
従業員の業務の実態を把握することが難しい
この課題は、NTT西日本グループが開発・提供する「おまかせAI 働き方みえーる」で解消することが可能です。同製品はPCでの作業時間、作業内容を可視化。リモートワークにおけるマネジメントを効率化するとともに、業務の見える化によって、それぞれの会社に合った新しい働き方を提案します。

「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」や「サービス等生産性向上IT導入支援事業」などの補助金を上手に活用してツールを導入することで、いっそうテレワークを推進してほしいと、伊藤氏は提言しました。

「ある調査によると、コロナウイルス収束後もリモートワークを継続したいと考えている人は全体の5割以上を占め、特に20代、30代の若い層では6割以上が継続を希望しています。収束後もテレワークの需要があること、さらには災害への対策も見据え、リモートワーク環境の整備を進めることが、会社の生産性向上につながると考えています」と、最後に伊藤氏は語りました。

当セッションでは、あらかじめ用意されたテーマと参加者から寄せられた質問に登壇者が答え、議論が交されました。

ディスカッションテーマ①：
リモートワークにおいて、
どのように社内コミュニケーションを取っていますか
伊藤氏「緊急事態宣言を受け、弊社ではビジネスチャットを活用する機会がグッと増えました。チャットがないと仕事が回らないのではないか、というくらい使い倒しています。実際に使ってみると、すごく便利だという声が多数上がっており、チャットを中心に社内コミュニケーションを取っている状況です。」
志田「弊社もチャットはかなり活用しています。また、Web会議の仕組みを使って、毎朝必ずメンバー全員が顔を合わせたり、共有しているスケジューラーにWeb会議接続予定を入れることで誰かと話したいときに話せるようにするなど、コミュニケーションを頻繁に取れるような工夫を行っています。」

ディスカッションテーマ②：
商談時や打ち合わせ時、
社外とのコミュニケーションをどのように取っているか
志田「もともとオンライン商談は行っていたのですが、会社のオフィスでやっていたので背景のことはあまり気にしていなかったです。リモートワーク時、自宅からオンライン商談を行うにあたり、バーチャル背景を活用するようになりました。そこで、Sansanの『オンライン名刺交換』デザインのバーチャル背景を映し出すことで、新しい機能の紹介を行うことができました。」
伊藤氏「社外とのコミュニケーションはビデオ通話がメインでした。新しい取り組みとして、弊社のチャットに管理者が登録しないと利用できないクローズドなスペースを用意し、そこにお客様を招待することで、まわりを気にせずに商談や質問、やりとりを行うということをやっています。とはいえ、実際に顔を合わさないと進まないこともあるので、今後は、使い分けが重要になってくるのではないでしょうか。商談を作っていく段階ではチャットやWeb会議を活用し、クロージングなどここ一番のときには実際に顔を合わせる。そうした使い分けが営業のプロセスになっていくのではないかと感じています。」
志田「そうですね。実際に会うことの価値が上がっていく時代になったと思います。」
伊藤氏「オンラインとface to faceを上手に使い分ける仕組みを作ることが、営業の生産性向上にもつながります。日本の中で、そうした使い分けの文化を作っていけたら面白いなあと考えています。」

ディスカッションテーマ③：
今後、リモートワークで事業活動をしていく上での
取り組み
志田「リモートワークでは、きちんと成果を上げているかが、より問われるようになるでしょう。そのため、評価制度自体を変える必要があるかもしれません。また、伊藤さんの講演にもありましたが、若い世代にリモートワークの継続を希望している人が多い。そうした意見を尊重して、組織の制度や仕組み自体も、若返りしていくことが重要かなと感じています。」
伊藤氏「まずは従業員がリモートワークに慣れ、会社としても、それに伴う業務の変化を認めていくことが大切です。ITへの投資や制度変革を一気に行うのは難しいので、できることから少しずつやっていくのがいいと思っています。また、どの部署の人と、どれくらいコミュニケーションが取れているのかといったデータをきちんと取って、分析・可視化することが、今後の制度や仕組みを作ることに繋がるのではないでしょうか。」


質疑応答①：
リモートワーク促進につながった
ITツールや施策を教えてください
志田「Slackをはじめとするコミュニケーションツールの存在が大きかったですね。社内のやりとりがメールで完結してしまうと、メールを送られた人しか内容が分からないとか、「●●様」など必要以上に固くなってしまうことが起こりがちです。チャットツールやコミュニケーションツールを活用すると、様々な社内のコミュニケーションが見られるので、意思決定のスピードが上がり、聞きたいことを気軽に聞くことができます。そこの効果が大きかったなと感じています。」
伊藤氏「弊社ではSansanを使い始めたのですが、自宅からでも捜している方の連絡先や、その方の所属部署や経歴などをすぐに知ることができます。とても便利で、リモートワーク促進に役立っています」

質疑応答②：
日本では上司や目上の方にメールを送る際には
一定の慣習が存在していると思いますが、その中で、
チャットツールの立ち位置はどのようなものでしょうか？
伊藤氏「メールはビジネス的、チャットは会話的ということで多少の差があると思います。私の例としては、これまで、社長に直接メールを送ることには心理的なハードルがありました。しかし、チャットではメールの送信ボタンを押すよりもハードルが下がり、社長をはじめ、ふだんあまり繋がることのない方々とも、フランクにコミュニケーションを取ることができるようになりました。チャットを使うことで、上司や同僚との距離が縮まり、気軽に話せるようになったことは、とてもよかったと感じています。」
志田「本当にそうですね。チャットなら社長とも気軽にコミュニケーションが取れたり、ミーティングに招待したりできるので、意思決定がスムーズになったと思います。」

質疑応答③：
コロナ禍の中、出社しないと対応できない業務
――機密データの扱いや、指定の機械でないと
できない業務などに、どう対応されましたか？
伊藤氏「仮想デスクトップなどを活用することでかなりの部分に対応できたと思いますが、押印の問題など、今後取り組んでいかなければならない課題はまだまだあります。」
志田「おそらくこれは紙を使うことによって生じてくる問題だと思います。たとえば、機密書類は施錠された倉庫の中にあるとか。弊社のシステムはすべてクラウドで、ワークフローにおいても押印不要としているので、対応に困ることはありませんでした。」

最後に登壇者の二人が参加者へのメッセージを語りました。

志田「実際に対面してお会いしても、オンラインでお会いしても、ビジネスにおける出会いというものは変らないと思います。その出会いを会社として、きちんとした形で残し、後のビジネスに繋げていくために、Sansanをご活用いただければと思います。」
伊藤氏「私たちは、新たなITツールやサービスを生み出すことで、日本のビジネスや文化を変えていくことに取り組んでいます。おそらく、そうしたものはお客様の声から生まれてくると思っていますので、ぜひ貴重なご意見をお聞かせください。」

このたびの新型コロナウイルスの感染拡大につきまして、罹患された方々には謹んでお見舞い申し上げますとともに、一日も早い事態の終息を強く願っております。

今後とも皆様のビジネスを後押しする情報提供の場を作れるよう努めて参ります。是非とも、皆様のご参加をお待ちしております。