Sansan

柔軟なワークスタイルを可能にしていく上で
Sansanをはじめとした
ICTツールの活用は、もはや欠かせません

株式会社東急コミュニティー

株式会社東急コミュニティー

総合不動産管理のリーディングカンパニーである東急コミュニティーは、柔軟な働き方ができる就労環境の整備に力を入れていることで知られ、総務省が公表する「テレワーク先駆者百選」にも選出されています。働き方改革、そしてリモートワークの推進に当たって、Sansanが果たしている役割、その効果について聞きました。

目的

  • 効率的、かつ確実な方法による名刺管理
  • 顧客情報の管理と営業活動の効率化
  • 場所や時間に縛られない柔軟なワークスタイルの実現

課題

  • 必要な名刺を素早く見つけることが困難
  • 外出中の社員からの非効率な方法による名刺情報の確認
  • リモートワーク時のコミュニケーションと情報共有

効果

  • さまざまな業務にかかる時間や手間が大幅に削減
  • 人脈の可視化によって、組織的な営業活動が可能に
  • 名刺情報をさまざまな用途に活用
  • リモートワークの実践による生産性の向上

リモートワークでSansanを活用
より効率的で柔軟な働き方を実現

お話を伺った方

執行役員 営業開発事業部長 石原功一様
営業開発事業部企画統括センター企画課主任 大上玲様

業務のスタイルを変え、社員の意識改革を図ることを目指しました/石原功一様

常に焦点となるのは、人と人とのつながりです。
もっと効率的に名刺を管理したいと考え、Sansanを導入しました

執行役員 営業開発事業部長 石原功一様

事業内容について

石原様 東急コミュニティーは、マンション、ビルの資産価値を高める管理運営や改修工事など、総合不動産管理サービスを提供しています。マンション管理戸数、ビル・施設管理件数は業界トップクラスで、建物の一生に寄り添う「ライフタイムマネジメント」を軸に、確かな技術とグループのつながりを生かした総合力で幅広いニーズに応えています。
 事業活動において、常に焦点となるのは人と人とのつながり、コミュニティーです。東急コミュニティーは、人と街、人と人とを結び付けるお手伝いをすることで、建物だけでなく、立地する地域の安全や魅力といった価値の向上を目指しています。

効率的に名刺情報を管理する

石原様 私が担当している営業開発事業部では、大量の名刺を交換します。しかし、紙の名刺を管理している状態では、必要な名刺を素早く見つけることが難しく、名刺情報の管理が課題となっていました。もっと効率的に、そして確実な方法で名刺を管理したいと考え、2013年からSansanを導入しています。
 当初は、限られた役職者だけを対象に導入して少人数で利用していましたが、顧客情報の管理と営業活動を効率的に行っていく上で、Sansanの活用が非常に有益であることが分かりました。現在は、営業開発事業部に所属する全社員だけでなく、他部門も合わせて約200人でSansanを活用しています。

人と街、人と人とを結び付け、立地する地域の価値の向上を目指しています/石原功一様

柔軟なワークスタイルを取り入れることで
生産性の向上と社員の意識改革を図りたいと考えました

執行役員 営業開発事業部長 石原功一様

自立型組織を目指した改革を推進

石原様 東急コミュニティーでは、2016年に在宅勤務制度、2018年にモバイルワーク制度を導入するなど、全社でリモートワークの推進に力を注いでいます。営業開発事業部では、全社的な動きに先行して、2017年の秋から働き方改革に取り組んでいます。
 改革に当たっては、Sansanも含めたICTツールを活用した、場所や時間に縛られない柔軟なワークスタイルを取り入れることを目指しました。それによって、働きやすく生産性の高い就労環境を実現させるだけでなく、業務のスタイルそのものを変えることで社員の意識改革を図りたいと考えました。今後も業績を維持・向上させていくためには、一人ひとりの成長を促し、社員自らが考え動いて価値を生み出すような自立型組織へと変わる必要があったからです。

どこからでも名刺情報が確認できる

大上様 Sansanを導入したことで、さまざまな業務にかかる時間や手間も大幅に削減されました。Sansanを導入する前は、外出先で名刺の情報を確認したいと思ったら、オフィスに電話をかけ、同僚に名刺フォルダーから名刺を探してもらうことがたびたび起きていました。現在は、PCやスマートフォンでSansanにアクセスするだけで、必要な名刺情報を素早く確認できるようになりました。いつでも、どこからでも顧客に関する情報を確認できる環境は、円滑にリモートワークを行う上で絶対に必要です。
 また、アプローチしたい企業や人物と上司や同僚とのつながりをSansanで確認できるため、すぐに紹介を頼むこともできます。各社員が持つ人脈が可視化されたことで、効果的かつ戦略的な営業活動を組織的に行えるようになりました。
 さらに、名刺をスキャンするだけで高い精度で情報がデータ化され、名刺情報をさまざまな用途に活用できることも大きなメリットです。SansanからCSV形式でデータを取り出し、お礼状や挨拶状、年賀状、お歳暮などの送付業務にも活用しています。

いつでも、どこからでも顧客情報を確認できる環境は、円滑にリモートワークを行う上で絶対に必要です/大上玲様

Sansanによって名刺情報や人脈を共有することは、
リモートワークの実践において不可欠でした

営業開発事業部企画統括センター企画課主任 大上玲様

リモートワークで生産性が向上

石原様 働き方改革を進めるに当たって、「オフィスのフリーアドレス化を実現する」「大量の紙で保管された資料をデジタル化する」「リモートワークであっても十分なコミュニケーションを取れる環境を構築する」という目的ごとに、プロジェクトを立ち上げました。各プロジェクトチームが、研究とトライアルを重ねながらガイドラインを練り上げていく中でさまざまなことが見えてきました。
 例えば、ICTツールを活用して不自由なく働ける環境が整えば、リモートワークによって組織の生産性が向上することが分かりました。これまでは子どもの体調不良によって欠勤せざるを得なかった社員が、自宅で業務を進めることが可能になります。社員一人が終日欠勤していた状態と比較すれば、組織の生産性は向上し、社員自身も成果を上げることができます。
 プロジェクトを進めていくに当たっては、Sansanをはじめ、さまざまなICTツールを導入・活用しました。そのとき、業務にツールを合わせるのではなく、ツールに合わせて業務フローを見直してみることで、不要な業務が洗い出され、結果的に業務効率も向上しました。
 また、東京・用賀の本社から一部の部門が渋谷に移転する話が持ち上がりました。そこで営業開発事業部が立候補し、プロジェクトで得た知見やノウハウを基に新しいオフィスとワークスタイルを設計し、2019年8月に事業部のオフィス移転を成功させました。

コミュニケーションの課題を解決

大上様 プロジェクトを進めるに当たって苦心したのは、若手社員と管理職の間にある意識のギャップを埋めることでした。何度もアンケートを行い、改革に積極的ではないメンバーの話をじっくりと聞き、危惧していることや不安を解消するための歩み寄りを重ねました。
 また、リモートワークで十分なコミュニケーションと情報共有を実現させる方法も課題でした。チャットツールやデジタルノート、クラウドストレージなどのICTツールを導入・活用することで解決していきました。Sansanについては、すでに部門で活用していましたが、改めて考えると、名刺情報や人脈を共有することはリモートワークの実践において不可欠でした。

リモートワークにおけるコミュニケーションと情報共有の課題は、ICTツールを活用して解決。

Sansanの導入で、人脈を効果的に管理・共有できる環境が
全社で実現することを期待しています

執行役員 営業開発事業部長 石原功一様

全社での活用を目指す

大上様 社員が異動した際には、お客様に関する情報をSansanで確実に引き継ぐことができます。そして、それらの情報は常に最新で正確なものにアップデートされていきます。Sansanに保存された顧客情報を継続的かつ効果的な営業活動に活用していきたいと考えています。
 また、現在、SansanとSFA(営業支援システム)を連携させ、お客様のより詳細な情報を効率的に把握できる環境の構築に取り組んでいます。営業活動に有益な情報を簡単に素早く得られるようにすることで、より効果的な営業スタイルを確立することを目指します。
石原様 Sansanの便利さや有用性に関する評判は社内で広まっていて、導入する部門は増えています。将来的には、全社でSansanを導入することで、人脈を効果的に管理・共有できる環境が実現することを期待しています。

生み出した成果を会社全体へ

石原様 働き方改革として取り組んだプロジェクトによって、残業時間は減り、組織の生産性が大幅に向上しました。リモートワークをはじめとした柔軟なワークスタイルでの就労を可能にしていくことは、今の時代に必要と言えるでしょう。そうした環境を構築していく上で、SansanをはじめとしたICTツールの活用は、もはや欠かせません。今後は、営業開発事業部のプロジェクトで生み出した成果を会社全体に広げていきたいと考えています。

リモートワークをはじめとした柔軟なワークスタイルでの就労を可能にすることは、今の時代に必要です/石原功一様
株式会社東急コミュニティー
社名 株式会社東急コミュニティー
事業内容 マンション管理運営・工事、ビル管理運営・工事など
設立 1970年4月8日
従業員数 7894名(2019年3月31日現在)
URL https://www.tokyu-com.co.jp